L’assioma è che si possa accedere a un qualsiasi messaggio con qualsiasi client, ma esistono importanti differenze. I prodotti presenti sul merato supportano tutti ugualmente le funzioni base, ma non quelle avanzate (segreteria telefonica e IVR, in particolare). Proprietario anche l’ap
Il tempo è denaro e la messaggistica unificata fa indubbiamente guadagnare tempo ai collaboratori di un’impresa che ne adotti la filosofia. Inoltre, viene accresciuto il comfort dell’utente e la possibilità di consultare tutti i messaggi personali a partire da un punto unico (stazione client di posta elettronica o telefono) consente al destinatario di migliorare la propria produttività.
Abbiamo già trattato l’argomento dello unfied messaging sul numero scorso di netstime. Adesso lo riprendiamo, approfondendo la questione dal lato client.
L’accesso integrato da pc o da telefono
Quando l’utente accede alla posta elettronica dal proprio computer, utilizza software client di semplice posta come Outlook, Lotus Notes o Microsoft Exchange. In termini generali, i messaggi vocali e i fax sono identificati mediante icone specifiche, mentre brevi sommari consentono di conoscerne rapidamente mittente e oggetto.
Esistono anche funzioni particolari che permettono di estrarre i messaggi più importanti, senza dover necessariamente ascoltare tutta la lista vocale. È, inoltre, possibile reinviare un messaggio verso un indirizzo e-mail, oppure è altresì possibile registrarlo in una cartella. Ciascuna operazione viene effettuata mediante comandi specifici e diversi per ogni software.
Quando l’abbonato consulta la propria posta elettronica da una postazione telefonica, può accedere nel medesimo tempo ai messaggi vocali e ai messaggi e-mail. La consultazione di questi ultimi è assicurata dalla funzione Text to speech. L’utente può, a suo piacimento, decidere anche di dirottare il messaggio verso un fax. Inoltre, può rispondere a voce, oppure inviare il messaggio a un collaboratore, inserendovi, per esempio, un commento vocale. Tutte queste opzioni mirano, tra l’altro, a una gestione ottimale dei fax.
Le funzioni avanzate distinguono i prodotti
I prodotti presenti sul mercato offrono l’insieme completo di queste funzioni elementari. Le soluzioni di messaggeria unificata si distinguono tra di loro, invece, per le loro funzioni maggiormente avanzate.
Callxpress di Avt e iNtchange di Key Voice offrono possibilità d’integrazione alle applicazioni grazie a un modulo IVR (Interactive Voice Response).
La soluzione di Avt si articola su due configurazioni. La prima, ovvero la versione standard, è basata su un sistema comprendente da una a trentadue porte vocali per server, oltre a due licenze di linea fax, un sistema di messaggistica vocale e l’accesso alla posta elettronica. La seconda, enterprise edition, comporta in più la funzione Networking, che consente la messa in rete dei server Call-xpress. Il prodotto gestisce da ventiquattro a centoventotto porte vocali per server. Entrambe le soluzioni sono accompagnate da quattromila licenze utenti.
Un’altra versione light, denominata Callxpress Advanced Messaging System, ingloba la messaggistica vocale, lo standard automatico e l’invito in una lingua a scelta. Infatti, anche se per default il messaggio vocale è in inglese, è possibile agggiungere fino a cinque lingue e beneficiare, così, di una versione internazionale.
Il trattamento dei fax in arrivo e in partenza, in Callxpress, è attuato con il motore di Rightfax.
Callxpress s’interfaccia con i prodotti software più diffusi per il trattamento dei messaggi. Nortel Networks e Key Voice condividono questa volontà di apertura. Call Pilot, della prima, funziona con tutti i prodotti di posta elettronica che rispettano i protocolli SMTP-MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions), POP3 (Post Office Protocol) o IMAP4 (Internet Message Access Protocol). Con Call Pilot di Nortel Networks, iNterchange di Key Voice, Unified Messenger di Lucent Technologies o Unity di Active Voice, è possibile parametrizzare i messaggi di accoglienza, grazie a quattro registrazioni. L’utente definisce un annuncio standard, un annuncio in caso di mancata risposta o di linea occupata e, infine, un reinvio della chiamata verso un altro apparecchio telefonico o verso la posta elettronica. Generalmente, viene proposta un’interfaccia grafica HTML.
La registrazione dei messaggi di accoglimento può essere fatta utilizzando il microfono di un computer multimediale oppure tramite l’apparecchio telefonico. L’interfaccia grafica di configurazione client assicura una grande flessibilità di utilizzazione e consente di effettuare operazioni come l’attivazione della messaggeria vocale, la modifica del messaggio di accoglimento e così via.
La creazione di liste di diffusione
La creazione di liste di diffusione non richiede competenze specifiche. Tale funzione rende possibile registrare una sola volta il messaggio, assicurandone la diffusione multipla. In questo modo, l’utente può trarre il massimo beneficio dalla messaggeria elettronica. Gli indirizzi nelle liste a disposizione comprendono numeri di telefono o di fax, oltre a indirizzi e-mail. Alcune soluzioni limitano il numero degli indirizzi sulle mailing list: Callxpress ne autorizza solamente cento.
Il prodotto di Avt permette all’abbonato di includere, come indirizzi, anche le liste di diffusione. Questo aumenta la capacità di tali liste, proponendo un gran numero di combinazioni. Se l’utente non dispone di un pc multimediale, per il destinatario del messaggio è sufficiente cliccare sull’icona interessata per essere immediatamente richiamato per telefono e prendere conoscenza del suo messaggio. Questa è una maniera per affrancarsi dalle liste FIFO (First In First Out) tradizionali ancora in uso nella maggior parte dei sistemi di gestione dei messaggi vocali. Gli amministratori dei sistemi di questo tipo possono conoscere lo stato delle chiamate in uscita tramite la casella postale, l’indice di queste ultime o le loro configurazioni.
Per formattare e gestire tali informazioni sono disponibili numerosi formati di file. Cristal Report o Microsoft Excel sono i più conosciuti. Alcuni produttori, come Active voice, hanno sviluppato un’interfaccia di amministrazione di tipo Internet, tanto più utile in quanto la società statunitense propone una soluzione unificata, con un punto di memorizzazione unico.
L’amministratore, quindi, gestisce completamente il sistema, a partire da questa interfaccia. Questo compito è devoluto all’amministratore della posta elettronica, come per tutte le applicazioni che si integrano con un server di posta elettronica. Nel caso contrario, ciascun amministratore, per i messaggi vocali e le e-mail, continuerà a effettuare queste attività separatamente. Con tali soluzioni, il plusvalore è notevole per l’utente.
