Chi sono e cosa devono fare le figure necessarie per operare con Entratel e Fisconline

Per usufruire dei servizi online dell’Agenzia delle Entrate, le persone giuridiche (come società, condomini e organizzazioni no profit) devono avvalersi di responsabili, gestori e incaricati degli invii. Ecco i loro compiti e come nominarli.

Perché i gestori
Società, condomini e organizzazioni senza scopo di lucro sono persone
giuridiche identificate da un codice fiscale numerico di undici cifre. Per le
imprese commerciali e quelle che offrono servizi, quasi sempre coincide con
la partita IVA.

Per le persone giuridiche, dall'1 settembre 2009 non si può più
entrare nel sito dei Servizi telematici con credenziali generiche (codice
Txxx per Entratel e codice fiscale numerico per Fisconline).
Il Garante della privacy, infatti, nel 2008 ha segnalato che in questo
modo le attività svolte rimanevano anonime.

Per esempio, il rappresentante legale non avrebbe mai potuto sapere chi avesse
inviato un F24 di importo errato o visualizzato dati riservati senza averne
titolo. Le transazioni registrate, infatti, contenevano solo il codice della
persona giuridica.

Per favorire una maggiore trasparenza, il Garante della privacy ha
chiesto di modificare le modalità di autenticazione per entrare nel sito
dei Servizi telematici. Lo scopo è poter sapere “chi fa
cosa” nel sito.

Di conseguenza, l'Agenzia delle Entrate ha creato le figure di:
responsabile
gestore
incaricato

Quella più conosciuta dagli utenti è il gestore degli
invii. È la persona fisica che si occupa materialmente di inviare documenti
informatici, leggere ricevute, consultare informazioni riservate di natura fiscale
e finanziaria per conto della struttura che l'ha nominato.

Responsabile, gestori e incaricati
Il responsabile di una persona giuridica è il suo rappresentante
legale
. Il responsabile deve nominare almeno un gestore, indicandolo
con il codice fiscale.
Il responsabile può nominare fino a un massimo di quattro
gestori
, per sopperire a eventuali assenze di qualcuno uno
di essi. Non è obbligatorio che nomini se stesso, a meno che non intenda
accedere anche lui nel sito.

Il gestore è una persona della quale il rappresentante
legale ha fiducia. Non deve essere necessariamente un dipendente dell'organizzazione
per cui lavora, ma può essere, per esempio, un parente, una persona amica
che abbia le competenze necessarie, l'operatore di uno studio che fornisce
consulenza fiscale. Una persona può essere nominato gestore
da più strutture.

Per accedere nel sito dei Servizi telematici, il codice fiscale del
gestore deve essere abilitato a Fisconline (o a Entratel,
per i professionisti consulenti fiscali). Dopo essersi autenticato con il codice
fiscale, per lavorare per conto della persona giuridica che
l'ha nominato il gestore deve:
• fare clic su Profilo utente, Scegli utenza di lavoro
• selezionare il codice fiscale della struttura, Invia, Vai
alla Home page
.

Per verificare di essere nel sito giusto, si guarda in alto a sinistra nella
pagina Web. Sotto la barra di navigazione orizzontale (Strumenti, Ricevute
e così via) devono apparire due righe:
• la prima che dice che il codice fiscale in sessione è quello
del gestore
• la seconda che dice che l'utente di lavoro è la persona
giuridica.

Quando lavora per conto della persona giuridica che l'ha nominato, un
gestore può:
• inviare dichiarazioni e altri tipi di documenti informatici all'Agenzia
delle Entrate
• interrogare e leggere le ricevute
• visualizzare i dati reddituali, finanziari e di altra natura registrati
nella banca dati del Cassetto fiscale
• attivare servizi aggiuntivi, come ricevere messaggi in posta elettronica
o in SMS sul cellulare che avvisano di novità o dell'avvenuta elaborazione
di documenti già inviati.

Oltre a svolgere tutte le attività disponibili del sito dei Servizi
telematici
, un gestore può:
• nominare o cancellare altri gestori dall'archivio
• nominare o cancellare un numero illimitato di incaricati.

Come i gestori, se sono abilitati ai Servizi telematici anche
gli incaricati possono utilizzare tutte le funzioni
del sito
per conto della persona giuridica. Non possono,
però, nominare o cancellare gestori
e incaricati dai rispettivi archivi.

Modalità di nomina dei gestori
Per una persona giuridica, la nomina dei gestori può essere fatta:
• compilando un apposito modulo cartaceo prelevabile in PDF dal sito
• direttamente via Internet.

Nel primo caso il foglio va completato con il timbro e la firma del rappresentante
legale e consegnato all'ufficio dell'Agenzia delle Entrate.
Per nominare, interrogare e cancellare l'archivio dei gestori di una persona
giuridica via Internet, invece, prima di tutto si deve accedere
ai Servizi telematici con il codice fiscale e la password
del rappresentante legale o di un gestore già nominato.

Se accede un rappresentante legale, deve:
• fare clic su Profilo utente, Funzioni incaricati per rappresentanti
legali

• inserire il codice fiscale della persona giuridica di cui è rappresentante
nell'apposita casella e confermare.

Nella pagina Web che appare, si possono inserire, interrogare o cancellare
dati dall'archivio dei gestori. Per aggiungerne uno, si inserisce il suo
codice fiscale nella casella e si conferma.

Se nel sito accede un gestore, deve:
• fare clic su Profilo utente, Scegli utenza di lavoro
• selezionare il codice fiscale della persona giuridica, Invia,
Vai alla Home page
• fare clic su Profilo utente, Funzioni relative agli incaricati.

Come in precedenza, a questo punto si possono gestire a piacere i dati dell'archivio
dei gestori e degli incaricati.

Modello in PDF per la nomina “manuale”
dei gestori

Inserimento di un gestore via Internet

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