Elaborare gli ordini in tempo reale

Distribuzione / Wnt, società che fornisce strumenti per l’asportazione del truciolo, ha dotato i suoi agenti di palmari, con l’applicazione di Sfa

Un'attività che affonda le radici nella tradizione, quella di Wnt Italia, ma con attenzione all'innovazione. La società, parte di un gruppo tedesco-lussemburghese, fornisce utensili di precisione a piccole e medie imprese nel settore dell'asportazione del truciolo. Il catalogo prodotti conta oltre 41.000 articoli, proposti attraverso un servizio di consulenza studiato per semplificare il lavoro agli operatori (una ventina di tecnici specializzati), garantendo tempi di risposta praticamente immediati. L'attenzione al servizio ha portato la società a mettere a punto un sistema, denominato Toolomat, capace di rendere disponibile on demand gli articoli più utilizzati attraverso un'erogazione automatica intelligente, che sfrutta i distributori collocati presso il cliente. Nel 2003, la direzione si è posta il problema di cercare una risposta tecnologica capace di semplificare il lavoro alla forza vendita, velocizzando i processi di gestione. Dopo un'analisi del mercato, nel 2004 il management ha deciso per una combinazione tecnologica che prevedeva l'abbinamento degli smartphone della famiglia Palm Treo, a un corredo applicativo costituito dalla soluzione PalmoAgenti, di PalmoSoft. «Abbiamo conosciuto PalmoSoft per caso, a una fiera - racconta Andrea Scordia, responsabile dei servizi Ict del gruppo -. PalmoAgenti, che rispondeva perfettamente alle nostre necessità. Rispetto alla versione standard abbiamo effettuato una personalizzazione, pari al 5% dell'applicazione, relativa alla gestione dell'anagrafica clienti e delle tabelle sconti». La soluzione è stata implementata senza prevedere l'integrazione con l'Erp aziendale gestito, a livello corporate, dalla casa madre. In un paio di mesi sono stati eseguiti tutti i test necessari e, nel dicembre del 2005, la società ha provveduto a regalare a tutti i responsabili della forza vendita un Palm Treo equipaggiato con l'applicazione di Sfa. Spendendo meno di una giornata per la formazione, gli agenti hanno iniziato a lavorare. «La gestione dei processi è migliorata - sottolinea Scordia -. Abbiamo diminuito i margini di errore e lo stress delle persone, oltre a velocizzare i processi, ottimizzando la filiera dei servizi». Prima, infatti, gli agenti compilavano in modalità cartacea l'ordine e lo trasmettevano via fax ma, per diversi motivi, non tutti i clienti ne avevano uno in dotazione. Così era necessario cercare negozi o autogrill attrezzati. Il fax era il mezzo più immediato per poter trasmettere le richieste di prodotto in modo tempestivo. L'urgenza dipende dalla logistica di Wnt che, per tutti gli ordini arrivati entro le 19, garantisce la consegna il giorno successivo. Il singolo agente era costretto a digitare tutti gli ordini in formato Excel per spedirli all'ufficio commerciale in serata. Il procedimento era piuttosto lungo e oneroso, se si pensa alla mole di articoli a catalogo e alla serie infinita di codici a più cifre da trascrivere. Con PalmoAgenti, la forza vendita oggi compila l'ordine in modalità standardizzata, inserendo dati precisi e completi che vengono trasmessi immediatamente in sede. L'ordine arriva sul server dedicato alla gestione dell'applicazione e viene stampato. A questo punto, un operatore prende la documentazione e la ridigita sul gestionale aziendale. «Grazie a PalmoAgenti abbiamo velocizzato tutto il nostro workflow - ribadisce Scordia -. Prima, il picco di lavoro che si creava tra le 18 e le 19, quando arrivavano decine e decine di fax, generava colli di bottiglia che impattavano sulla produttività aziendale. Oggi, i processi sono più fluidi e, grazie all'omogeneizzazione degli ordini, abbiamo una qualità superiore delle informazioni». Attraverso l'utilizzo del palmare, Wnt riesce a evadere gli ordini anche prima delle 24 ore, con un incremento dell'efficienza e una migliore fidelizzazione della clientela. «La forza vendita può, in qualsiasi momento, inserire nuovi nominativi o modificare le politiche di sconto, in un regime di totale proattività», conclude il tecnico. La direzione centrale ha, inoltre, a disposizione immediatamente il report relativo ai nuovi dati e può aggiornare prontamente il database. In questo modo, l'agente è indipendente nella gestione del proprio portafoglio e può modificare, a seconda delle dinamiche di mercato e di relazione, qualsiasi voce».

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