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Fattura elettronica, il file xml che cambierà l’Italia

La fattura elettronica è alle porte: dal 1° gennaio 2019 aziende e partite IVA avranno il compito di adempiere alla nuova normativa, che richiede sostanzialmente la produzione di un file xml (eXtensible Markup Language), caratterizzato da informazioni specifiche, seguendo il formato FatturaPA oggi in vigore per emettere fatture elettroniche verso la pubblica amministrazione.

In questo modo, la fattura può essere emessa e ricevuta solo utilizzando il Sistema di Interscambio (SdI), che permette di gestire elettronicamente l’intero ciclo attivo e passivo dei documenti fiscali.

Di fatturazione elettronica si parla da quasi dieci anni, ma come capita spesso, purtroppo, non tutti si sono attivati per tempo per rispettare la normativa.

A che punto siamo in Italia? Come stanno agendo le aziende? Sono ancora tante le aziende che stanno analizzando quale sia il metodo migliore per procedere, a partire dal dilemma sulla registrazione SdI – iscriversi direttamente o affidarsi a un fornitore di terze parti?

Risponde a queste domande Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager di PFU Italia.

Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager PFU

Quello che soprattutto manca, per Grippaldi, è la consapevolezza, relativa a benefici, tecnologie e vantaggi che questo processo di trasformazione digitale può realmente apportare al business.

Il primo approccio di molti invece consiste nel percepire le normative solo come imposizioni che andranno a stravolgere i metodi consueti di operare, creando disagi e confusione, se non peggio, danni economici alla produttività.

L’obbligo invece è stato introdotto per creare efficienza nei processi di verifica, attestare l’esistenza delle fatture e contrastare l’evasione, introducendo uno strumento rigido come la digitalizzazione per rafforzare le regole e cercare nel tempo di migliorare e semplificare le procedure.

La fattura elettronica potrebbe essere un primo passo per un’evoluzione positiva del sistema fiscale e imprenditoriale in Italia, che ricopre un ruolo pioniere in Europa.

Per questo motivo, secondo Grippaldi, l’obbligo normativo della fatturazione elettronica può e deve diventare il volano per un ulteriore passo avanti nella trasformazione digitale.

Fattura elettronica: archivio, estero, progetti

Ma se da gennaio 2019 le nuove fatture saranno disponibili solamente in formato elettronico, cosa fare con i documenti già presenti in archivio nel tradizionale supporto cartaceo? Come gestire le fatture che arrivano dall’estero, per cui l’obbligo di formato elettronico non si applica ancora? Come legare tra loro documenti relativi allo stesso progetto, come ad esempio ordini di acquisto e piani di attività, con fatture ormai nativamente elettroniche?

Per Grippaldi le condizioni possono essere propizie per avviare un progetto di digitalizzazione interno all’azienda, che riguardi non solo la parte resa obbligatoria dalla legge, ma prenda in considerazione altri tipi di documenti, allo scopo finale di creare un workflow sempre più digitale. Questo consentirebbe di snellire molti processi, rendendoli più rapidi e lineari, al tempo stesso eliminando o quasi la possibilità di errore umano.

Una gestione documentale digitale porta con sé numerosi vantaggi, che vanno da una migliore produttività ed efficienza a una riduzione dei costi di gestione complessivi, ad esempio quelli legati alla stampa e all’archiviazione.

Nella gran parte dei casi, osserva Grippaldi, il passaggio al digitale richiede una massiccia attività di acquisizione e catalogazione della documentazione cartacea, che può a sua volta essere snellita con l’adozione di processi condivisi e l’utilizzo di dispositivi professionali, in grado non solamente di effettuare scansioni, ma anche di formattare correttamente, catalogare e instradare i documenti acquisiti, e infine di estrarre i loro dati significativi e inserirli nel workflow esistente.

In questo senso, la fattura elettronica è l’elemento che può dare il via a un processo di rinnovamento, evoluzione e crescita che consentirà alle aziende di guardare con maggior fiducia a un futuro che si preannuncia sempre più ricco, dinamico e competitivo.

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