Con un Cost monitor Sai governa l’intera Ict

La società assicurativa ha creato un sistema basato su Sas per gestire industrialmente la componente informatica. Parallelamente alla revisione del ruolo dell’Ict, lo strumento di Business intelligence permette analisi di budget e di consuntivo necessarie al funzionamento del Gruppo

Il processo di "Business process reengineering
dell'Ict" come lo descrive Gian Piero Pepino, direttore Ict & Services
di Sai, nel Gruppo assicurativo torinese è partito nel 2000 e si è tradotto
in uno studio del progetto con l'ausilio di Accenture, che ha posto le
basi per il lancio della nuova gestione Ict a novembre dello stesso
anno. Tale rinnovamento si è ispirato a un doppio principio: la volontà
di ottimizzare i costi, sia di strutture, sia di risorse umane dedicate, e
un sostanziale orientamento al cliente, sostenuto da un'attività di program
management.
«I costi - dice Pepino - in un'azienda di servizi,
come quelle del comparto insurance, devono avere l'Ict al cuore, per cui il
costo di questa importante componente va controllato dal punto di vista
industriale
». In Sai esisteva già un sistema di accounting,
ovviamente, ma non era conforme strategicamente alle direttive di
cambiamento dell'Ict. «Quello che abbiamo fatto - sottolinea il
manager - è un'operazione di governo dell'Ict». Va notato, a tal
proposito, che l'area presieduta da Pepino risponde direttamente
all'amministratore delegato, essendo trasversale alle tre Direzioni
generali business (assicurativa, finanza vita e risparmio gestito e
contabile) e che l'investimento economico annuo ammonta a oltre 100
milioni di euro in hardware, software e servizi.

Controllare la spesa Ict
Un
così importante impegno finanziario, secondo il piano strategico di Sai,
necessitava di uno strumento acconcio che consentisse di razionalizzarlo
industrialmente. È nata così l'idea del Cost monitor.
«È un'applicazione
con dominio sulla spesa Ict
- dice Pepino - fatta
con la
costruzione di un piano dei costi articolato e orientata alla Business
intelligence
». È stata sviluppata sul sistema Sas, presente in azienda
dal 1982 e utilizzato già nel passato per lo sviluppo di cruscotti di
controllo.
La fase concettuale del Cost monitor è nata nell'autunno del 2000
e la sua realizzazione è stata affidata a un partner di Sas, Blue Sof
Consulting. La consegna della piattaforma di test, per conseguente
implementazione sul sistema informativo, è avvenuta nel maggio del

2001.
La prima attivazione del Cost monitor, iniziata a giugno dello
scorso anno, ha riguardato le fasi di aggiornamento dei budget e dei
consuntivi. Con l'inizio del 2002, poi, è entrata in azione anche la
terza area di azione del Cost monitor, cioè la fase di riaddebito.
Questa
segmentazione è ottemperante il processo di revisione strategica della
componente Ict del Gruppo Sai, per la quale un elemento di spesa informatica
deve essere osservabile da tre punti di vista: sul piano economico, come
voce di costo, sul piano patrimoniale, come voce di investimento, sul piano
analitico, come voce di riaddebito da attribuire a un centro di costo che
può essere una società del gruppo o un'area operativa. Il tutto serve a
creare un rapporto di trasparenza fra l'Ict e l'utente interno, che deve
poter sapere quanto questa componente di spesa contribuisce al
raggiungimento dell'obiettivo economico. In altre parole, si può parlare
genericamente di Roi, che per il momento può essere percepito e osservato da
circa una quarantina di persone, cioè i responsabili di primo e secondo
livello dell'Ict di Gruppo.

La Bi al lavoro
Il Cost monitor
permette di accedere ai dati di costo Ict via browser (Microsoft Explorer) e
di passare da livelli di dettaglio a livelli di aggregazione e
viceversa.
Sono prodotti report standard di budget e di consuntivo,
utilizzabili con strumenti di drill, rotazione, filtro, sort, e realizzando
esportazioni verso fogli di Excel o Acrobat.
Il sistema, di analisi di
Business intelligence, fa leva su una normale multidimensionalità (un
classico meccanismo Olap), in virtù della quale i dati possono essere usati
per creare viste, anche sulla base delle preferenze dell'utente, il quale
può salvarne i criteri di costruzione, in modo da poter usufruire, nel
seguito, delle viste con i dati sempre aggiornati. L'aggiornamento delle
basi dati per le attività di Business intelligence avviene su base mensile.
Basta e avanza per un'applicazione che, tutt'ora, non è utilizzata
diuturnamente, ma che, come afferma Pepino, «in prospettiva, lo
sarà
». Soprattutto perché in futuro sarà aperta anche
all'amministratore delegato e ai responsabili di linea, affinché il
primo possa, in qualsiasi momento, avere la percezione di una componente
di spesa (l'Ict) su cui viene riversata una così grande importanza, e perché
i secondi possano visualizzare e fare ragionamenti sulle voci Ict pertinenti
alla propria fetta di responsabilità.
Ma strumenti simili non esistono
sul mercato? La risposta di Laura Saini, responsabile pianificazione,
controllo e amministrazione, che da trent'anni vive la realtà del gruppo
assicurativo torinese, è lapidaria: «non li abbiamo nemmeno
cercati
». Segno che le cose migliori sono quelle che si fanno in casa,
se le idee sono chiare.
Talmente chiare da far ritenere a Pepino di essere
su una via così buona che porta dritta all'Ania. Sai, infatti, pensa di
proporre la metodica all'associazione di categoria, non per soldi, ma per
far affermare un valore. Un valore di controllo dei costi di
funzionamento, che si impegna a raggiungere l'ambizioso obiettivo, nel
corso dell'anno, di un contenimento delle spese informatiche del 10%. Con
grande soddisfazione di McKinsey, che sta aiutando il Gruppo a riorganizzare il
contesto aziendale.

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