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Fatturazione elettronica: come ottimizzare l’efficienza nel retail

Occorre puntare su sistemi error-free nell’emissione di documenti fiscali in grado di interoperare tra più piattaforme. La case history GetYourBill con Intesa (a Kyndryl Company)

Dopo un lungo (e travagliato) percorso la Fatturazione Elettronica in Italia è ormai realtà affermata e consolidata per tutti i tipi di transazione (B2C, B2B o B2G). Nell’introduzione della fatturazione elettronica, il nostro Paese è pioniere nel panorama europeo. I vantaggi e gli scopi sono numerosi: contrasto all’evasione dell’Iva, maggiore competitività per il Sistema-Paese, semplificazione amministrativa e fiscale, risparmio di tempo e sui costi di gestione, oltre alla spinta alla digitalizzazione.
Non è un caso quindi che la Commissione europea stia lavorando per incentivare l’armonizzazione delle norme procedurali di politica fiscale sull’Iva in tutta l’Ue, incoraggiando una più stretta cooperazione tra le autorità fiscali e le imprese e seguendo una roadmap fiscale di 2025 azioni da mettere in atto entro il 2024.

Fatturazione elettronica e retail

La fatturazione elettronica rappresenta un tassello fondamentale dei processi di trasformazione digitale e questo perché ha imposto il ricorso ad un sistema telematico che di fatto ha dismesso il vecchio modo di fatturare. Nonostante l’obbligo di legge, le criticità di alcuni segmenti di business sull’adeguamento a questi processi sono evidenti, ma lo sono altresì, come rovescio della medaglia, le opportunità di miglioramento e crescita. Un ambito in cui ciò ha particolare presa è il retail, soprattutto nell’ambito della gdo. In particolare, dall’introduzione del regime forfettario, in molti punti di vendita non all’ingrosso in cui viene richiesta l’emissione di fatturazione, si assiste con frequenza a customer experience disfunzionali, per cui l’utente B2B è costretto a tempi maggiorati, a rimandi a varie casse e, in alcuni casi, alla compilazione cartacea di modulistica, in un processo sempre più anacronistico rispetto ai dettami del customer journey al tempo della trasformazione digitale. Non si tratta, quindi, solo di piccoli esercenti, ma anche di grandi gruppi della gdo o di multinazionali, che per motivi diversi non sono ancora arrivati ad ottimizzare l’emissione di fatturazione elettronica. Occorre sottolineare che è un’esigenza pressante dei clienti B2B poter gestire in modo semplificato la modalità di emissione della fatturazione elettronica, in un contesto in cui emergono come prioritari i tratti della correttezza dei processi, della velocità, dell’interoperabilità tra gestionali anche differenti, oppure in una prospettiva macro legata all’internazionalizzazione, anche con sistemi fiscali diversi.

GetYourBill: verso l’error-free

Risposte concrete alle problematiche esposte passano necessariamente attraverso soluzioni It. Un esempio nell’ambito delle soluzioni ad hoc è quello della piattaforma GetYourBill di Ultroneo, nata per rendere facile l’ottenimento della fattura, realizzata in collaborazione con Intesa (a Kyndryl Company). La società è stata fondata ben prima dell’obbligo di fatturazione elettronica: l’idea del progetto è del 2012, mentre l’azienda ha preso forma nel 2014 proprio dall’esigenza di digitalizzare il documento fattura, che all’epoca era prevalentemente cartaceo e veniva gestito manualmente dai soggetti coinvolti (fornitori, clienti, studi contabili, amministrazioni ecc). In quel contesto, nello scrivere i dati a mano vi era un’elevata probabilità di incorrere in errori, anche banalmente causati da cattiva calligrafia che portava, a cascata, ad errori nella trascrizione della partita Iva che andavano poi sanati con una serie di telefonate e con un iter spesso contorto e poco efficiente. Con l’introduzione della fatturazione elettronica, sono stati azzerati i margini di errore di compilazione in quanto, il processo digitale, non tollera la presenza di imprecisioni di alcun tipo a partire dalla creazione del documento. Per questo motivo, la presenza di dati errati porta ad una serie di problematiche (mancata liquidazione Iva, dichiarazione, ricezione di fatture, ecc.) da prevenire. Un ambito come il retail risulta particolarmente danneggiato da eventuali inefficienze in termini di fatturazione anche perché il rischio di errore è tangibile: il cliente non è nella maggior parte dei casi ricorsivo e spesso chi emette fattura non è un amministrativo ma magari una risorsa interinale o stagionale che potrebbe non disporre del know-how necessario. A fronte di ciò, è importante disporre di procedure il più possibile automatizzate, che impediscano l’introduzione di errori. L’evoluzione di GetYourBill ha progressivamente introdotto livelli di automazione sempre più elevati arrivando a fornire Api (Application Programming Interface) per l’integrazione con i software di cassa. Inoltre, GetYourBill fornisce un riscontro anagrafico che comprende  tutti i dati minimi necessari per emettere fattura direttamente all’interno della soluzione, grazie ai database proprietari da cui la soluzione può attingere i dati.

Il valore della certification authority di Intesa

All’interno del processo di GetYourBill si inseriscono le soluzioni di Intesa che, in qualità di certification authority, mette a disposizione il servizio di firma elettronica (tramite la soluzione Intesa Sign), abilita la conservazione a norma dei documenti e si interfaccia verso il sistema di interscambio. La funzione di filtro di Intesa verso lo SdI (sistemi di interscambio) attiva una serie di correzioni automatiche e porta ad un processo più efficiente, in cui lo scarto di fatture tende a zero.

Nel corso del tempo GetYourBill ha saputo interfacciarsi in maniera flessibile con molteplici gestionali per rispondere alle esigenze degli studi dei commercialisti che assistono le Pmi del settore retail, utilizzando soluzioni eterogenee. Anche presso i punti di vendita del retail, l’integrazione con il punto cassa è attivabile in poco tempo (circa una settimana), con un investimento competitivo rispetto agli standard di mercato e variabile sulla base di una stima del volume di fatture emesse.

GetYourBill presenta un posizionamento e delle funzionalità adatte a diversi target a partire dai piccoli esercenti, anche non particolarmente tech-savvy, grazie alla facilità d’uso della sua interfaccia. Parallelamente, la soluzione risulta però anche mirata per i grandi retailer della gdo, che puntano ad ottimizzare il processo di fatturazione, producendo un effetto a cascata in termini di efficientamento delle risorse. Da non trascurare infine il fatto che Ultroneo, la società proprietaria della piattaforma, sta investendo nello sviluppo di GetYourBill in termini di internazionalizzazione, puntando sempre di più sulla digitalizzazione dei processi e su coordinamento e interoperabilità tra i sistemi.

Lo scenario attuale e le prospettive della fatturazione elettronica

Abbiamo incontrato Alvise Abù-Khalil, presidente e co-founder di Ultroneo per fare il punto della situazione nel contesto in cui opera la soluzione: “GetYourBill è nato specificamente per rendere facilitato l’ottenimento del documento fattura. Occorre sottolineare che nel 2014, la fattura era un documento per lo più cartaceo che, dovendo essere contabilizzato, transitava tra diversi soggetti: fornitori, clienti, commercialisti ecc. ed era soggetta a possibilità di rettifica. La fatturazione elettronica ha portato uno stravolgimento importante perché di colpo ha richiesto che il documento fosse perfetto fin dall’origine”.

Alvise Abù-Khalil
Alvise Abù-Khalil

Come funziona GetYourBill?

GetYourBill utilizza dei database in cloud per ricondurre una partita Iva a una persona fisica o giuridica. Forniamo al retailer una serie di database in cui i dati minimi necessari per emettere la fattura sono presenti e disponibili. Dai dati di cassa viene prodotto un file Xml e il tutto passa a una certification autority per la gestione. Noi dal 2018 ci siamo affidati ad Intesa, un certification authority con ampie competenze e know-how per il controllo, la firma, l’invio e la conservazione a norma del file Xml relativo alla fattura.

Qual è il vostro target d’elezione?

Noi siamo molto forti con le Pmi. Per esempio, nel mondo petrol, siamo presenti in molte pompe bianche tipiche di piccole aziende che hanno infrastrutture informatiche basiche ed esigenze ridotte rispetto a una multinazionale. Siamo presenti e stiamo crescendo molto nel settore food & beverage.

Con l’obbligo di fatturazione elettronica, quali criticità sono emerse?

GetYourBill come soluzione per la fatturazione elettronica, deve poter accedere e gestire dei dati assolutamente corretti. Siamo in un contesto molto controllato dalle autorità e non tutti i dati che concorrono al processo di fatturazione sono disponibili per un solution provider come Utroneo. Lo sforzo che abbiamo profuso in questi anni è stato quello di rendere la piattaforma error-free o comunque, tendere a una percentuale di errore molto piccola. Le criticità sono diverse: basta un errore e la fattura va in “scarto”. Abbiamo quindi introdotto nella piattaforma GetYourBill un sistema di controllo e correzione che fa si che la fattura scartata sia recuperate e gestita. Questo grazie all’apporto di Intesa che fa da filtro e blocca a monte situazioni complesse. Abbiamo un tasso di scarto ormai prossimo a zero.

Quali vantaggi avete portato alla Gdo?

Per la Gdo ci sono ancora ampi margini di crescita. Paradossalmente la grande distribuzione alimentare e non alimentare, non ha in larga misura automatizzato la fatturazione elettronica come hanno invece fatto i piccoli retailer. Basti pensare che ancora oggi, se si chiede la fattura a un supermercato, tolto casi particolari, il cliente deve pagare in cassa, prendere lo scontrino, andare in cassa centrale, compilare un form e successivamente si vedrà recapitata la fattura. Quindi per il cliente una doppia coda e gestione di un dato statico che non si aggiorna automaticamente. E questo si verifica anche nella ristorazione, anche quando siamo in presenza di player che hanno in sé un elevatissimo grado di digitalizzazione.

Come si integra GetYourBill con il sistema It del retailer?

Partiamo sempre dal punto cassa e consentiamo l’integrazione attraverso Api dove l’interfacciamento avviene con il gestionale utilizzato dal retailer. Noi rappresentiamo la soluzione unica del mondo horeca food and beverage e siamo integrati con le loro soluzioni di cassa. E così con altri settori. Generalmente l’integrazione del sistema It del retailer con GetYourBill richiede meno di una settimana.

Quali sono le prospettive future?

I nostri fattori competitivi sono senza dubbio semplicità d’uso, velocità e correttezza delle informazioni. Questo consente di avere un livello di fatture andate a buon fine praticamente assoluto. Un altro fattore competitivo che ci caratterizza sono i costi presentati ai retailer che risultano molto accessibili. Tutto questo ci sta permettendo di crescere e sviluppare nuovi servizi.

Stiamo lavorando per l’internazionalizzazione della fatturazione elettronica perché il mercato europeo diventa sempre più mercato domestico. Siamo spesso contattati da aziende estere che hanno clienti in Italia e hanno necessità di gestire la fatturazione nel nostro Paese. Oltre all’apertura verso i mercati esteri, un altro fronte di sviluppo per noi è un maggior controllo del cassetto fiscale del cliente. Stiamo lavorando a una soluzione che consente di leggere i dati del cassetto fiscale stesso per incrociarli con quelle in nostro possesso. Questa verifica incrociata dà la sicurezza che vi sia correttezza complessiva da tutti i punti vista, a partire dalle aliquote Iva.

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