Tra i settori che richiedono lo sviluppo di software gestionali dedicati, il food e il pharmacy presentano caratteristiche simili, con esigenze accumunabili, quali la riduzione degli scarti, la rintracciabilità delle materie prime e la sicurezza.
Nel miglioramento della rapidità, della flessibilità e della qualità, oltre che nella riduzione dei costi, la storia dei sistemi Erp può essere suddivisa in due fasi. Allevoluzione per ottimizzare i processi relativi agli acquisti, agli ordini dei clienti e della produzione, alla fatturazione, alle spedizioni e alla gestione finanziaria è seguita lattenzione alle verticalizzazioni, per soddisfare le esigenze di particolari segmenti di mercato, dal manifatturiero al chimico allalimentare, in modo sempre più puntuale e specifico.
In particolare, i fattori critici del comparto food e farmaceutico (per alcuni aspetti simili) riguardano sia la rintracciabilità delle materie prime e dei prodotti in tutte le fasi del processo produttivo, sia gli alti investimenti per ottimizzare il flusso produttivo, lattenta gestione dellenergia, il controllo e la flessibilità delle ricette e dei dosaggi, la riduzione degli scarti. A ciò si aggiunge il fatto che laumento della qualità del prodotto costituisce uno dei margini competitivi essenziali per lazienda e che gli approvvigionamenti sono da tenere sotto stretta osservazione, sia dal punto di vista della tempistica che per altri fattori (catena del freddo).
Il settore della produzione alimentare è, infatti, uno dei più articolati, in quanto spazia dalle aziende dolciarie ai pastifici, dallindustria di trasformazione del latte alle imprese conserviere, dalla torrefazione agli zuccherifici, dai mangimifici alla macellazione e così via. Dal canto suo, invece, il settore farmaceutico, per quanto riguarda la sicurezza sanitaria, deve fare i conti con protocolli rigidamente definiti e il processo prevede una trasformazione che si basa quasi sempre su ricette e sul confezionamento finale.
Limportanza della tracciabilità
Lefficienza di unazienda si misura soprattutto nei reparti produttivi, allinterno dei quali è necessario garantire ligiene, la contabilizzazione e la memorizzazione dei parametri, con la registrazione della documentazione nonché la rintracciabilità dei lotti.
Questultimo aspetto sta rivestendo unimportanza sempre più rilevante nelle industrie alimentari, soprattutto visti i casi di pollo alla diossina e mucca pazza. Lincapacità di risalire con precisione al singolo lotto avariato può, infatti, costituire un danno a volte irreparabile, con grossi impatti sul consumatore e su tutto il comparto economico. La tracciabilità diventa un elemento distintivo e accresce limmagine di qualità intrinseca dellazienda e dei suoi prodotti. Per le società farmaceutiche questa funzionalità, per quanto riguarda i prodotti finali, le modifiche rilevanti apportate alla distinta base, le ricette di produzione e gli articoli anagrafici, è addirittura un obbligo di legge. Un prodotto verticale deve, quindi, memorizzare automaticamente tutti i dati relativi alla storia del prodotto.
Riferire ogni singola attività produttiva a standard di qualità e di produzione e a regolamentazioni e norme è diventata una necessità irrinunciabile per le aziende del comparto, dalla fornitura delle materie prime alle fasi di distribuzione dei prodotti finiti al consumatore finale. Le spinte provenienti dal mercato suggeriscono alle aziende, quando proprio non lo impongono le normative internazionali, di attivare un processo di reingegnerizzazione dei metodi produttivi e del software di produzione che li governa.
È sempre più importante adottare degli strumenti software che siano stati progettati allorigine per essere convalidati, vale a dire per evidenziare, con un elevato grado di certezza, che con lo specifico processo si otterrà un prodotto che garantirà le specifiche e le caratteristiche di qualità predeterminate.
Un progetto nativo
Gli Erp sviluppati con processi batch in modo nativo, che quindi non necessitano di una parametrizzazione lenta e faticosa tipica degli Enterprise resource planning "general purpose", si rivelano i più adatti per rispettare le regole di qualità. Il software ottimale per unazienda alimentare o farmaceutica consente, ad esempio, di conoscere quale lotto sia in lavorazione, da quale partite di materie prime sia composto, quali lavorazioni abbia subìto o stia per subire, quanto tempo sia durata ogni singola fase di lavorazione, da chi è stata effettuata e quando. È, quindi, necessario che il pacchetto consenta di memorizzare e gestire un elevato numero di informazioni, in particolar modo per sistemi automatizzati di controllo della produzione.
La gestione delle partite di acquisto e di produzione è praticamente obbligatoria per tutte quelle aziende che hanno la necessità di rintracciare i lotti utilizzati nella realizzazione dei prodotti finiti.
A tale proposito, è opportuno sottolineare la necessità di coinvolgimento dei diversi settori aziendali, esteso a tutte le attività preposte ad acquistare, collaudare, utilizzare, produrre e, infine, vendere articoli per i quali sia necessario definire il lotto di appartenenza. Di conseguenza, quanto più elevato è il numero di questi articoli, tanto più è importante unautomazione che si incarichi di memorizzare le informazioni. Molto spesso, nelle aziende di produzione si cerca di circoscrivere la gestione dei lotti alle sole materie prime e ai prodotti finiti, dimenticando i semilavorati intermedi. Questo fatto porta inevitabilmente a un crash dellintero sistema con gravi danni per lazienda e per la sua immagine.
Occorre tenere presente che il "lotto" racchiude in sé tutte le caratteristiche tecniche inerenti i materiali e i cicli produttivi utilizzati. Ciò significa che non è possibile racchiudere nello stesso lotto articoli prodotti con materiali provenienti da lotti diversi o che, durante la lavorazione, abbiano subìto una modifica di lavorazione (cambio macchina, cambio attrezzo e così via).
Per fare un esempio, se si devono costruire 100 kg di formaggio e si hanno a disposizione mille litri di latte (supposti 10 litri di latte per un chilo di formaggio) ma 300 appartengono a un lotto e 700 a un altro, il prodotto finito "formaggio" sarà formato a sua volta da due lotti di 30 e di 70 chili.
Le aziende farmaceutiche, dal canto loro, devono rispettare alcuni obbligi di legge che riguardano la gestione del periodo di quarantena per i colli dichiarati in fase di ricevimento o la dichiarazione obbligatoria del numero di "lotto fornitore" e del numero di colli. Per ogni lotto fornitore, inoltre, è resa obbligatoria unoperazione di ricevimento separata. LErp deve agevolare al massimo queste operazioni, proponendo maschere di inserimento dei dati appositamente studiate. Per molte imprese farmaceutiche, poi, risulta fondamentale unaccurata gestione delle previsioni di vendita. Infatti, queste aziende sono spesso caratterizzate da due anime, una produttiva e laltra commerciale, con un elevatissimo numero di canali distributivi. Le previsioni di vendita diventano dunque un aspetto fondamentale da gestire. Inoltre è importante selezionare i lotti in uscita in base ai criteri Fifo (First in first out) o Fefo (First expiring first out, ovvero il prodotto che scade per primo deve essere il primo a essere prelevato) o in base agli esiti delle analisi.
Magazzino e produzione
Il controllo delle ubicazioni a magazzino devessere totale, prevedendo non solamente la gestione degli ingombri, ma anche la verifica di idoneità, così da non rendere possibile, ad esempio, lo spostamento in aree non idonee di materiali che necessitano di aree con controllo di temperatura. Particolarmente utile risulta essere una gerarchia a quattro livelli della gestione delle scorte (articolo, magazzino, locazione, lotto), senza limiti di impiego di unità di misura per ciascun articolo. Nello specifico, un Erp verticalizzato per il settore farmaceutico consente di distinguere i componenti abilitati alla scelta manuale del lotto in deroga alle regole Fifo o Fefo.
Per ogni articolo, che si tratti di semilavorato o finito, la progettazione della produzione deve consentire innumerevoli formulazioni, distinguendo tra la fase di ricerca, produzione sperimentale, preparazione dei cicli nella fase di test di produzione e di produzione a regime. Ciascuna di queste varianti è corredata da uno storico che registra le modifiche, lautore e il motivo del cambiamento.
Un software che non preveda già dalla fase di progetto tutte queste funzionalità richiederebbe, per ladattamento, tempi assai lunghi, costi elevati, la perdita dellaffidabilità e della possibilità di essere continuamente aggiornato.
Oltre alle caratteristiche standard presenti in un pacchetto general purpose, tra le funzionalità che un Erp verticale per il settore alimentare deve possedere rientrano la gestione puntuale degli approvvigionamenti (segnalazioni automatiche per ritardi di consegna), della qualità (per il controllo di tutti gli elementi della produzione, dalle materie prime agli elementi di confezionamento fino al prodotto finito) e dello stoccaggio, sia di materie prime che di prodotti finiti, spesso velocemente deperibili. Il software deve controllare correttamente i dati relativi al lotto di produzione, costituiti tra laltro dalla data di confezionamento e di scadenza. Il sistema, quindi, fornisce dei report periodici contenenti i prodotti che si approssimano alla scadenza e, in fase di spedizione, segnala il prodotto il più "datato" presente a magazzino. Per ciascun ordine, poi, è necessario gestire i dati anagrafici del fornitore, luogo e data di partenza della merce, oltre a informazioni "classiche" per un Erp quali i riepiloghi statistici. A ciò si aggiunge la possibilità di emettere ordini di acquisto per qualunque tipo di articolo, che sia o meno prevista una gestione del magazzino per materie prime, prodotti ausiliari, imballaggi, macchinari, servizi e così via. Ulteriori caratteristiche riguardano la diversificazione degli ordini a partire dal loro caricamento nel sistema per permettere di seguirne levasione e separare le competenze tra operatori e la gestione dei capitolati di fornitura con impostazione dei limiti accettati sulle specifiche di qualità. Va, infine, osservato che il mondo distributivo alimentare ha unorganizzazione complessa, con tante tipologie di clienti: dalla piattaforma o punto di vendita appartenenti o collegati a società della grande distribuzione organizzata (Gdo), al grossista tradizionale, al concessionario, al dettagliante (eventualmente servito direttamente con il metodo della tentata vendita). È, dunque, importante dotarsi di un software Erp che sia in grado di gestire efficacemente le politiche di vendita anche alla luce della profonda diversificazione dei canali distributivi.