E-mail archiving. Avanti tutta

Un mercato in crescita di dieci volte da qui al 2010, con un arricchimento delle funzionalità di controllo e di ricerca delle informazioni

L'incessante crescita del traffico di mail alimenta il mercato delle soluzioni di storage dedicate ai sistemi di messaging, che, infatti, è previsto in forte crescita. Tali soluzioni, chiamate con dizione anglosassone di “e-mail archiving” hanno il compito di archiviare i messaggi e i relativi allegati in un repository ad hoc, in modo da poterli ricercare e recuperare all'occorrenza in modo semplice, previa opportuna autorizzazione. Le aziende si trovano sempre più spesso nelle condizioni di dover affrontare la crescita del traffico mail e spesso vengono tentate strade apparentemente più semplici, ma in realtà poco efficaci. Fra queste, vi è quella di limitare lo spazio a disposizione degli utenti, che li obbliga a continue e pericolose cancellazioni dei messaggi, o l'aggiunta di nuovi server e nuovi sistemi San o Nas, una soluzione che rischia di essere solo temporanea, o ancora l'utilizzo di archivi locali Pst, un formato disponibile in Outlook, che crea una spiacevole “anarchia” di gestione.


Spiega Sara Radicati, analista italiana che in California ha avviato una società di ricerche specializzata in questo settore, The Radicati Group: «Una casella di mail aziendale riceve mediamente 16 Mb di dati al giorno, un numero in continua crescita. Soltanto con le soluzioni di e-mail archiving è possibile alleggerire i server di messaging e usufruire di archivi interattivi e facilmente gestibili dove i messaggi possono stare al sicuro per anni. Prevediamo che il mercato mondiale dell'e-mail archiving crescerà di dieci volte in quattro anni, passando da 796 milioni di dollari nel 2006 a 7,8 miliardi di dollari nel 2010».


Tali soluzioni consentono anche di verificare il contenuto dei messaggi e dispongono di funzionalità mirate a impedire l'invio di informazioni riservate e sensibili a persone non autorizzate. Per fare ciò, è necessario definire e far rispettare ai dipendenti regole di comportamento nelle comunicazioni scritte.


Terzo importante propellente del mercato dell'archiviazione delle mail è quello della compliance: le soluzioni consentono, infatti, di rispondere ai requisiti di legge in materia di privacy, di tutela dei dati sensibili e via dicendo, un'esigenza oggi molto sentita nelle aziende e spesso evidenziata da auditor e consulenti legali durante i loro interventi.


«Sempre più - aggiunge Radicati - l'e-mail archiving viene utilizzata per la gestione delle controversie legali. Per questo, alcuni vendor hanno aggiunto funzionalità di ricerca sofisticate che consentono agli avvocati di individuare e classificare rapidamente le informazioni utili fra centinaia di dati strutturati e non, come testi e immagini. Si risparmiano ore di lavoro e si riduce la probabilità di errore».


Un altro trend individuato dalla società di analisi riguarda l'ampliarsi del raggio di azione di queste soluzioni, che non si limitano più alle mail, che rimangono lo strumento di comunicazione più usato, ma abbracciano l'intero spettro delle soluzioni di corporate messaging, in particolare l'instant messaging, il cui utilizzo continua a crescere. «Un numero crescente di vendor - specifica l'analista - offre tecnologie per controllare le reti di corporate Instant Messaging, le mail Web-based, come Hotmail e Yahoo!, le chat room e i dispositivi wireless come il BlackBerry».


Oggi il mercato del corporate messaging è un duopolio, saldamente in mano in parte a Ibm e in parte Microsoft.


Quest'ultima, in particolare, detiene il 57% del mercato, inteso come base installata (quota che scende al 32% se si guarda al fatturato), mentre Ibm Lotus è a quota 36% con Domino/Notes e 2% con Workplace. Agli altri protagonisti resta solo una fetta del 5%.


I vendor fanno shopping


L'ultimo triennio del mercato dell'archiving è stato caratterizzato da una lunga serie di fusioni e acquisizioni.


Fra queste, citiamo l'acquisto di Legato da parte di Emc, di Persist da parte di Hp, di Educom da parte di Zantaz, di Kvs da parte di Veritas, a sua volta acquisita da Symantec, di iLumin da parte di Ca.


Nell'ultimo anno, inoltre, secondo Radicati hanno iniziato a giocare un ruolo significativo in questo terreno le società del settore del record management, che offrono cioè soluzioni per la gestione di tutti i record, sia digitali sia cartacei.

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