Con le soluzioni di unified messaging, vengono recapitati in un unico contenitore e-mail, segreteria telefonica, Sms e fax. Gestire le relazioni con clienti e partner diventa più facile.
Le soluzioni di unified messagging nascono per semplificare la vita a uomini d’affari molto impegnati e spesso in movimento. Con Internet e il telefono cellulare, infatti, le opportunità di comunicare si sono moltiplicate, agevolando un tempestivo scambio di informazioni che rende i clienti più soddisfatti e le decisioni più rapide. Ma tenere traccia di tutti gli strumenti, ovvero fax, telefoni, e-mail, segreteria telefonica, diventa sempre più complicato. La soluzione è data da un insieme di tecnologie, hardware e software, che integrano le diverse modalità con cui si scambiano le informazioni, consentendo una gestione centralizzata.
L’interfaccia di riferimento è, in genere, quella di Microsoft Outlook o di Lotus Notes, che in un’unica inbox, con icone diverse e ben riconoscibili, concentrano e-mail, voice-mail, Sms e fax. Il vantaggio è quello di unificare tutti i tipi di messaggio, in modo che le risposte possono essere gestite al meglio, in un mondo in cui la comunicazione sempre più diventa asincrona, ovvero non è necessario raggiungere in tempo reale il destinatario, come accade al telefono. A un messaggio vocale si può, quindi, rispondere con una mail, oppure, utilizzando la stessa interfaccia, con un fax.
Inoltre, unified messagging significa anche mobilità. Le mail possono essere ascoltate al telefono, grazie alle tecnologie text-to-speech che trasformano un testo in voce sintetizzata; i fax possono essere inoltrati in un’altra postazione; i messaggi vocali possono essere controllati attraverso Internet, o allegati alle mail, poiché vengono trasformati in file con formato .wav; le mail possono essere inoltrate a Pda. Da remoto, magari con comandi impartiti a voce al telefono, si può per esempio accedere alla propria lista di contatti, all’agenda degli appuntamenti, alle directory e ai database aziendali, impostando policy di sicurezza.
Filtri intelligenti
Si potrebbe osservare che mettere insieme tutti i messaggi che riceviamo quotidianamente non aiuti a risolvere il problema noto a chiunque utilizzi l’e-mail, ovvero il tempo perso a filtrare la grande quantità di comunicazioni inutili. In effetti, a questi strumenti possono essere affiancati filtri di gestione intelligenti, per esempio sulle chiamate o sui messaggi di posta in arrivo. Impostando opportune regole, i sistemi sono in grado di distinguere le richieste urgenti da quelle di routine.
