La gestione tradizionale dei contratti in modalità cartacea è dispendiosa in termini di tempo e produttività: l’archiviazione occupa spazio, l’inserimento dei dati e le ricerca delle informazioni richiedono molto tempo, il mancato rispetto delle scadenze comporta sanzioni.
Per questo Konica Minolta propone alle aziende di portare i processi di gestione dei contratti in digitale, con una metodologia che consente di ottimizzare i processi, semplificare le attività ed ottenere una maggiore efficienza del flusso di lavoro.
La gestione tradizionale dei contratti richiede un archivio fisico che occupa una notevole quantità di spazio e richiede molto tempo per la ricerca dei documenti.
Le scadenze rischiano di essere dimenticate con conseguenti sanzioni e perdita della fiducia del cliente.
Con il processo digitale tutte le complessità dell’elaborazione manuale vengono rimosse. La digitalizzazione dei contratti semplifica l’archiviazione e il recupero delle informazioni, inserendo i contratti in un unico database centrale.
I contratti possono essere firmati digitalmente, con DocuSign, anche fuori dall’ufficio, utilizzando l’applicazione mobile della soluzione M-Files.
Le principali parti interessate possono anche ricevere notifiche automatiche relative a eventi contrattuali chiave, come le date di scadenza e rinnovo, e i controlli di accesso sicuri possono essere facilmente configurati e applicati per ruoli, team e progetti per garantire che i contratti e gli accordi importanti possano essere accessibili o modificati solo dai membri autorizzati del team.
La soluzione M-Files Contract Management che propone Konica Minolta include funzioni specifiche per l’avvio del contratto, la stesura, la negoziazione, la revisione, l’approvazione e la firma digitale, il rinnovo e l’archiviazione.
Il tutto gestito con assegnazioni alle persone di riferimento corrette e relative notifiche, nonché la possibilità di organizzare dinamicamente i contratti per clienti, fornitori e progetti grazie a dashboard dinamici che consentono di visualizzare rapidamente lo stato del contratto e le tappe fondamentali. In questo modo, la ricerca e il recupero delle informazioni sono altamente efficienti.
Infine il sistema supporta la conformità e la protezione dei dati attraverso l’autorizzazione e i diritti di recesso personali; un livello di sicurezza che supera di gran lunga l’archivio cartaceo convenzionale.
Con la soluzione Konica Minolta per la gestione dei contratti in digitale,le aziende possono liberarsi dalle attività che fanno perdere tempo, accelerare e tenere sotto controllo i processi e migliorare le relazioni con i diversi stakeholder.
