Gestione dei dati: i rischi della mobility

CommVault_Nigel_TozerSecondo Nigel Tozer, product marketing director Emea di CommVault, la consumerizzazione dell’It ha avvicinato mobility e cloud: due tendenze che, già di per sé, rappresentano un notevole cambiamento, ma il cui modo di interagire è fonte di grattacapi per le aziende.
Elemento non meno importante sono le aspettative degli utenti, i quali, sempre secondo Tozer, vogliono solo poche semplici cose, come la disponibilità in ogni luogo e momento di tutti i propri dati personali e aziendali in modalità sicure e semplici di condivisione dei dati con colleghi, partner e clienti.

Verso un approccio customer-based
Ma se l’It deve soddisfare le aspettative dei propri utenti e ottenere l’aumento di produttività promesso dalla mobility, è importante che le aziende abbandonino lo storage tradizionale e adottino approcci maggiormente basati sugli utenti. Ciò significa assicurare loro un’esperienza di accesso e condivisione sullo stile dei dispositivi portatili e del cloud consumer a essi dedicati.

vicious circleNon si tratta di un compito semplice considerato che, in gran parte delle aziende, è normale trovare più dati sui dispositivi portatili che nel datacenter. C’è, inoltre, una maggiore attenzione sull’aumento dei livelli di sicurezza e governance dei dati mobile, mentre gli utenti chiedono un accesso sempre più semplificato.

Nella gran parte dei casi, ricorda il product marketing director Emea di CommVault, il supporto It per i dati sui device portatili si limita al backup di base per i laptop trascurando quasi del tutto smartphone e tablet.
Ma se si guarda al problema della raccolta dei dati dai portatili, forse è possibile fare di più. E se questo è vero, forse ha ancora più senso investire nella gestione dei dati mobile.

Mobile data management: i problemi da affrontare
Sempre secondo Tozer, il mancato successo nella gestione dei dati sui dispositivi portatili origina rischi e costi notevoli (ma evitabili), diminuendo nel contempo la produttività.
Gli utenti hanno molta fantasia nel trovare espedienti per aggirare i divieti imposti dall’It, aspetto, questo, particolarmente vero quando si parla di dispositivi portatili. Se ai dipendenti viene detto di non usare il cloud storage privato, ma non vengono obbligati a smettere o non viene offerta loro un’opzione parimenti efficace, è molto probabile che continuino a usarlo. Questa volontà di aggirare l’It a fronte di una migliore esperienza d’uso, può dare luogo a tutta una serie di grattacapi per un’azienda che deve proteggere i propri dati, sia per ragioni di business sia regolamentari.

yin yangParte del problema, per Tozer, è che nessuno dei due ambiti dell’equazione mobility e cloud pubblico, ossia utenti e It, guarda al problema dalla prospettiva dell’altro. Gli utenti “egoisti” vogliono semplificare il più possibile il loro lavoro e l’It troppo drastico non comprende le esigenze lavorative degli utenti.

A domande complicate risposte semplici
Come fanno, si chiede il manager di CommVault, le aziende ad attuare una strategia di gestione dei dati che soddisfi utenti e It nello scenario della mobility? Occorre ridefinire la gestione dei dati e dare alla mobilità di questi ultimi il peso e la considerazione che merita. E nel fare ciò le aziende devono porsi una serie di domande, tra cui: quali dati sono sui dispositivi portatili, che importanza hanno questi dati, dove sono custoditi, come vengono usati e quali sono i rischi a essi associati.

Non si tratta, come qualcuno potrebbe pensare, di invadere la privacy dei dipendenti ma di dar vita a una gestione dei dati più efficace per migliorare la sicurezza, ridurre i rischi e aumentare la produttività senza inimicarsi i dipendenti, senza far finta che il Bring Your Own Cloud non sia un fenomeno attuale e in espansione.

Trovare il giusto compromesso
È possibile per le aziende rispondere a tutte queste sfide e fornire strumenti di produttività che soddisfano gli utenti. La disponibilità di reti ad alta velocità e di moderne tecnologie di deduplica fa sì che la raccolta dei dati dai laptop degli utenti non sia invasiva come un tempo, in modo che una volta riportati nel datacenter, sia più facile farne un uso che vada a vantaggio di tutti.

Una volta che i dati degli utenti sono di nuovo sotto controllo, è possibile abilitare delle funzionalità di condivisione e sincronizzazione in-house sicure, mantenendo i file sincronizzati e accessibili su tutti i device portatili, per cui i dipendenti hanno ciò di cui hanno bisogno nel momento opportuno.

Il file sharing all’interno o all’esterno dell’aziende diventa semplice per gli utenti indipendentemente dal dispositivo usato, e può essere gestito con accessi sicuri, controllati in modo appropriato. La raccolta su base regolare dai dispositivi degli utenti finisce per rappresentare un efficace backup, che li mantiene produttivi anche in caso di eventi accidentali.

Data governance: tra privacy e trasparenza
C’è poi la questione della governance nel caso in cui i dati sui dispositivi portatili possano influenzare lo stato di conformità di un’azienda. Dato che la forza lavoro mobile continua a crescere e vengono generati sempre più dati all’esterno del datacenter, fa notare il manager di Commvault, diventa fondamentale raggruppare quelli periferici in modo da renderli facilmente ricercabili per ragioni legali, di governance o compliance.

Questo aspetto potrebbe, tuttavia, far sorgere problemi di privacy. Le aziende devono essere completamente trasparenti su ciò che viene raccolto e come viene usato. Deve esserci una policy sulla privacy creata per i dipendenti. La buona notizia è che non si tratta di nulla di così difficile e che, con la giusta tecnologia, è possibile tenere sotto controllo le azioni aziendali ai fini della trasparenza.

Può non essere evidente per le aziende e gli utenti che la mobility possa portare rischi per il modello esistente di gestione dei dati. Ma se le prime vogliono assicurarsi di essere pronte a prosperare nel panorama dinamico caratterizzato dalla combinazione di funzionalità cloud e mobility, devono cercare soluzioni che consentano di accedere e utilizzare i dati indipendentemente da dove questi siano conservati.
Non è così difficile, ma è certamente più urgente di quanto si possa pensare.

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