L’esigenza di Ferrovie dello Stato era di disporre di uno strumento unico, da distribuire all’intera organizzazione, che consentisse di affrontare contemporaneamente più tematiche. La soluzione Comshare Mpc e l’intervento di Brainware si sono rivelati all’altezza delle aspettative
Poniamo il caso che una grande azienda, molto
strutturata, intenda
rinnovare il proprio sistema informatico per arrivare a
gestire l’intero ciclo di pianificazione & controllo (budget, forecast,
actual, consolidato) attraverso un unico strumento, abilitando
l’organizzazione a svolgere l’attività di p&c in modalità continua, e
non solo in determinati momenti dell’anno. Poniamo anche che la medesima
azienda voglia distribuire questo strumento a tutta l’organizzazione e non
solo ai propri manager e che desideri un sistema che tratti anche dati “non
financial” per estendere le analisi ad altri fattori significativi che le
permettano di commisurarsi adeguatamente con il mercato. Queste esigenze
corrispondono, esattamente, a quanto si era proposta Fs Holding, che a
luglio dello scorso anno ha avviato l’iter del processo di rinnovamento,
dopo che era stata ridefinita la strategia di business, ridistribuendo la
struttura operativa.
Come spiega il responsabile per le procedure e norme di
pianificazione e controllo di Fs Holding, Giuseppe Bisaccia, «le
nostre esigenze fondamentali erano: stimolare il cambiamento del ruolo
del controller orientandolo all’analisi dei fenomeni gestionali e a un
rapporto dialettico con il responsabile e con i process owner, ma anche
ottenere una normalizzazione delle informazioni e superare alcune
rigidità».
Tra le caratteristiche che il nuovo sistema doveva possedere,
secondo Bisaccia, erano state individuate la disponibilità di una nuova
suite di strumenti ad architettura integrata per affrontare
contemporaneamente più tematiche quali pianificazione strategica,
budgeting, consolidamento, reporting, analisi e simulazione». La società
aveva, inoltre, esigenza di un ambiente flessibile in grado di affrontare
anche temi estemporanei che i vari livelli di management possono dover
analizzare e risolvere (con modelli di simulazione what-if). Era, poi,
richiesta la capacità di gestire dinamicamente diversi livelli di profondità
dei dati necessari alle varie fasi di processo, per passare da una sintesi
estrema al massimo grado di dettaglio. Infine, il sistema doveva essere
adattabile alle dinamiche aziendali per seguire agevolmente i continui
cambiamenti organizzativi propri delle grandi aziende, essere in grado di
comunicare dati, ma anche testi e documenti. Infine, l’intelligenza
finanziaria disponibile doveva dimostrarsi evoluta e disporre di
concetti quali transfer price e intercompany.
Il cammino comune
«La
scelta di Fs Holding – continua Bisaccia – è ricaduta su Brainware
perché, anche nella fase di prototipazione preliminare, ha dimostrato di
possedere il giusto mix di competenze e comprensione del business che ci ha
permesso di affrontare e risolvere i problemi quando si presentavano.
Brainware, infatti, ci ha suggerito, di volta in volta, soluzioni innovative
basandosi non solo sugli aspetti tecnici/tecnologici, che comunque il
sistema Comshare Mpc garantisce, quanto affrontandoli sotto il profilo
logico e finanziario». Nella fase di start up (luglio-settembre 2000)
sono stati affrontati quattro step: la formazione degli amministratori del
sistema, l’analisi funzionale, la definizione del modello logico e, infine,
la definizione delle postazioni e dei collegamenti. Si è passati, poi,
alla personalizzazione dell’applicazione gestionale, con la creazione
dei pannelli di data entry e dei report standard. I primi venti giorni
di ottobre dello scorso anno sono serviti a effettuare i test sul prototipo,
alla formazione degli utenti da parte degli amministratori e al caricamento
dei dati del preconsuntivo 2000. Il 20 ottobre del 2000 è avvenuto il
rilascio dell’applicazione gestionale desktop cui ha fatto seguito, tra
novembre e dicembre, il “training on the job” e la personalizzazione
dell’applicazione investimenti, le prove e la formazione delle applicazioni
investimenti.
Verso il traguardo
Dallo scorso
febbraio, sono cominciate le prime implementazioni, con la creazione della
procedura di consolidamento in Access e la predisposizione di
un’applicazione gestionale su Web e di pannelli di analisi. In primavera è
avvenuto il rilascio in Rete dell’applicazione, cui hanno fatto seguito le
ottimizzazioni (migrazione applicazioni, aggiornamento del modello, recupero
dei dati, predisposizione dei report strutturati) e l’avvio operativo,
con le procedure di acquisizione dei dati consuntivi da Sap e il
recupero dei dati storici.
L’executive meeting ha coinvolto tutti i
partecipanti, tra cui i responsabili dei sistemi informativi per
pianificazione e controllo di grandi realtà quali Alitalia, Atac, Barilla,
Finmeccanica e Rai, in un dibattito interattivo che ha consentito di far
emergere le esigenze da affrontare quando si mette a punto un progetto di
dimensioni enterprise, vale a dire contare su un processo continuo,
anche per quanto attiene l’organizzazione e andare incontro agli utenti
realizzando ambienti congruenti con le esperienze maturate, al fine di
assicurarsi una maggiore accettazione del sistema. A queste si aggiungono la
condivisione del progetto e dei criteri di scelta, il mantenimento del know
how delle applicazioni all’interno dell’azienda, la consapevolezza del
cambiamento in atto per quanto riguarda il ruolo del
controller.
