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Dropbox, le nuove funzioni per organizzare e trovare i documenti

Il team di Dropbox ha lanciato nuove funzionalità che rendono più facile per gli utenti creare e fare manutenzione di un archivio di documenti organizzato ed efficiente.

Ha anche introdotto l’app mobile HelloSign completamente riprogettata per aiutare a inviare, firmare e controllare lo stato delle richieste di firma da qualsiasi luogo.

Cercare il documento che serve può richiedere molto tempo quando le cartelle condivise si riempiono di troppi file, molti dei quali potrebbero peraltro essere ridondanti e superati.

Quando più persone si aggiungono alla cartella, i problemi aumentano ancora, specialmente se ognuno ha le proprie convenzioni di denominazione e i propri processi per caricare e classificare i file.

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Per aiutare il team a lavorare insieme in modo più efficiente, Dropbox sviluppato nuove funzionalità che permettono di utilizzare automazioni per rimanere organizzati.

Queste nuove funzioni inizialmente sono disponibili per i team e saranno presto disponibili per i piani individuali e per Dropbox Family.

È possibile creare cartelle che eseguono automaticamente attività specifiche, come la denominazione, l’ordinamento, l’assegnazione di tag e la conversione, ogni volta che un file viene aggiunto alla cartella.

Poi si può controllare e gestire le cartelle automatizzate e le loro impostazioni da un dashboard centrale.

Ed è possibile creare standard di denominazione dei file basati su categorie che possono essere applicate alle singole cartelle. Così come categorizzare e ordinare i file di una cartella in sottocartelle in base a date, parole chiave o livello di attività.

Dropbox ha migliorato anche le funzionalità di ricerca dei contenuti.

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Innanzitutto con la possibilità di cercare usando i tag. Possiamo usare parole facilmente ricercabili per etichettare file e cartelle in modo da poter trovare rapidamente quello che serve anche se non ricordiamo il nome di un documento.

È poi possibile trovare e visualizzare rapidamente tutte le foto e i video in un posto centralizzato sul web, cliccando sull’apposita voce nella barra laterale sinistra di dropbox.com.

Per quanto riguarda l’app mobile HelloSign, questa consente di preparare, inviare e firmare rapidamente documenti anche quando siamo in movimento, dal telefono o tablet.

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L’utente può: caricare documenti da firmare direttamente dal proprio telefono o da altre app; preparare e inviare nuovi accordi o utilizzare template; seguire lo stato delle richieste di firma e ottenere aggiornamenti dalla schermata home; scaricare e condividere i documenti firmati direttamente dal proprio dispositivo mobile.

L’app mobile HelloSign è ora disponibile su iOS e la versione Android è in arrivo.

Restando sulle piattaforme Apple, ma in questo caso la versione macOS, di recente su Dropbox sono state sollevate alcune perplessità riguardanti il supporto nativo per i chip Apple Silicon, che è ancora assente.

Dropbox attualmente supporta la piattaforma Apple M1 solo tramite la tecnologia Rosetta. Ma, in risposta ai dubbi provenienti dagli utenti, di recente l’azienda ha affermato che il supporto nativo per la famiglia di chip M1 è in fase di test e che il rilascio è previsto nella prima metà del 2022.

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