Attribuire priorità e privilegiare i progetti che abilitano le strategie aziendali. Ecco i consigli in vista dei piani per il prossimo anno. E non è detto che “chi più spende più ottiene”.
Tempo di budget. Per i Cio queste settimane sono importanti per definire i piani del’anno prossimo e per tracciare le linee di sviluppo e operative per gestire l’informatica in azienda. Di seguito 5 suggerimenti che possono tornare utili nella fase di definizione del budget:
• Non far propria la teoria “chi più spende più ottiene”. Si
tratta di un errore frequente, che non garantisce un’allocazione
ottimale delle risorse;
• Adottare un approccio “misto” per la definizione del budget.
L’It non è una funzione subordinata e separata dal
resto dell’azienda, ma ne rappresenta l’intelaiatura, ne
abilita il funzionamento e il cambiamento e deve essere
permeata da strategie e processi. Le risorse vanno allocate
nella maniera più razionale possibile, adottando un
criterio di tipo top down, per le iniziative che hanno impatti
rilevanti sui processi e sulle strategie aziendali, e un
approccio bottom up per le attività necessarie al funzionamento
dell’infrastruttura e alla sua manutenzione;
• Definire business case con criteri univoci tra le diverse
iniziative, da utilizzare ex post. Quanto prodotto dall’It
deve rispondere a un’esigenza ed essere considerato sia
in rapporto alle risorse necessarie per il completamento
del progetto (ex ante), sia in funzione della rispondenza
dell’iniziativa agli obiettivi iniziali (ex post). I criteri
di valutazione e stima devono essere univoci all’interno
dell’impresa ed essere utilizzati per tutte le iniziative rilevanti,
a prescindere dalle diverse aree;
• Attribuire delle priorità sulla base della probabilità di successo
dell’iniziativa e dei benefici attesi. Non solo dei
costi. Solitamente, la priorità più alta viene data ai progetti
che richiedono meno risorse. Ciò però non garantisce
automaticamente un “risparmio”, dal momento che
i criteri di stima possono essere differenti rispetto ad altri
progetti. Occorre chiedersi quale iniziativa risponda
meglio agli obiettivi strategici dell’organizzazione e se
esistono progetti in parte ridondanti o duplicati. Infine,
è importante che i decisori aziendali si domandino, sulla
base dei risultati pregressi, quali siano le reali probabilità
di successo dell’iniziativa in relazione alla complessità,
al numero di enti/fornitori/ruoli coinvolti;
• Privilegiare i progetti che abilitano la strategia dell’azienda.
L’It deve assumere un duplice ruolo all’interno dell’azienda:
quello di struttura di servizio e di utility, che
deve essere il più possibile allineata alle strategie e ai
processi e deve conferire all’azienda produttività, efficienza
e capacità competitiva secondo parametri di efficienza,
produttività ed economicità. In questo senso,
i Cio e il management aziendale devono preoccuparsi di
privilegiare, monitorandoli in ciascuna fase (preliminare,
in corso d’opera e successiva all’implementazione),
i progetti It che abilitano le linee strategiche.
*It project manager ed esperto formazione
