Dati di bilancio più trasparenti per Fiera Milano

Operativa dal 2000, Fiera Milano guida un gruppo di una quindicina di società attive nell’organizzazione di fiere e congressi, nella gestione di spazi espositivi e nell’erogazione dei relativi servizi. Con un fatturato che si aggira intorno ai 300 mili …

Operativa dal 2000, Fiera Milano guida un gruppo di una quindicina di società attive nell'organizzazione di fiere e congressi, nella gestione di spazi espositivi e nell'erogazione dei relativi servizi. Con un fatturato che si aggira intorno ai 300 milioni di euro, muove una forza lavoro di 700 dipendenti e ospita un'ottantina di manifestazioni l'anno. «La collocazione in Borsa - racconta Fausto Polenta, responsabile del bilancio consolidato di Fiera Milano -, ha comportato la nascita di nuove esigenze, tra cui quella di fornire report trimestrali mediante un sistema che garantisse affidabilità e memoria del dato, oltre a una maggiore trasparenza e cura degli adempimenti. Inoltre, l'obbligo di revisione e audit, imponeva l'utilizzo di un sistema specializzato, a garanzia della sicurezza del flusso informativo. Infine, per motivi operativi, il consolidato non poteva essere frutto di un lavoro artigianale, ma era necessario far affidamento a un tool dedicato». Dopo una software selection, nel 2003, la società ha optato per Equilibrio di Asgroupe, soluzione utilizzata sia per le funzioni di consolidamento di bilancio sia per il reporting direzionale. «Nella scelta - continua il manager -, mi sono basato soprattutto sulla mia esperienza. Cercavo un prodotto affidabile e diffuso, per questo motivo ho contattato dei miei omologhi e ho scoperto che questa soluzione era utilizzata con soddisfazione già in molte altre realtà». Il progetto di implementazione si è sviluppato nell'arco di tre mesi attraverso il lavoro continuativo di tre persone interne, supportate da altrettante risorse di Asgroupe. «Oltre agli operatori direttamente impegnati sul consolidato - sottolinea Polenta -, utilizzano l'applicativo molti altri dipendenti. Nel controllo gestionale, il software è utilizzato per visualizzare i dati contabili. Il servizio merger and acquisition ne fa un largo uso, così come il Cfo, l'investor relator e l'audit interno. Le installazioni sono 30, di cui 20 operative e 10 in sola lettura». Il vantaggio principale è la maggior trasparenza dei dati di bilancio. «Ad esempio - puntualizza -, una delle postazioni è riservata ai revisori e agli auditor, che possono entrare e verificare in autonomia alcuni dati contabili, evitando di doverli chiedere a me. Inoltre, l'uso del supporto cartaceo è ormai azzerato, dato che tutti i file aggiornati rimangono in memoria e sono consultati a video». In termini operativi, Fiera Milano ha riscontrato una netta riduzione dei tempi di raccolta dati. «Il periodo di acquisizione ed elaborazione delle informazioni - evidenzia Polenta - ad esempio, su Excel è di 10-15 giorni, mentre con Equilibrio si riduce a 3-4. La velocità del processo permette, poi, di ridurre il personale dedicato a queste incombenze. Basti pensare che siamo in due e riusciamo a controllare tranquillamente i bilanci di tutte le realtà del gruppo. Infine, la soluzione abilita il caricamento diretto dei valori dalla contabilità generale, senza dover passare attraverso il database Oracle Application, ma agendo direttamente sulla base dati di Equilibrio». La società ha acquistato anche il modulo denominato Cubo Olap «che stiamo utilizzando - indica -, per produrre report riepilogativi sui contributi delle diverse società al bilancio consolidato e sugli investimenti». Per il futuro, Fiera Milano prevede l'implementazione di un modulo finalizzato alla gestione delle partite intersocietarie. «Uno dei problemi maggiori - conclude Polenta - è elidere i movimenti che avvengono tra le aziende del gruppo, che hanno valenza esclusivamente interna e non devono figurare in bilancio. Il software permette a ciascuna società di farlo online, in autonomia, in modo tale che all'ufficio consolidato giungano solo i dati ripuliti».

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