Excel – Tenere sotto controllo le spese quotidiane

Il problema Gestire al meglio i budget familiari La soluzione Segnare entrate e uscite in una tabella suddivisa in categorie e sottocategorie

luglio/agosto 2004 Nella contabilità di un'impresa, anche il minimo movimento di
denaro è, o dovrebbe essere, immediatamente identificato grazie all'aiuto
di un codice numerico che precisa la natura dell'operazione effettuata.
Un tale sistema consente di effettuare facilmente raggruppamenti e analisi dettagliate.
Si può utilizzare lo stesso metodo per gestire perfettamente anche i
conti personali, ovviamente in forma semplificata e adatta anche a chi non è
un esperto conoscitore di Excel.
La prima cosa da fare è utilizzare categorie ben definite, nelle quali
si ritiene ricadano tutte le spese, e anziché nominarle con dei codici
è ovviamente più semplice dare nomi chiari e precisi, come Trasporti,
Casa, Salute, Alimentazione
e così via. In questo esempio proponiamo
di creare un piano contabile a due livelli, con una categoria e una sottocategoria
per ogni entrata e uscita di cassa.
La scelta e l'organizzazione precisa delle categorie e delle sottocategorie,
dipende dal modo in cui si spendono i soldi. Per esempio, le bollette del telefono
fisso potrebbero essere considerate una sottocategoria della categoria Casa,
soprattutto se hanno importi non troppo alti. Viceversa, se l'utilizzo
del telefono è tale da causare importi molto elevati potrebbe diventare
una voce a sé stante, la categoria Telefono, magari con le sottocategorie
Telefono fisso e Cellulare.
Una volta decise le categorie e le sottocategorie, non dovrete fare altro che
riempire le rispettive colonne del tabulato. I filtri automatici di Excel permettono
poi di effettuare automaticamente le somme. Più sofisticata è
invece la funzione Rapporto tabella pivot, che permette di avere in
un solo colpo d'occhio la visione completa dei movimenti del mese o dei
mesi, se si aggiunge anche la colonna Mesi, ideale per seguire l'andamento
del proprio budget. Una volta costruito questo tipo di tabella, non è
necessario rifarla ogni volta che si aggiungono nuovi dati. È infatti
sufficiente fare clic sul menu Dati, Aggiorna i dati e inserire quindi
le nuove voci.
Ovviamente non è necessario attribuire una categoria e una sottocategoria
a ogni operazione, ma è meglio non lasciare i campi vuoti in funzione
della successiva visualizzazione come Tabella pivot. Meglio semmai
una categoria chiamata magari Varie, che contenga tutte le spese non
classificabili nelle altre categorie. Alla fine avrete in un colpo d'occhio
il polso della situazione, con la somma delle spese suddivise per giorno alla
fine di ogni colonna e per categoria e sottocategoria alla fine di ogni riga.

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