Per gli enti locali, secondo i dati Cnipa, la spesa della protocollazione tradizionale (non digitale) si aggira intorno a 1,5 miliardi di euro annui
La gestione dei documenti amministrativi vale per il Sistema Italia oltre il 2% del Pil e un obiettivo di trasferire appena il 10% dalla carta su supporti digitali, ossia la dematerializzazione, permetterebbe di risparmiare ogni anno circa 3 miliardi di euro. A porre in evidenza la convenienza non solo economica, ma anche in termini di maggiore efficienza e di miglioramento dei servizi offerti ai cittadini e alle imprese, senza entrare nell’aspetto ambientale ed ecologico, è il “Libro Bianco sulla dematerializzazione della documentazione amministrativa”, voluto da Lucio Stanca, ministro per l’Innovazione e le Tecnologie, e coordinato da Pierluigi Ridolfi, componente del Cnipa (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pa).
I costi di gestione
Secondo un’indagine del Cnipa (si veda Linea Edp n°13, pag. 18), nel 2004 nelle sole amministrazioni centrali, e senza tenere conto di settori importanti quali la giustizia (quindi i tribunali), sono stati prodotti circa 110 milioni di documenti, che hanno innescato 160 milioni di registrazioni di protocollo e 147 milioni di documenti archiviati. Solo per lo smistamento e il protocollo di questa montagna di carte sono state impegnate oltre 55.000 persone (tanti quanti gli abitanti di Cuneo o Agrigento), in 19.000 uffici. Il costo stimato di gestione (trasmissione, protocollo, copia e archiviazione) dei documenti della sola Pubblica amministrazione centrale (Pac) supera i 3 miliardi di euro, mentre la Pubblica amministrazione locale (Pal) spende non meno di 1,5 miliardi di euro l’anno. Un grosso incentinvo alle iniziative di snellimento delle procedure di gestione del workflow documentale è dato dalla possibilità di cofinanziamento (il contributo si aggira, in genere, sul 30% della spesa che, in media, è nell’intorno dei 50 milioni di euro).
Gli ambiti di applicazione
Tre sono le iniziative che, sopra le altre, permettono di ottenere risparmi significativi dai processi di traduzione in formato elettronico dei documenti cartacei. Anzitutto, le comunicazioni tra amministrazioni diverse, che potranno essere drasticamente semplificate tramite il protocollo informatico e la posta elettronica certificata. Questa, eventualmente abbinata alla firma digitale, consente, infatti, una completa tracciabilità, sia dei tempi di spedizione e ricezione, sia del contenuto dei messaggi. Il risparmio risulta particolarmente significativo qualora la comunicazione elettronica arrivi a sostituire addirittura la consegna a mano di documenti importanti. Il secondo ambito nel quale la dematerializzazione consente di apportare vantaggi significativi è quello delle comunicazioni interne, soprattutto nel caso di amministrazioni con una struttura territorialmente distribuita, in cui i flussi interni di documentazione cartacea sono di grande volume e rivestono notevole importanza formale. L’intervento di digitalizzazione dei documenti si baserà, in questo caso, sulla posta elettronica, sia ordinaria che certificata, in tutte le comunicazioni amministrazione-dipendente o tra i dipendenti, sfruttando intranet e bacheche elettroniche. L’ultimo ambito, nel quale i risparmi si fanno significativi è rappresentato dai portali, che consentono di sostituire efficacemente i flussi “uno a molti”, oggi gestiti a livello cartaceo, con un processo che prevede la pubblicazione formale di informazioni sul sito Internet, eventualmente stabilendo dei meccanismi di registrazione e accesso selettivo. Le tipologie più ricorrenti sono quelle della comunicazione dell’amministrazione verso i dipendenti (G2E, Government-to-employee), e verso soggetti esterni quali cittadini e operatori di settore (G2C, Government-to-citizen). I portali potranno anche supportare la comunicazione nei due sensi, quindi dai soggetti esterni verso l’amministrazione, per consentire ai cittadini di consultare lo stato di avanzamento delle pratiche di competenza sui procedimenti avviati.
