I documenti verso la smaterializzazione

Esker promette alle aziende un risparmio del 5% del fatturato con l’automatizzazione dei processi

La gestione dei documenti, dalla ricezione all'inoltro fino all'archiviazione, rappresenta una problematica comune a tutte le aziende, indipendentemente dalla loro dimensione. Gartner calcola che lo spreco causato dalle inefficienze legate a questo tipo di processi, prevalentemente manuali e basati su carta, abbia un costo pari al 2% del fatturato. Per eliminare questo sperpero, da tempo sono disponibili sul mercato alcune soluzioni in grado di smaterializzare i documenti, automatizzando le procedure e ottimizzando i flussi. Si tratta di strumenti sempre più diffusi all'interno delle aziende e che nel 2005, secondo le stime di Idc, hanno registrato un giro d'affari di 10 milioni di dollari, con un tasso d'incremento del 37%. Nel primo quarter del 2006, la crescita è stata, invece del 102%, percentuale che per fine anno aumenterà fino a sfiorare il 200%.


In questo mercato la francese Esker è presente da tempo con un'offerta, indirizzata sia alla Pmi che alla grande impresa. «La nostra soluzione - ha puntualizzato Giovanni Gavioli, managing director di Esker - si differenzia dalla concorrenza per la capacità di aggregare le varie fasi di processo e azzerare il ricorso alla carta, mettendo a disposizione una piattaforma d'integrazione completa».


Secondo il manger, infatti, DeliveryWare Platform non si limita a creare un repository dei documenti inattivi. Al contrario, interfacciandosi con i principali Erp disponibili sul mercato, fornisce un insieme flessibile di opzioni di trasmissione per qualsiasi applicazione aziendale, offrendo modi nuovi e più efficienti per trasmettere documenti a clienti, partner, fornitori e dipendenti.


«Esker DeliveryWare - ha continuato Gavioli - trasforma automaticamente l'output delle applicazioni in nuovi documenti elettronici, trasmettendoli tramite qualsiasi canale di uscita, fra cui l'e-mail, il fax, la mail on demand, i messaggi Sms, il Web, mandandoli in stampa, traducendoli in XML o archiviandoli in un repository. I vantaggi, oltre all'ottimizzazione dei flussi, all'eliminazione della carta e alla reperibilità dei documenti, sono rappresentati dalla riduzione degli errori, dei tempi order-to-cash e dei costi che possono calare del 90%». Con DeliveryWare l'automazione dei flussi documentali può far scendere, infatti, il costo del documento, da 30 a uno o tre dollari.


I punti di forza nell'implementazione di questa soluzione, secondo quanto dichiarato dal manager, sono rappresentati dall'analisi del flusso documentale; dalla verifica dei punti problematici; dalla misurazione dei costi e dal calcolo del Roi, che mediamente in Italia è attorno ai 6/9 mesi; dalla riprogettazione dei flussi, facendo leva sulle capacità della soluzione e sugli obiettivi dell'azienda. All'installazione segue, poi, un pilota e un fine tuning. Conclude l'implementazione la valutazione dei costi e l'effettiva misurazione del ritorno sugli investimenti (Roi).

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