Come creare il riepilogo di un documento Word con l’AI, con Copilot di Microsoft 365

AI scrittura

Tra i numerosi casi d’uso dell’assistente AI Copilot, che Microsoft ha di recente incluso anche nei piani Personal e Family di Microsoft 365, c’è la possibilità di creare in modo automatico il riepilogo di un documento Word, senza dover nemmeno lasciare l’applicazione stessa.

Vediamo allora come procedere per come creare il riepilogo di un documento Word con l’assistente AI Copilot di Microsoft 365 (nel nostro caso, utilizzando il piano Family di Microsoft 365).

Nel nostro esempio, abbiamo un documento Word abbastanza lungo (circa 1.500 parole) e articolato, sul tema “L’intelligenza artificiale generativa in ufficio”. Desideriamo creare un riepilogo che riassuma in forma sintetica i contenuti del documento, da utilizzare come introduzione del documento stesso oppure come materiale descrittivo da fornire insieme ad esso.

Questa operazione può rivelarsi utile anche per la consultazione, se riceviamo un documento Word molto lungo e complesso e desideriamo ottenere un riepilogo più conciso per farci in modo rapido una prima idea sui contenuti.

Copilot Microsoft 365 Word

Se si ha a disposizione una licenza di Microsoft 365 Copilot aziendale, aprendo il documento in Word è possibile che l’applicazione visualizzi in automatico un riquadro con il riepilogo.

In caso contrario, come nel nostro esempio in cui utilizziamo la versione Family, facciamo clic su Copilot, nel tab Home della barra multifunzione, per aprire il riquadro dell’assistente AI integrato in Microsoft 365.

Copilot Microsoft 365 Word

Quella di riepilogare un documento è un’attività piuttosto comune per un documento Word: pertanto, è probabile trovare questa azione tra i suggerimenti, una volta aperto il pannello Copilot.

Copilot Microsoft 365 Word

Se è questo il caso, basta fare clic sul relativo suggerimento. Altrimenti, basterà digitare “Riepiloga questo documento” nella casella del prompt. Dopodiché, facciamo clic sul pulsante Invia, nella casella del prompt.

Copilot Microsoft 365 Word

Dopo un certo tempo di elaborazione, Copilot di Microsoft 365 presenta il riepilogo del documento nel pannello della chat. L’assistente AI potrebbe proporci dei suggerimenti per elaborare ulteriormente il contenuto: nell’esempio, per rendere il riepilogo più formale o più informale.

Copilot Microsoft 365 Word

Oltre a questo, facciamo attenzione a un’altra opzione molto importante: Copilot inserisce dei Riferimenti alle citazioni che ha utilizzato per generare il riepilogo. Si tratta di riferimenti attivi che, con un clic, rimandano alla parte del documento (o alla sorgente di informazioni esterna, se dovesse essere questo il caso) che è stata utilizzata come fonte per quella specifica porzione del riepilogo. Alla fine della risposta c’è anche un indice dei riferimenti.

Questa opzione delle citazioni con i riferimenti attivi ci semplifica l’attività di revisione del riepilogo, che, come per tutti i contenuti generati dall’AI – lo ricordiamo –, è indispensabile. L’intelligenza artificiale può commettere errori, e non di rado lo fa, e può andare incontro ad allucinazioni: è quindi essenziale che ci siano adeguati passaggi di controllo e verifica da parte di operatori umani, prima di utilizzare contenuti creati dall’AI generativa. Peraltro, ce lo ricorda Copilot stesso che il contenuto generato potrebbe non essere corretto.

Copilot Microsoft 365 Word

Come dicevamo, Copilot fornisce di solito dei suggerimenti basati sul contesto, su ulteriori azioni da eseguire. Anche se non ci sono particolari errori, non necessariamente il riepilogo che viene generato automaticamente va bene alla sua prima versione. Oltre ai suggerimenti che vengono forniti in automatico, potremmo volerlo modificare in alcune sue caratteristiche (ad esempio, renderlo più breve o più ricco), oppure potremmo voler aggiungere un determinato argomento. Oppure, ancora, volemmo fornire qualche dettaglio in più o un contesto allargato, in modo che il contenuto sia meglio focalizzato sulle nostre esigenze: ad esempio, specificare a chi è indirizzato (al consiglio di amministrazione della società, al responsabile tecnico, e così via).

Nel nostro caso, ad esempio, riteniamo che la prima versione sia troppo lunga per l’uso che desideriamo farne, per cui vogliamo chiedere una variante più breve e sintetica. Come siamo abituati a fare con i chatbot AI a sé stanti, digitiamo la nostra richiesta nel campo del prompt, in semplice linguaggio naturale; ad esempio: “crea una versione più breve e sintetica del riepilogo” e inviamo il prompt a Copilot.

Copilot Microsoft 365 Word

Quando il contenuto generato da Copilot ha le caratteristiche che ci occorrono, è il momento di utilizzarlo, eventualmente dopo aver apportato le ultime correzioni.

Purtroppo, almeno nell’edizione Personal/Family di Microsoft 365 e con il piano standard con Copilot incluso (quindi senza l’abbonamento aggiuntivo a Copilot Pro), l’integrazione di Copilot nelle applicazioni desktop è parziale. Cioè: l’assistente AI può leggere i contenuti dei documenti (ad esempio, appunto, per creare un sommario del documento) ma non può aggiungerli o modificarli.

Quindi, se vogliamo inserire il riepilogo nel documento stesso, dovremo copiarlo dal pannello di Copilot e incollarlo nella posizione desiderata del documento.

Come avviene di consueto nei chatbot, al di sotto della risposta troviamo una fila di pulsanti, uno dei quali serve appunto per copiare il contenuto. Gli altri, servono per contrassegnare con un Mi piace o Non mi piace il contenuto generato dall’AI e fornire in questo modo un feedback a Microsoft.

Allo stesso modo, se desideriamo usare il riepilogo in un altro documento o in una mail o altro, possiamo usare il copia e incolla. È probabile dover apportare qualche aggiustamento del contenuto prima di utilizzarlo: per fare piccole modifiche stilistiche, per correggere eventuali errori o anche per rimuovere del testo generato da Copilot che è presente nella risposta ma non è parte della risposta vera e propria (ad esempio: i numeri dei riferimenti, oppure richieste o indicazioni dell’assistente AI indirizzate all’utente).

Come abbiamo visto nel nostro precedente articolo, le operazioni con Copilot consumano crediti IA, e con i piani Microsoft 365 Personal e Family sono inclusi 60 crediti IA al mese. Possiamo verificare quanti crediti ci rimangono accedendo alla pagina del nostro Account Microsoft e alla scheda di gestione dell’abbonamento.

Inoltre, chiaramente facciamo sempre attenzione alla riservatezza e alla sicurezza delle informazioni e al tipo di dati che stiamo trattando, prima di “darli in pasto” agli strumenti di intelligenza artificiale, approfondendo se necessario i termini del trattamento dei dati della licenza che abbiamo sottoscritto.

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