Nell’avviare e gestire un’iniziativa di formazione a distanza, non vanno trascurati gli aspetti relativi al loro impatto sulle attività d’impresa e su tutti gli attori coinvolti. Il rischio di fallimento è sempre in agguato, anche se alcuni modelli e metodologie possono aiutare.
Un’iniziativa di e-learning consiste nello sfruttare le caratteristiche della tecnologia per rendere più efficace ed efficiente il processo continuo di apprendimento con cui l’organizzazione capitalizza le sue competenze attuali e l’esperienza, al fine di creare conoscenza. Le aree di applicazione possono corrispondere a diversi ambiti e obiettivi e i contenuti dei corsi sono peculiari rispetto alle figure alle quali si rivolgono. Nel caso in cui i destinatari del corso siano i dipendenti, ad esempio, l’obiettivo sarà di formare e sviluppare competenze specifiche, introducendo nuove procedure, modalità operative, strumenti e tecnologie. Alcuni esempi sono le certificazioni, la sicurezza sul lavoro, la gestione della qualità, lo sviluppo di skill e professionalità di base così come la formazione sulle tecnologie It. Qualora, invece, i corsi siano indirizzati al canale di vendita, l’obiettivo sarà quello di incrementare il fatturato, migliorare i tempi di aggiornamento, ridurre il turnover, grazie a sessioni che mirano a fornire strumenti di supporto alla forza vendita.
“Esistono alcuni fattori che favoriscono l’adozione di strumenti di e-learning in azienda – tiene a sottolineare Alessia Costa, manager di Deloitte -. Anzitutto, l’appartenenza ad ambienti competitivi nei quali si manifesti il bisogno di una maggiore rapidità di tempi tra il conoscere e il saper fare o ancora, l’introduzione di nuovi sistemi informativi, l’integrazione dei processi con clienti e fornitori. A tutto questo si possono sommare i cambiamenti intervenuti nel modello di business o nelle modalità operative, così come l’apertura di nuovi mercati o il lancio di nuovi prodotti. Spesso, infine, l’esigenza di formazione a distanza si genera da un maggiore dinamismo intervenuto nell’area delle risorse umane, ovvero da un turnover più alto”.
I quattro pilastri di un progetto
Un progetto di formazione a distanza vede, solitamente, quattro filoni trasversali, che si fondono nelle attività che lo compongono. Anzitutto, il progetto tecnologico ovvero l’analisi, la valutazione delle offerte e la scelta della soluzione tecnologica, il progetto pilota e la personalizzazione della piattaforma, la realizzazione dei contenuti, l’integrazione dei sistemi e la formazione degli amministratori. Il secondo step prevede la gestione del cambiamento (change management) e si esprime nell’analisi del contesto, dei destinatari e dei temi formativi, la progettazione della didattica e dei contenuti, la valutazione dell’apprendimento e il supporto agli utenti. La terza fase è quella che prende in carico gli aspetti strategici, ovvero l’individuazione delle priorità e del meccanismo di creazione del valore per l’azienda ottenuto attraverso il progetto, la definizione dell’obiettivo e dell’ambito dell’iniziativa. “È utile avere ben chiaro come le azioni si possano legare ai processi e alle leve che agiscono sui driver di questo valore – sottolinea la manager – come i ricavi, il margine operativo, il rendimento degli asset, per meglio indirizzare gli sforzi e cogliere i potenziali effetti collaterali”. In questa fase, la società di consulenza ha sviluppato due modelli, tesi a valuare meglio l’impatto dei progetti di formazione elettronica. Il primo, battezzato Learning Organization Model, è uno strumento qualitativo che si utilizza per collocare la strategia di formazione nel quadro più ampio del percorso di sviluppo delle risorse umane definito dall’azienda. Si parte dall’identificazione dello stadio attuale dell’organizzazione rispetto al processo di formazione per determinare, in base agli obiettivi strategici, lo stadio cui si vuole, realisticamente, tendere. “Gli aspetti del processo che vengono analizzati sono di diversa natura – prosegue la manager -. Anzitutto strategici, mirati a tratteggiare la visione della formazione, dal punto di vista organizzativo, di gestione del budget e di rapporto con i fornitori. Ancora organizzativi, tesi a definire la distribuzione delle responsabilità, la scelta dei metodi e il legame con i percorsi di carriera. Ma non vengono trascurati quelli più prettamente tecnologici. Da tenere in debita considerazione anche le tematiche relative ai dati e ai contenuti, ovvero alle competenze e ai fabbisogni, al grado di personalizzazione delle tematiche del corso e di strutturazione dei percorsi. Infine, va analizzato l’aspetto di processo, ovvero il legame con gli obiettivi e le linee strategiche dell’azienda”. Per ciascun aspetto si stabilisce qual è lo stadio in cui l’organizzazione si trova, in una scala a cinque pioli (tattica, scambio, integrazione, performance e apprendimento). Il risultato del lavoro di mappatura consente di ottenere una descrizione della visione che l’organizzazione ha di sé, oggi e in termini di sviluppo. Tale descrizione facilita la condivisione ad alto livello del percorso complessivo e del contributo che il progetto apporta. L’analisi del contesto è, invece, uno strumento quantitativo. Si tratta di una sorta di checklist su diversi aspetti rilevanti per un’iniziativa di formazione a distanza, che permette di identificare le caratteristiche del contesto del singolo progetto, in termini individuali e psicologici, interpersonali e sociologici, di ambiente e culturali. Andranno altresì valutati gli elementi di gestione delle risorse coinvolte, quelli finanziari, infrastrutturali e di disponibilità delle risorse piuttosto che di contenuto. Ogni area dà luogo a un punteggio, significativo dello stato in cui essa si trova. Si può trattare di un’area forte, che sostiene il progetto, o invece di una critica, che potrebbe inficiarlo. In molti casi, l’analisi mostra dei punti di attenzione, sulla base dei quali si andranno a delineare delle linee guida concrete, che tengano conto delle potenziali criticità, con decisioni opportune e specifici accorgimenti. Infine, il quarto step prevede la vera e propria gestione del progetto, attraverso l’integrazione dei diversi filoni, il coinvolgimento degli attori esterni, la predisposizione delle risorse, il monitoraggio. Adottando un approccio sistemico come suggerito si dovrebbero, quindi, ridurre al minimo i rischi di fallimento di un progetto di gestione delle risorse umane in azienda.
