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Excel, tutto su Power Query e dashboard pivot

È uscito per i tipi di Tecniche Nuove il libro Power Query e dashboard pivot con Excel: lavorare sui dati in modo nuovo con autonomia, efficienza, rapidità, scritto da Marilena D’Onofrio.

In qualsiasi settore aziendale chi riceve dati da analizzare deve innanzitutto svolgere svariate azioni di disposizione e preparazione degli stessi ed è costretto a ripeterle a ogni loro cambiamento.

Con Power Query di Excel queste azioni sono automatizzate nel momento in cui vengono svolte, cosicché quando i dati cambiano basta premere un pulsante per aggiornare la situazione analizzata.

Power Query può quindi migliorare l’efficienza di chiunque usi Excel per effettuare confronti, calcolare parametri, redigere report sui dati. Dalla logistica al marketing, dalla produzione alle vendite, chiunque può trarne vantaggio e, soprattutto, senza bisogno di conoscenze di programmazione.

Chi è l’autrice

Marilena D’Onofrio è formatore aziendale Office dal 2000, specializzata in Microsoft Power BI (Business Intelligence); nei vent’anni precedenti è stata: consulente, responsabile amministrativo, financial controller, external auditor. Sul sito di Marilena D’Onofrio sono scaricabili i file utilizzati nel testo.

Con una successione di esercizi guida testati in numerose sessioni in aula il libro dà modo di acquisire la padronanza nell’uso di Power Query e di realizzare dashboard interattivi di tabelle e grafici pivot.

I concetti sono esposti passo-passo e il testo è corredato da schermate che esemplificano i passaggi da eseguire.

Oltre a essere immediatamente utile in Excel, la conoscenza di Power Query è basilare per lavorare con Microsoft Power BI.

La versione utilizzata da Marilena D’Onofrio è Excel 365 con richiami a Excel 2016

excel

Dall’introduzione al libro scritta da Marilena D’Onofrio cogliamo la portata formativa di questo lavoro.

Perche Power Query?

In azienda, i sistemi gestionali raccolgono i dati e li mettono a disposizione dei vari uffici dove si procede con verifiche, raffronti, incroci fino a produrre la reportistica necessaria
al processo decisionale. Chi si occupa di logistica, pertanto, o di marketing o di produzione o d’altro contribuisce fattivamente, seppur con un approccio non strutturato, al Decision Support System (DSS). E lo fa lavorando in Excel.

Riceve estrazioni di dati da SAP o Oracle e in Excel le elabora: filtra, rimuove, sposta, divide, unisce, incrocia, accoda, raggruppa, sintetizza, calcola, compila in base a condizioni, per monitorare la situazione principalmente con pivot e grafici. Una mole di lavoro considerevole viene quindi portata avanti ufficio per ufficio.

A ogni cambiamento dei dati il lavoro e da ripetere e il più delle volte viene ripetuto manualmente perché mancano le competenze per automatizzarlo. Che manchino e normale: chi si occupa di produzione e di produzione che deve saperne non di VBA e SQL, e se all’ufficio vendite si mettono a sviluppare software chi fa il fatturato?

Perciò e normale che per automatizzare occorra rivolgersi ai Sistemi Informativi o a consulenti. E necessario richiederne l’intervento, che avrà dei costi e va autorizzato, esporre le proprie esigenze a chi tecnicamente svilupperà le risposte, attendere, scoprire che non ci si e esattamente capiti: e inevitabile, ridiscutere cercando d’intendersi meglio, attendere di nuovo, nel frattempo emergono altre esigenze cosi che comunque si va avanti
arrabattandosi in Excel. Questo lo scenario, fino a ora.

Finalmente, con Power Query tutto cambia: il lavoro fatto una prima volta e fatto per
sempre, quando i dati cambiano basta premere “Aggiorna”. Le istruzioni e Power Query
a scriverle: trascrive in codice cio che viene fatto, quindi chi si occupa di produzione, di
marketing, di customer care, non deve saperne nulla di codice di programmazione. Basta
che faccia il lavoro la prima volta.

Addirittura, non deve neppure piu scrivere funzioni quali CERCA.VERT, STRINGA.ESTRAI, SE perché in Power Query sono disponibili strumenti decisamente piu intuitivi che offrono persino opzioni superiori. Imparare a utilizzare Power Query e indispensabile anche per chi intende lavorare in Microsoft Power BI. L’ambiente familiare di Excel ne  l’apprendimento dando modo di beneficiarne subito.

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Obiettivi: Power Query e Pivot di Excel

Questo libro e progettato per acquisire la padronanza di Power Query e delle tabelle
pivot di Excel. “Si passa sempre da una pivot?!” Esclamò una ragazza a un certo punto del corso. Le tabelle pivot sono fondamentali per la comprensione dei dati perche aggregandoli danno modo di osservarli per gruppi.

La pivot può essere illustrata da un grafico e in Excel si possono creare dashboard composti da pivot e grafici pivot. Oltre a essere utilissimi di per se, questi oggetti anticipano visual, report e dashboard di Power BI. La realizzazione di pivot con grafici e dashboard viene proposta pressoché in ogni capitolo del libro, cosi da prenderne dimestichezza e acquisire di volta in volta la conoscenza di ulteriori opzioni.

Metodologia collaudata in anni di corsi aziendali seguiti da riscontri effettivi di miglioramenti dell’efficienza nell’attività d’ufficio, la metodologia del libro e basata su esercizi guida descritti passo passo, con immagini delle videate quando l’azione e presentata per la prima volta.

Gli argomenti si succedono in progressione procedendo per gradi. Fin dal primo capitolo si realizzerà l’automatizzazione degli aggiornamenti e un dashboard interattivo; da subito quindi si possono cogliere possibilità di applicazioni pratiche nel lavoro. Si continuerà nei successivi con l’accodamento quindi con l’unione di tabelle e in crescendo coi vari strumenti con cui realizzare la ripulitura e sistemazione dei dati.
In questa prima fase, costituita da 22 capitoli, i dati di origine sono in file di Excel giacché negli uffici la maggior parte dei dati si ricevono sotto questa forma e sapere come trasformarli e prioritario. Dopodiché, seguono i capitoli dedicati espressamente al
recupero dei dati da altre origini.

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