Gestire i processi documentali con logiche più moderne

Alla crescita inarrestabile delle informazioni risponde lo sviluppo continuo del mercato delle soluzioni di document e content management

Il mercato delle soluzioni di document e content management non conosce crisi e si fa sempre più interessante. La maturità degli utenti e la riconosciuta necessità di migliorare l'efficienza dei processi hanno sostenuto in questi anni la crescita di questo comparto, che ha fatto segnare tassi di sviluppo superiori rispetto alla media del settore It. Aree giunte negli anni scorsi alla maturità, come ad esempio la gestione documentale, sono state rivitalizzante da novità di tipo tecnologico (nuovi standard e linguaggi, firma digitale, Architetture orientate ai servizi - Soa) e normativo (dalla legalizzazione del documento informatico al riconoscimento della validità del formato Pdf per la firma digitale). La dematerializzazione non è più uno slogan; le esperienze in corso sia nel mondo della pubblica amministrazione sia in quello delle aziende private stanno dimostrando come sia possibile eliminare la carta da molti processi, ad esempio quelli di fatturazione, introducendo nuove metodologie di lavoro e generando risparmi consistenti in termini di tempi e costi.


A queste dinamiche si affiancano le novità in tema di gestione del Web content, dei contenuti digitali in genere, dei portali aziendali che si configurano sempre più come punto di raccordo tra molteplici esigenze di collaborazione, integrazione applicativa, condivisione e distribuzione di contenuti.


Il fermento attorno a questo tema viene confermato anche da una recente indagine condotta da Idc su un campione di 110 aziende, selezionate all'interno dei principali settori privati e della Pa (si veda box). È auspicabile, tuttavia, che si arrivi a una semplificazione dei meccanismi di gestione di documenti e contenuti, alla luce della mole crescente di informazioni in entrata (e-mail, ad esempio) e delle esigenze di gestione del ciclo di vita dell'informazione presente in format non strutturati. In questo senso, l'archiviazione elettronica sostitutiva, la firma digitale, gli aspetti di sicurezza (secure content management) e lo storage sono tra le aree più interessate dal cambiamento. Tuttavia, c'e' ancora molto da fare per rendere effettivamente concreto il legame tra documento e processo sottostante: molti passi sono stati compiuti sul fronte dell'organizzazione e conservazione dei documenti (componente cosiddetta statica), ma bisogna agire per rendere più attivi (aggiornabili) i contenuti lungo i processi (fase dinamica).


Gli investimenti in architetture orientate ai servizi (Soa) possono rappresentare il fattore abilitante per una nuova fase dei sistemi It, concepiti adesso per essere più snelli e al servizio dei processi di business in rapida trasformazione. Questa cornice, siamo convinti, rappresenta un fattore abilitante e un importante driver per strutturare e rendere più efficienti i cicli documentali e la gestione dei contenuti nel suo complesso.


I cambiamenti in atto avvengono in un'era interessata dalla trasformazione del Web verso il modello cosiddetto 2.0, che introduce meccanismi bidirezionali tra la rete e gli utenti. Internet accoglie, infatti, sempre più informazione generata dagli utenti (bottom-up) e questo apre a nuovi scenari, sia dal punto di vista degli stili di vita sia per quanto riguarda gli impatti sulle organizzazioni aziendali. L'impegno sul fronte interno deve infatti essere coniugato con l'osservazione dei fenomeni che avvengono in rete per evitare il rischio di una frattura, non solo generazionale, ma anche nei modelli di business. Basti citare, ad esempio, i modelli di gestione più democratica delle informazioni (dai blog privati che si sono diffusi a ritmi esponenziali, oltre ai corporate blog, ovvero a quelli di natura aziendale). In questo contesto, l'evoluzione dei portali aziendali verso modelli che incorporano nuovi stili di collaborazione può aiutare ad attivare quel processo di cambiamenti che sta portando individui e imprese a “vivere” in dipendenza dell'online.


Un caso emblematico è rappresentato da Wikipedia, la libera enciclopedia online generata e arricchita dagli utenti. Nuovi scenari sono offerti inoltre dalle evoluzioni del “digital video/imaging”: la penetrazione della fotografia e del video digitale in fasce sempre più ampie di utenti sta determinando il boom del cosiddetto “storage on the Web”, con nuove opportunità sia per i fornitori di soluzioni hardware-software, sia per nuove iniziative di business (si pensi al caso YouTube). Rimane da valutare la sostenibilità dei modelli di business di queste iniziative; tuttavia, se è vero che brand nati appena pochi mesi o anni fa sono in grado di ottenere una visibilità paragonabile a quella raggiunta dai grandi marchi commerciali in decenni di investimenti, forse è il modo stesso di intendere i modelli di business secondo l'accezione finora conosciuta a essere messo in discussione.

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