Konica Minolta si sta ponendo come consulente per la digitalizzazione dei processi delle aziende e in tal senso propone una soluzione semplice e sicura per la gestione del Libro Firma.
Lo fa partendo dalla considerazione che spesso i processi di firma dei documenti possono trasformarsi in un’attività critica per le aziende. Spesso i documenti vengono creati, modificati e trasmessi in formato digitale, ma poi vengono stampati per essere trasformati nuovamente in file, solamente perché devono essere firmati da una o più persone. Oppure accade che i processi si blocchino perché il firmatario non è presente fisicamente in ufficio e non può quindi apporre la sua firma sul documento.
Il Libro Firma Digitale di Konica Minolta punta a semplificare, informatizzare e dematerializzare l’intero processo di gestione di documenti che necessitano di essere approvati e firmati digitalmente: dalla creazione fino alla conservazione digitale a norma.
La soluzione Konica Minolta per la gestione del Libro Firma consente di: predisporre i diversi documenti da far firmare in una cartella digitale; condividerli con il firmatario; firmare tutti i documenti massivamente attraverso un’interfaccia che centralizza la documentazione a carico della persona; caricare la documentazione firmata nel sistema e predisporla per la conservazione digitale a norma. L’intero processo è sempre gestibile anche da remoto o da mobile.
Implementando il Libro Firma Digitale le aziende ottengono una riduzione dei tempi di approvazione dei documenti di qualsiasi tipo, evitando inutili interruzioni e semplificando così le attività amministrative.
Poiché il processo è completamente digitale (non occorre stampare nulla e non occorre essere presenti) l’azienda risparmia sui costi di stampa e sugli spostamenti dei propri collaboratori.
Infine, grazie alla piattaforma documentale evoluta di Konica Minolta, che rispetta le policy di sicurezza e quelle di firma con la conservazione digitale a norma, le organizzazioni possono gestire il processo, rispettando le normative settoriali e sulla privacy.
