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Gestione della nota spese in digitale, le quattro fasi

Konica Minolta mira ad utilizzare la tecnologia per ottimizzare i processi interni e migliorare l’esperienza dei dipendenti, in un’ottica di continua evoluzione: anche la gestione della nota spese rientra in questo paradigma, in modo da non essere un processo obsoleto, ma in grado di dare valore aggiunto all’azienda.

Il processo tipico della gestione della nota spese si avvale del formato cartaceo per registrare, giustificare e supervisionare le spese. Spesso perà può trasformarsi in un problema, sia per le persone che creano la nota spese, che per coloro che la gestiscono.

Konica Minolta propone una soluzione completa, semplice da usare, sicura e automatizzata. Il servizio prevede la digitalizzazione dell’intero processo: dalla creazione della nota spese, alla sua approvazione, contabilizzazione e archiviazione.

La soluzione si basa sulla piattaforma Captioo di Emburse, azienda leader mondiale nella gestione della nota spese.

Con questo tool esclusivo è possibile l’integrazione automatica con sistemi Erp, la riconciliazione bancaria con gestori di carte di credito e l’archiviazione digitale sostitutiva a norma approvata dall’Agenzia delle Entrate.

La gestione della nota spese di Konica Minolta avviene in quattro fasi.

Per la creazione è sufficiente che il dipendente scatti una foto allo scontrino ogni volta che effettua una spesa; l’app legge automaticamente le informazioni sullo scontrino e le invia al cloud.

Per l’approvazione, il supervisore riceve le note spese digitalmente in un unico sistema con accesso semplice e sicuro, in cui i casi anomali da controllare vengono già contrassegnati con un alert.

Per la contabilizzazione, le informazioni sulle spese vengono inserite automaticamente in qualsiasi sistema contabile, così da poter effettuare il rimborso.

Per l’archiviazione, non è più necessario conservare le ricevute degli scontrini cartacei, in quanto tutto è disponibile e consultabile digitalmente. Il sistema è integrato con archiviazione digitale sostitutiva a norma di legge. In qualsiasi momento è facile recuperare le informazioni e i giustificativi desiderati.

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