Food / Il rinnovamento del parco periferiche e l’ottimizzazione dei costi hanno spinto Coca-Cola Hbc Italia verso una soluzione che permettesse di migliorare la gestione del documento
Il management italiano di Coca-Cola Hbc ha affrontato i processi legati alla produzione/distribuzione dei documenti e alla gestione del parco dei dispositivi office, adottando il modello pay-per-page.
«Quando abbiamo preso questa decisione – spiega Alfonso Venturelli, It Services Support manager della società -, il parco macchine era composto per la maggior parte da dispositivi di proprietà, circa 500 distribuiti in 12 siti per 1.900 utenti, molti dei quali obsoleti. I costi, poi, oltre a essere alti a causa della frequente manutenzione, erano difficili da individuare e da controllare e questo anche a causa della disomogeneità dei dispositivi e della loro differenziata gestione». Il primo passo compiuto dalla società è stato quello di acquisire un assessment della situazione in essere per individuare quanti e quali fossero i dispositivi installati, la loro ubicazione e il relativo Tco. In questa fase si è reso necessario confrontare tra loro le metodologie proposte dai vendor e definire, con il supporto di un partner esterno, lo schema di analisi e progettazione più adatto.
«Inizialmente – prosegue Venturelli -, abbiamo individuato tre possibili scenari di cambiamento: il primo doveva essere poco invasivo e finalizzato alla valorizzazione della situazione esistente, il secondo contenere una proposta di razionalizzazione “soft” e il terzo presentare una soluzione più radicale, dal punto di vista, per esempio, del rapporto apparati-utenti». Per confrontare in modo oggettivo i progetti, la società è ricorsa a una griglia di selezione, con l’obiettivo di valorizzare l’approccio più consono. È stata definita una tabella di valutazione, incrociando prezzo e qualità e, successivamente, avviato un processo formale di confronto delle offerte al quale hanno partecipato cinque fornitori. «I criteri di scelta sono stati per il 60% di tipo sia economico e per il 40% qualitativo – aggiunge il manager -. Per questi ultimi abbiamo tenuto conto delle funzioni avanzate delle apparecchiature proposte e del fatto che queste consentissero applicazioni in grado di migliorare e automatizzare la gestione dei documenti». Anche la possibilità di controllare il livello di servizio grazie a Sla e Kpi ben definiti è stato un elemento di valutazione.
«Il progetto che meglio rispondeva alle nostre esigenze è stato presentato da Nrg, con la quale abbiamo stipulato un contratto di pay-per-page della durata di cinque anni, che ha previsto la sostituzione e razionalizzazione dell’intero parco periferiche di stampa e di gestione documentale». 260 nuovi dispositivi, prevalentemente multifunzione e tutti interfacciati in rete, hanno sostituito i 500 precedenti, dei quali solo il 31% era collegato in rete. Sono stati, inoltre, stabiliti tutti i servizi accessori e integrativi. Fanno parte del contratto anche riunioni periodiche per esaminare l’andamento del progetto e la realizzazione di survey annuali per verificare il grado di soddisfazione degli utenti.
È stato definito un team di lavoro congiunto che continuerà a operare per tutta la durata del contratto anche per elaborare un documento rivolto agli utenti che illustri le motivazioni e gli obiettivi perseguiti dal progetto, dando evidenza dei vantaggi ottenuti, tra cui un risparmio del 57% rispetto alla situazione di partenza, grazie al corretto dimensionamento delle periferiche, l’eliminazione degli sprechi e la completa accessibilità di rete. Sono stati anche previsti dispositivi di controllo automatico che consentono l’esatta ripartizione dei volumi e delle attività per centri di costo. A ciò si aggiunge il monitoraggio centralizzato in rete delle periferiche e delle funzioni per la semplificazione delle attività di assistenza e l’approvvigionamento dei consumabili.
«Stiamo valutando la possibilità di adottare la modalità pay-per-page anche per il nostro personale mobile che ha in dotazione dispositivi portatili», conclude Venturelli.
