Come gestire la Shadow It in azienda

Paolo Lossa Brocade 2014Oggi il cloud computing gioca un ruolo fondamentale in gran parte della nostra vita, anche se non tutti mostrano di esserne consapevoli, nonostante la moltitudine di dispositivi connessi che hanno bisogno di essere sincronizzati regolarmente con la nuvola per consentirci di utilizzare smartphone, computer, console di gioco, automobili, elettrodomestici, orologi e altro ancora nel migliore dei modi.
Lo fa notare Paolo Lossa, Regional manager di Brocade Italia e Iberia, secondo cui il cloud computing permette nuove funzionalità, maggiore affidabilità, spazio di storage illimitato e un livello di scelta e flessibilità per l’utente impensabili fino a vent’anni fa.

Siamo sempre più abituati a utilizzare i servizi cloud a casa e nella nostra vita privata, prosegue il manager, attento a rilevarne lo sconfinamento anche nella vita lavorativa attraverso funzionalità remote di Bring Your Own Device facilitate dal cloud computing.
Non a caso, aggiunge Lossa, alcuni studi sostengono che le tecnologie basate su cloud stanno rendendo gli uffici fisici del tutto obsoleti. Ciò nonostante, dal momento in cui l’utente medio si trova a proprio agio con il processo di acquisizione e l’utilizzo dei servizi sulla nuvola, il ruolo tradizionale del dipartimento It, in qualità di responsabile della selezione e dell’acquisto di tecnologia per l’ambiente lavorativo, è in pericolo.

Shadow It è un termine utilizzato per descrivere progetti It eseguiti senza l’autorizzazione, il controllo o la conoscenza del dipartimento It di un’azienda. Un decennio fa la spesa della Shadow It era limitata agli accessori base dei computer o a box software. Nel mercato attuale, invece, vengono spese ingenti somme da parte di dipendenti non autorizzati per servizi It personalizzati, come il cloud computing.
Ad esempio, diversi team di utenti stanno acquistando in autonomia soluzioni di cloud storage o piattaforme di direct mail per sostituire gli strumenti interni esistenti. In molti casi questo comportamento è naturale. Per un dipendente digitalmente esperto, ad esempio nelle risorse umane o nel marketing, sarà istintivo ottenere il tool di cui ha bisogno in pochi click, e magari con una carta di credito aziendale. E, potreste chiedervi, se questi strumenti contribuiscono ad aumentare la produttività, perché ci si preoccupa così?

Non ci si dovrebbe allarmare se fosse un caso isolato.
Tuttavia, essendo un trend sempre più diffuso, potrebbe diventare rapidamente un problema significativo per le aziende.

Perché Shadow It è un problema
È stato evidenziato che gli acquisti di Shadow It costituiscono oggi un colossale 40% dell’intera spesa It e, secondo una recente ricerca condotta da Brocade, questo problema riguarda la maggior parte delle aziende.
Il 96% dei responsabili dei sistemi informativi del Regno Unito afferma che le business unit hanno acquistato servizi cloud senza coinvolgere il dipartimento It, nonostante solo il 20% delle organizzazioni lo consenta.

L’acquisto individuale, rispetto a quello all’ingrosso, si riflette in costi più elevati, ed è anche il caso del cloud computing, soprattutto se i servizi cloud acquistati integrano soluzioni già esistenti fornite dalla società.
Inoltre, impiegare servizi cloud non approvati dal dipartimento It può mettere a rischio i dati aziendali. I dipendenti che utilizzando soluzioni cloud di terzi parti senza leggerne le condizioni, potrebbero non essere certi di ciò che accadrà ai loro dati, una volta affidati al servizio.
I team di marketing organizzano spesso lanci di prodotto, i dipartimenti Hr sono in possesso di dati sensibili, quindi è facile immaginare come una violazione della sicurezza potrebbe essere disastrosa per un’azienda, i suoi impiegati e, naturalmente, i suoi clienti.
Infine, senza input ricevuti dal team It è probabile che venga dedicata poca attenzione ai livelli di servizio garantiti dai cloud provider, alla compliance alle normative governative e alla miriade di problemi che le aziende devono prendere in considerazione prima di affidare dati e denaro a terze parti.

Verso un nuovo modello collaborativo
Tuttavia, la risposta per le imprese non è semplicemente quella di limitare i servizi cloud e cercare di convincere i dipendenti a non effettuare ordini. Nel mondo della consumerizzazione It attuale, il vecchio approccio “comando e controllo” non è più possibile. Gli utenti vogliono utilizzare la tecnologia che consenta loro di lavorare in modo efficiente e non sono pronti a sacrificare la produttività solo perché stabilito dalla policy aziendale.
È, invece, necessario un nuovo approccio all’It che privilegi flessibilità e agilità e che renda gli strumenti ufficiali e approvati dall’It anche i più semplici da adottare. Solo in questo modo i team It possono riottenere controllo e visibilità sulla spesa aziendale.

È probabile che tutto questo richieda cambiamenti significativi sia nella filosofia aziendale che nell’infrastruttura esistente, per consentire l’implementazione di nuovi software e servizi in modo semplice e veloce, qualità che gli utenti pretendono oggi dai propri servizi consumer.

È un significativo cambiamento di mentalità per il team It e rappresenta l’unico modo, per le aziende che lo adotteranno, di allontanarsi dalla Shadow It, per dirigersi verso un nuovo modello collaborativo che possa rispondere alle esigenze di sicurezza e affidabilità dei Cio, soddisfacendo al tempo stesso le esigenze dei singoli utenti.

 

 

 

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