Fatturazione in cloud: guida alla scelta fra dodici soluzioni

Gioia e dolore di imprese e liberi professionisti, le fatture rappresentano sì la prospettiva di un entrata, ma anche l’incertezza del pagamento e una serie di adempimenti non necessariamente piacevoli. Per rendere la vita più semplice almeno sotto quest’ultimo aspetto, negli ultimi tempi sono aumentate le proposte di app per la fatturazione in cloud, in grado di andare incontro a svariate esigenze.

Uno dei vantaggi del cloud è la possibilità di agire con una certa libertà anche quando si tratta di argomenti piuttosto complessi e delicati come quelli contabili. Fatturare e tenere sotto controllo i relativi pagamenti è oggi possibile anche da uno smartphone.

Siano andati alla scoperta di undici soluzioni disponibili in Italia: una squadra completa per la fatturazione in cloud, fra cui scegliere il modo e gli strumenti che si adattano meglio alla propria realtà operativa.

FatturAE, la proposta dell’Agenzia delle Entrate

Per comprendere la portata dell’innovazione basti guardare da dove arriva l’esempio. La stessa Agenzia delle Entrate mette infatti a disposizione FatturAE. Per le attività più semplici, un’opportunità interessante e soprattutto totalmente gratuita.

Tra le opzioni, predisporre una fattura elettronica ordinaria, semplificata tra privati oppure una fattura verso la PA. Per le piccole attività dove una parte consistente delle spese sono spesso legate ai carburanti, è disponibile anche un modello predefinito di fattura ordinaria.

Più in generale, sono diversi i modelli disponibili, nei quali è possibile inserire il proprio logo per arrivare al livello di personalizzazione desiderato.  Per conservare i dati anagrafici del cliente è disponibile una rubrica, dalla quel richiamare il contenuto per accelerare i tempi di compilazione dopo la prima emissione.

Una volta preparato, il documento è pronto per essere inviato, o condiviso per una revisione, direttamente all’interno dell’app con i classici canali di comunicazione da smartphone. Per la conservazione, FatturAE è compatibile con iCloud per iOS e Google Drive per i sistemi Android, oppure sulla memoria interna.

Naturalmente, la fattura elettronica pu essere inviata direttamente al Sistema di Interscambio, ma resta possibile importare, visualizzare e inviare una il documento con un software diverso. Infine, il portale “Fatture e Corrispettivi” permette per consultare le fatture emesse e ricevute, le ricevute di consegna, scarto o impossibilità di recapito.

Fattura Smart di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia

Fattura Smart è una soluzione cloud  per gli studi professionali e per le imprese, per gestire il processo di fatturazione elettronica, sia attivo che passivo, in modo automatizzato, completo e integrato. Per Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia la chiave di volta è la dimostrazione pratica dell’accessibilità e della semplicità della soluzione.

In tal senso, Fattura Smart è una soluzione che anche chi non utilizza il pc, o lo utilizza solo come sostituto di una macchina per scrivere, è in grado di usare senza aiuti, senza istruzioni e sin dal primo momento.

L’obiettivo che il professionista può centrare con Fattura Smart è l’efficientamento dello studio, insieme alla semplificazione della creazione e della consegna delle fatture da parte del suo cliente.

Fattura Smart consente una puntuale verifica dell’avvenuta consegna dei dati e rappresenta un collegamento tra cliente e studio disponibile H24, sette giorni su ette.

L’applicativo cloud di Wolters Kluwer Tax and Accounting consente allo Studio professionale, oltre all’offerta di un servizio moderno, per l’emissione delle fatture, di ottenere dalla clientela un flusso dati strutturato che ne automatizza l’importazione.

Attraverso il software il commercialista acquisisce la traccia delle consegne eseguite dal cliente e del loro stato di avanzamento verso la contabilizzazione, senza doverle ricercare nelle e-mail, verifica direttamente nella piattaforma di condivisione il punto sulle consegne, demanda al servizio il controllo di codice fiscale e partita IVA, fondamentali per le comunicazioni trimestrali delle fatture, risparmiando così molto tempo, automatizza la registrazione contabile delle fatture grazie alle funzioni di importazione dell’applicativo contabile Wolters Kluwer Tax and Accounting, utilizzato in studio.

Le funzioni apprendono autonomamente come importare e come contabilizzare, diventando quindi sempre più efficienti con l’utilizzo.

Dal lato del cliente Fattura Smart consente di utilizzare un software unico per l’emissione delle proprie fatture che conteggia quante sono state pagate o sono da pagare, salva il documento già numerato in formato PDF, invia la fattura via e-mail direttamente dall’applicativo, produce XML per B2B o FEPA, fornisce i plichi delle fatture mediante una semplice selezione ed elimina totalmente i costi di carta e francobolli.

Teamsystem, Fatture in Cloud

Dalla semplice preferenza personale, alla necessità o la volontà di integrarsi con sistemi gestionali più completi, possono essere diverse le ragioni per guardare a un’app di fatturazione in cloud diversa. Come facile prevedere, modulo proposto anche dai principali produttori di software del settore.

Per TeamSystem, il modulo di riferimento è a prova di errore, Fatture in Cloud. Si parte naturalmente dalla possibilità di generare i documenti e tenere sempre sotto controllo profitti e scadenze.

In genere però, la fattura è il passaggio finale di una trattativa. Spazio quindi anche a preventivi, pro-forma, ordini, note di credito e DDT. Per chi ha bisogno di gestire anche un magazzino, è possibile effettuare i relativi carichi e scarichi.

Analogamente, dietro la contabilità in genere c’è un commercialista. Il vantaggio di un sistema elettronico è abbattere la noiosa incombenza di raccogliere, catalogare e trasferire documenti. Il professionista può infatti accedere all’account del proprio cliente per gestire direttamente le operazioni di acquisto e di vendita o per inviargli il modello F24.

A seconda delle funzioni desiderate, dalla semplice compilazione e registrazione, alla condivisione e gestione delle scadenze, il canone mensile è compreso tra 8 euro e 22 euro.

Zucchetti Digital Hub

La semplificazione è l’obiettivo principale della fatturazione in cloud. Per Zucchetti, un principio da spingere all’estremo con Tieni il Conto, soluzione all’insegna di un’interfaccia intuitiva al punto da poter agire in totale autonomia nella gestione di fatture elettroniche attive e passive.

Per emettere le fatture non servono infatti competenze tecniche professionali. Una volta inseriti i dati infatti, i passaggi necessari a completare l’operazione anche dal punto di vista formale e fiscale, codifica xml e la successiva trasmissione compresi, sono svolti in modo automatico. Viceversa, anche per le fatture provenienti dai fornitori non sarà necessario alcun intervento. Ci si potrà così limitare a leggerle e all’occorrenza scaricarle in formato pdf.

Nel pieno rispetto della filosofia cloud, totalmente da remoto e accessibile ovunque sia disponibile una connessione. Discorso simile naturalmente anche quando si parla di accedere ai relativi registri per avere il controllo della situazione tra fatture emesse e ricevute.

Sempre nel cloud, i dati dei clienti possono essere memorizzati e agevolare la compilazione delle fatture successive. Soprattutto però, le entrate e le uscite registrate su Tieni il Conto possono essere recuperate direttamente dai commercialisti che utilizzano software Zucchetti e liberare i clienti dalle incombenze e i calcoli relativi alle scadenze.

Dopo quindici giorni di prova gratuita, si può decidere se proseguire l’utilizzo del software, pagando un canone di 96 euro all’anno, 8 euro al mese, per il pacchetto base. Se si vuole anche la gestione dei fornitori, la tariffa sale a 156 euro all’anno.

Buffetti, Qui Fattura

Assecondare le esigenze di aziende individuali e professionisti è da sempre una delle priorità Buffetti e la fattura in cloud non fa eccezione. Qui Fattura è infatti un’applicazione web a disposizione anche per preventivi e DDT.

Partendo naturalmente dai requisiti legali, è possibile anche compilare fatture semplificate, per chi vuole sfruttare l’opportunità di sostituire l’obbligo del registratore di cassa telematico. I relativi movimenti di cassa vengono tracciati anche per gestire ritenute d’acconto o una eventuale cassa di previdenza.

Tra i vantaggi del cloud, è importante ricordare anche la possibilità di contare sempre sulla versione aggiornata del software, senza aggiornamenti continui. Una garanzia in più anche quando si condividono le informazioni con un gruppo di lavoro o un commercialista.

Nessun problema anche per chi si trova a voler utilizzare un’anagrafe clienti esistente. Può infatti essere importata da file esterni in formato xls o csv. Analogamente, un documento può essere esportato in PDF e all’occorrenza inviato direttamente via e-mail.

In questo caso, la politica di utilizzo prevede un costo fisso per l’acquisto iniziale, fissato a 207,40 euro.

SpeedInvoice

Per chi non ha il bisogno di gestire la fatturazione elettronica, o cerca semplicemente una soluzioni integrativa, la scelta si allarga. Sono infatti numerose le app utili a realizzare preventivi, fatture e note da archiviare e condividere. Da mettere in preventivo però, l’allineamento non scontato con le normative nazionali.

Con SpeedInvoice si punta soprattutto a praticità e facilità d’uso. Un’app di fatturazione in cloud pensata per compilare una fattura professionale da telefono, tablet o computer in totale libertà.

Il supporto inizia con la fase di preventivo. In linea con le esigenze di tanti, realizzabili in tempi stretti. In quanto documento chiamato spesso a trasmettere anche l’immagine dell’azienda o del professionisti, senza comunque penalizzare la qualità. è infatti possibile allegare immagini dalla fotocamera o scattare foto sul sito. Completando comunque l’offerta direttamente presso un cliente.

Tutti i documenti sono al sicuro sul cloud o sul PC dell’ufficio, All’occorrenza però, possono anche essere scaricati per averli accessibili offline e scongiurare spiacevoli imprevisti in condizioni di connessione precaria.

Condivisione, sicurezza e flessibilità sono aspetti ai quali SpeedInvoice dedica grande attenzione. Dopo una prova gratuita e completa di trenta giorni, il canone mensile richiesto è di 9,20 euro, dimezzabile però con un abbonamento annuale.

Fattura Semplice

Più un compito è gravoso e obbligatorio, più la semplificazione è apprezzata. Su questo punta non a caso Fattura Semplice un software gestionale per la fatturazione in cloud con accesso multiutente. Anche in realtà individuali dal punto di vista giuridico, c’è infatti l’esigenza di lavorare contemporaneamente con dei collaboratori sulla stessa fattura, documento di trasporto o movimento di magazzino.

Regolando di conseguenza l’accesso ai documenti, si può contare sui vantaggi di delegare un lavoro mantendo comunque il controllo. Per esempio, Fattura Semplice permette di autorizzare i collaboratori all’accesso solo per gli ordini e non visualizzare i prezzi di acquisto o gli elenchi fornitori. Oppure,  un collaboratore alla logistica potrà occuparsi della gestione dei soli documenti di trasporto senza accedere alle fatture. La scelta degli elementi da rendere visibili arriva fino al singolo campo dati.

I vantaggi del cloud sono messi al servizio anche del cliente. Sempre però, con il pieno controllo della visibilità consentita. Attraverso un browser, si può infatti rendere loro possibile visualizzare in autonomia i documenti autorizzati.

Per le esigenze contabili  più semplici, dove non ci sia la necessità di uno scontrino digitale, il costo annuale è di 30 euro all’anno. Al crescere dei servizi richiesti, si può arrivare a 144 euro all’anno. Per la fatturazione elettronica, è necessario prevedere almeno l’abbonamento Professionista, da 72 euro all’anno.

Invoice2go

In uno scenario più ampio di strategia aziendale, anche per attività di piccole dimensioni, la fatturazione in cloud è integrata in una serie di attività. Quelle alle quali si rivolge Invoice2go. A partire dai preventivi, spesso vero e proprio biglietto da visita della propria immagine. Presentare documenti chiari e personalizzati è un aiuto in più. Inoltre, la possibilità di inviarli e ottenere un’approvazione direttamente online, aumenta le proprie possibilità in caso di gare.

Qualora l’operazione andasse a buon fine, un documento pronto a trasformarsi in fattura senza ripetere operazioni. Altrimenti, si può comunque contare sul modulo dedicato, sempre con la possibilità di personalizzazione oppure scegliendo un modello standard al quale eventualmente aggiungere elementi.

L’invio, anche appena finito un lavoro, viene gestito direttamente dall’applicazione. Oltre all’e-mail, compatibile con i più noti strumenti di condivisione, a partire da Facebook Messanger, ma anche un sempre valido SMS.

I documenti conservati in cloud sono comunque raccolti in un registro dove avere il controllo dei pagamenti, con la possibilità eventuale di inviare solleciti in automatico. Per agevolare il cliente, o ridurre presunte difficoltà nei pagamenti, Invoic2go integra diversi canali digitali, dalle carte di credito a PayPal.

Il pacchetto base costa 49,99 euro all’anno. Da tenere in considerazione però, soprattutto il limite di trenta fatture in dodici mesi. Per andare oltre, ma non a più di cento, il canone sale a 69,99 euro all’anno, La piena libertà d’azione costa invece 329,99 euro all’anno.

Colibrì, Fatturazione in cloud

Se l’intenzione è di vedere crescere la propria attività allargando il raggio d’azione e di conseguenza i clienti, è importante anche contare da subito su un software in grado di assecondare nuove esigenze. È uno degli obiettivi di Fatturazione in cloud, la proposta di Colibrì, comprensiva di app.

Fermo restando il centro dell’attenzione sulle procedure di pagamento, dal preventivo al saldo, è possibile affiancare anche il controllo delle operazioni legate ad acquisti, prima nota, statistiche e scadenziario, tra le principali.

Grazie alla conservazione remota, le anagrafiche di clienti e fornitori possono essere sempre a portata di mano, per una semplice consultazione o per l’emissione di un documento, fino al controllo sulla situazione contabile.

In più, una serie di statistiche aiuterà ad avere in ogni momento il controllo dell’attività nel suo insieme. All’occorrenza, sollecitando i pagamenti e rimuovendo gli ostacoli grazie alla possibilità di gestire diversi canali per chiudere pratiche anche di fronte a un cliente.

Fatturazione in cloud è compatibile con il sistema SDI di fatturazione elettronica. Anche per gli aspetti legati ai fornitori, diverse procedure automatiche promettono di rendere la vita più semplice e diminuire il tempo da dedicare alle formalità.

La versione base da 5 euro al mese, con fatturazione annuale, è abbastanza completa, compreso l’accesso da più utenti, ma non prevede aspetti come l’invio dei documenti per e-mail o la gestione dei contributi. Per ottenerle, bisogna passare almeno al contratto da 8 euro al mese, mentre per includere tutte le funzioni messe a disposizione da Colibrì, il canone è di 10 euro al mese.

SumUp, specialista dei pagamenti

Almeno in linea teorica, obiettivo principale di una fattura è il pagamento. Non può quindi sorprendere l’interesse verso una soluzioni cloud per chi ha fatto proprio della transizione elettronica uno dei propri punti di forza. Anche SumUp infatti, ha messo a punto una propria offerta, per sfruttata i vantaggi delle procedure digitali.

Il vantaggio è come prevedibile, poter procedere in stretta sinergia con le fasi di pagamento. SumUp Fatture permette infatti di inviare i documento all’Agenzia delle Entrate e ricevere le relative notifiche sull’esito dei controlli.

Le funzionalità si limitano ad assolvere ai compiti di base, comunque importanti. Si parla infatti di creare le fatture, anche in PDF o note di credito. Quando un cliente riceve il documento direttamente nella casella di posta, si può inserire anche un link di pagamento per rendere le operazioni più agevoli.

Tuttele operazioni sono comunque registrate e tracciate. In più, la relativa documentazione conservata nel cloud è a disposizione in qualsiasi momento per essere importata in un software di contabilità più completo.

Aspetto da tenere in considerazione, la politica dei prezzi è particolare. Non è previsto un canone fisso, ma una commissione del 2,5% all’atto del pagamento. Da valutare quindi in base al numero e all’ammontare medio delle fatture.

Webfatt

Un’altra opportunità da tenere in considerazione per piccole attività è Webfatt. Il software professionale di fatturazione e gestione magazzino promette pieno supporto dalla fase di compilazione all’archiviazione, passando per la situazione dei pagamenti, ai quali eventualmente affiancare anche il magazzino.

Il sistema è compatibile con la fatturazione elettronica e la firma digitale. Inoltre, è completo di anagrafica clienti e fornitori, sempre utili per rendere le operazioni più veloci e aiutare a concentrarsi sull’attività produttiva.

Sempre sotto controllo inoltre la situazione dei pagamenti e l’avvicinarsi di scadenze, anche per adempiere agli obblighi fiscali. Per chi volesse spingersi oltre, si può contare anche sulla gestione del magazzino, con registrazione, automatica o manuale, dei movimenti in prima nota.

Infine, una serie di statistiche utili per avere sempre sotto controllo la situazione aziendale e soprattutto una non scontata possibilità di gestire più aziende sotto un unico account.

Ai liberi professionisti o alle attività ai primi passi tornerà utile la possibilità di un utilizzo gratuito con una buona dotazione di funzioni, a condizione di non superare le cento fatture all’anno e accettare inserzioni pubblicitarie. Altrimenti, il canone mensile è compreso tra 3 euro e 20 euro al mese.

MyFoglio, sempre pronto per una fattura

Un software per la fatturazione in cloud non esclude necessariamente la necessità di scaricare comunque un’app o un modulo sul Pc. In genere, utile per garantire comunque le funzioni di base e le prestazioni. All’insegna della massima flessibilità invece, MyFoglio ha optato per la scelta estrema.

All’applicazione si ouò accedere infatti direttamente da un browser. Questo favorisce la possibilità di lavorare da qualsiasi postazione, non necessariamente il proprio computer, tablet o smartphone. Per chi lo desidera, sui dispositivi mobile resta comunque la possibilità di appoggiarsi anche a un’app

Sempre all’insegna della praticità, una volte autenticati si può contare sulla compilazione automatica e una particolare funzione per assistere nella compilazione ed evitare errori che possano annullare il documento.

Inoltre, dei promemoria automatici permetteranno di non perdere il momento in cui possa procedere all’emissione di una fattura. Nel caso di operazione da effettuare con regolarità, senza dover ripetere l’operazione effettuata in precedenza.

Compatibile con i sistemi di fatturazione elettronica e firma digitale, l’insieme delle funzioni disponibili copre la ricerca dei documenti in archivio, la reportistica, spazi di personalizzazione e possibilità di lavorare in gruppo.

Interessante anche in questo caso la politica dei prezzi. L’utilizzo gratuito include l’emissione di fatture elettroniche, ma non la firma digitale, in numero illimitato. Quelle in ingresso però, vanno importate manualmente. Nessun limite però, anche agli archivi e alla anagrafiche.

Per le versioni complete, i prezzi sono accessibili solo una volta completata la registrazione e avviato l’utilizzo del programma.