Come programmare budget It realistici

Le voci di spesa vanno suddivise in base a un attento bilanciamento tra i costi fissi e quelli che possono essere inseriti come variabili. I consigli di Meta Group su un tema sempre delicato.

 


Confusi dalle previsioni dei vari analisti, che a ondate ora si dichiarano ottimisti sulla futura ripresa dei mercati, ora pessimisti su un rilancio che tarda ad arrivare, è piuttosto difficile per i Cio (Chief information officer) programmare i budget It e prevedere se le aziende per cui lavorano conosceranno un momento di ripresa e dovranno, quindi, rilanciare negli investimenti It, o se dovranno continuare a contenere i costi e aspettare tempi migliori. In questo contesto di insicurezza, dunque, come procedere nel definire il budget per il prossimo anno? Secondo Jean-Louis Prevedi, senior vice president and research director Emea di Meta Group, non si deve fare un solo budget It, ma più budget, in base ai progetti e ai programmi aziendali. È necessario, inoltre, distinguere tra i costi legati al core business, e che non si possono variare, da altri che si possono o aumentare o ridurre, a seconda delle situazioni.


Attualmente, come ha osservato Prevedi, la tendenza dei responsabili It è quella di aggiungere sempre nuove tecnologie senza eliminare gli asset non strategici, con la conseguenza che il costo delle persone diventa sempre più pesante. Prevale, quindi, l'approccio tecnologico su quello finanziario, però bisogna imparare a guardare al portafoglio It con un'occhio critico in grado di valutare rischi e valore. I manager d'Oltreoceano sono abituati a presentare dei budget nei quali i costi variabili sono ben il 40% dell'intero pacchetto, mentre in Europa si identifica solo in un 15% del totale la voce "variabile". "Come è possibile - si chiede Prevedi - fare dei preventivi con l'85% dei costi fissi? Quando il business va male bisogna essere pronti a tagliare". Di solito nel bilancio la voce che supporta il core business (Rtb - Run the business), rappresenta una quota del 60/70% del totale, i programmi devono arrivare a una variabile del 15%, la crescita del business (Gtb) deve occupare un altro 20% mentre la voce Trb (Transform the business) deve accaparrarsi la restante quota. Questo mix, però, è anche legato alla cultura che c'è in azienda. In Europa le aziende non sanno fare più di 2 o 3 rivisitazioni all'anno dei loro budget, mentre negli Usa la media è di 5-6 volte.


Dal punto di vista tecnologico, tra le voci che sicuramente dovranno ricevere una certa attenzione in fatto di investimenti, va messa la sicurezza, e in particolare il problema di dover autenticare gli utenti che accedono ai sistemi aziendali. "Bisogna aprire i sistemi sia all'interno che all'esterno - osserva il manager - l'importante, però, è accertare chi vi accede". E su questo fronte gli investimenti sono cospicui, anche perché diversamente i rischi sono da soppesare con attenzione. Altri fronti tecnologici che dovrebbero arrivare a maturazione nel 2003 sono quelli dei Web service ed Eai, del wireless computing e dei directory. L'analista prevede inoltre che aumenteranno i costi delle Tlc di almeno un 25%. Riguardo ai vendor, con quelli strategici come Ibm, Oracle o Microsoft, Prevedi consiglia di mettere ben in chiaro le clausole di rapporto commerciale e di stilare una roadmap in modo non conflittuale per essere supportati con i nuovi prodotti e con le successive release.


Dal punto di vista applicativo Prevedi suggerisce di riuscire ad allinearsi con il business della società: "Bisogna valutare le aree strategiche e arrivare a portare l'azienda là dove vuole arrivare. Rivedere le spese, quindi, in base alle reali necessità e cultura dell'azienda". Nell'approccio al Crm, il consiglio è di concentrarsi su alcuni moduli e non su un Crm globale, mentre l'Erp va esteso all'Scm, sulla parte logistica e su quella relativa alla gestione degli approvvigionamenti. Conviene, anche, guardare al Km e a tutti gli applicativi dell'azienda, per eventualmente toglierne alcuni e metterne altri di nuovi.

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