Erp, istruzioni per l’uso

Nel mondo industriale, tenere sotto controllo il
ciclo produttivo e tutti gli aspetti logistici collegati costituisce una
necessità fisiologica. In quest’ottica, i software Erp diventano sempre più
importanti e le tecnologie informatiche rappresentano una componente
essenziale per il perseguimento di un vantaggio competitivo. Tra le
caratteristiche che hanno decretato l’affermazione di questi sistemi di
gestione delle risorse aziendali spiccano la flessibilità, ovvero la
capacità di rispondere ai mutevoli bisogni dell’azienda, e l’indipendenza
dall’hardware e dai sistemi operativi. Molti vendor, inoltre, hanno fatto
della modularità un’arma vincente, proponendo Enterprise resource planning
scalabili (in grado di evolvere parallelamente alle esigenze dell’azienda) e
facilmente integrabili coi sistemi di fornitori e distributori.
Un buon
Erp deve essere in grado di svolgere tre ruoli fondamentali: supportare e
favorire il ridisegno dei processi di business, standardizzare le attività e
normalizzare i processi, nonché integrare le diverse unità che intervengono
nei processi stessi.
Introdurre in azienda una soluzione di questo tipo non
significa, semplicemente, adottare un nuovo software, bensì apportare una
radicale innovazione all’orientamento strategico di fondo
dell’organizzazione.

Generalista o quick
start?
Selezionare un Erp è operazione tutt’altro che semplice.

Innanzitutto, conviene effettuare un’analisi che prenda in
considerazione il tempo necessario al set up. Le soluzioni complete o
“generaliste” tendono a coprire tutte o quasi le necessità informative
aziendali, possedendo nativamente dati e funzioni che magari non
rappresentano il core per l’impresa acquirente ma che potrebbero rivelarsi
preziose in un secondo momento. Questi pacchetti presentano vantaggi di
flessibilità ma, d’altro canto, prevedono costi e tempi di realizzazione che
possono diventare anche molto onerosi, oltre a richiedere approfondite
conoscenze tecniche, di processo e di prodotto. In alternativa, le soluzioni
“quick start” sono sicuramente più scarne, coprendo in genere solo alcune
aree, ma possono essere rapidamente parametrizzate e pronte al “go live”
dopo pochi mesi dall’installazione. Soluzioni di quest’ultimo tipo sono
particolarmente interessanti per le Pmi che non dispongono, in genere,
di budget consistenti da dedicare al miglioramento del sistema informativo,
né sono in grado di privarsi, anche solo parzialmente, di personale
qualificato da dedicare all’implementazione.

La spinta
all’acquisto
Nell’effettuare la scelta, il responsabile dei sistemi
informativi non può non interrogarsi su alcuni aspetti distintivi
dell’offerta Erp.
Anzitutto, occorre verificare che chi offre il
pacchetto possieda personale tecnico adeguato (in termini numerici e grado
di conoscenza del software). In secondo luogo, bisogna controllare che i
tempi di implementazione corrispondano a quelli effettivamente dichiarati in
fase di stipula del contratto, tenendo conto dei tempi previsti per
eventuali personalizzazioni. È necessario, infine, valutare i termini di
Service level agreement. Per tutelarsi in caso di imperfezioni o bug
presenti all’interno del pacchetto standard, le Pmi dovrebbero tutelarsi
inserendo nel documento di acquisto un termine perentorio trascorso il quale
far scattare sanzioni economiche a danno del vendor o dell’integratore. E
non si creda che sia questo un’eventualità remota. Alcune software house
tendono, infatti, a coprire con i propri prodotti nuove aree applicative,
per attirare ulteriori potenziali clienti, trascurando un aspetto importante
quale la manutenzione del parco installato. Ecco perché, per compiere una
scelta oculata, bisogna tener conto dalla data di sviluppo di un Erp e
dalla frequenza con cui sono state rilasciate le successive
versioni.

Il ruolo delle risorse
interne
Esiste, tuttavia, un’alternativa intermedia tra il seguire
la strada delle soluzioni proprietarie, sviluppate “in casa” da personale
rigorosamente interno, e percorrere il sentiero delle “nuove”
applicazioni pacchettizzate. È, infatti, possibile che il personale It
interno segua preventivamente corsi di formazione sul pacchetto acquistato
al fine di procedere alla parametrazione dello stesso, con la
collaborazione, solo nelle fasi iniziali, dai sistemisti del vendor. Quanto
più l’azienda cliente interiorizza le conoscenze tecniche e funzionali
relative al pacchetto, tanto più l’assistenza dei tecnici esterni diventa
superflua. Da questo punto in poi, ogni richiesta di ulteriori
customizzazioni potrà essere tempestivamente soddisfatta dalle risorse
interne, che conoscono sia il prodotto che le caratteristiche
dell’organizzazione. Inoltre, il rapporto che si instaura con il personale
del venditore (in occasione dei corsi e delle verifiche di collaudo)
permette agli analisti aziendali di conoscere in anticipo, rispetto agli
annunci ufficiali, le caratteristiche di eventuali nuove release e di poter
in questo modo effettuare una pianificazione tempestiva delle attività
future.
Dopo aver parametrizzato il gestionale e superato le inevitabili
diffidenze psicologiche degli utenti, il pacchetto inizia a essere
utilizzato in azienda. Quello che, però, ormai molto di frequente accade
è che solo pochi mesi dopo il setup, si assiste a un nuovo rilascio del
software con funzionalità e grafica aggiornate, base dati ampliata e così
via. Come comportarsi in casi come questo? Conviene sempre modificare il
gestionale in uso oppure è il caso di continuare a utilizzare la vecchia
release? In realtà, non esiste una risposta valida in assoluto e ogni
situazione deve essere valutata secondo le peculiarità che la
caratterizzano. Tuttavia è possibile indicare alcune linee guida.

I pro
Occorre, ad esempio,
accertarsi che gli accordi con il venditore prevedano, per i nuovi rilasci,
un costo zero, ovvero che questi siano compresi nel canone annuale di
manutenzione. Inoltre, se l’azienda non rientra fra le prime a installare la
nuova versione dell’Erp, sarebbe preferibile riuscire a farsi installare la
release aggiornata, in cui sono già state inserite alcune patch per
rimediare ai “buchi” riscontrati. Non sempre, infatti, esiste un’unica
soluzione, installata in modo univoco presso tutti i clienti. Più spesso
capita, invece, che, per problemi di tempo e risorse limitate o per mancanza
di coordinamento, il vendor realizzi patch per casi specifici ma non la
diffonda a tutti i clienti. Ed è proprio per questo motivo che nascono
problemi di allineamento delle diverse versioni di uno stesso prodotto. Se
gli aggiornamenti sono rilasciati seguendo tempistiche ragionevoli (comprese
tra i 18 e i 24 mesi) si evita di dover bloccare la produzione con eccessiva
frequenza per introdurre nuovi dati e applicazioni. In ogni caso,
l’eventuale mancanza di skill informatici interni obbliga a una precisa
scelta.
Occorre, infatti, risolvere già in fase di implementazione di una
soluzione Erp un dilemma, stabilendo in via preventiva se, una volta
acquistato il pacchetto, l’intenzione è quella di utilizzarlo invariato
per un certo numero di anni o, al contrario, se è giocoforza seguire ogni
nuovo rilascio. Infatti, a volte, le software house non garantiscono
l’assistenza su release troppo datate.

I contro
In linea di massima,
se l’azienda che acquista un Enterprise resource planning è dotata di una
struttura informatica interna potrebbe optare per non procedere a continui
aggiornamenti del pacchetto. Se, inoltre, il software è già stato
protagonista di progressive personalizzazioni può convenire non installare
nuove release, che obbligherebbero a lunghi e costosi interventi di
sistemazione dei programmi.
A far pendere ulteriormente l’ago della
bilancia verso una limitata adozione delle nuove release contribuisce la
considerazione che non si ha mai la completa garanzia dell’affidabilità
delle applicazioni introdotte. È, in via generale, sconsigliabile procedere
a continui aggiornamenti anche nel caso di frequenti rilasci da parte del
vendor. Tale situazione può presentarsi sia nel caso ci si rivolga a
software “giovani”, che coprono solo un limitato numero di aree
funzionali, sia che si faccia riferimento a software “datati”, che hanno
cioè superato le difficoltà iniziali ma che tendono a offrire sempre nuove
funzionalità. Prima di installare la versione aggiornata va controllata
l’effettiva utilità delle caratteristiche introdotte e, soprattutto, va
verificato che il salto di una o più release non provochi inconvenienti di
sorta. In altre parole, il passaggio dalla versione 4.00 alla 7.00, avendo
saltato quelle intermedie, dovrebbe essere fattibile senza determinare
problema. Questo, purtroppo, in pratica, non sempre è possibile, dato che in
genere gli Erp, per difficoltà di codifica dei programmi, sono aggiornabili
solo per release immediatamente successive.

Consigli pratici
Sia nel caso
si decida di procedere all’installazione delle nuove versioni man mano che
queste sono offerte sul mercato, sia che ci si muova in direzione opposta,
l’azienda dovrebbe considerare alcuni elementi. Anzitutto, risulta
indispensabile disporre di dati il più possibile allineati alla produzione.
A tal fine, si consiglia di schedulare un aggiornamento periodico. Una buona
tempistica è quella con cadenza mensile. Scaricare la nuova versione di
prodotto in ambiente di prova consente all’acquirente sia di collaudare le
applicazioni sia di verificare la robustezza del pacchetto, per
analizzarne la stabilità. Solo dopo una verifica dell’affidabilità
dell’Erp acquistato o del relativo aggiornamento si potranno riportare i
programmi e i dati in ambiente di produzione, magari eseguendo un backup
preventivo per maggior sicurezza.
Riassumendo, mentre l’implementazione di un
Enterprise resource planning risulta conveniente nella maggioranza dei casi,
per quanto riguarda l’adozione di nuove release di prodotto si dovrebbero
condurre analisi e valutazioni di costi e benefici più approfondite di
quanto accada normalmente. A volte può risultare conveniente non rincorrere
affannosamente ogni rilascio, bensì lasciar sedimentare la versione già
installata e procedere, se possibile, ad aggiornamenti
dilazionati.