Il caso utente / La casa farmaceutica ha adottato un sistema di archiving per 10.000 mailbox
La casa farmaceutica tedesca Boehringer Ingelheim ha adottato una soluzione di e-mail archiving per 10.000 mailbox gestite da 20 server Microsoft Exchange distribuiti nelle due sedi principali di Ingelheim e Biberach. Alla base del progetto c’era l’esigenza di scaricare i server, ormai saturati da un volume di posta in crescita del 25% anno su anno, senza perdere i messaggi, che devono essere conservati per alcuni anni.
Inizialmente, per far fronte al problema l’azienda decise di imporre un limite alle mailbox dei dipendenti, ma questo portava gli utenti a cancellare mail che sarebbe stato più opportuno conservare. Altri dipendenti hanno creato in modo autonomo archivi personali per i file, ma anche questo escamotage finì per creare problemi. L’unico modo efficace per aggiungere spazio per archiviare i messaggi sembrava essere quello di aumentare il numero dei server Exchange e di ridistribuire le mailbox, ma si trattava di una via impegnativa: spostare gli account può creare problemi e aumentare il numero di server significa non solo doverli acquistare ma anche incrementare i costi di gestione e back up.
L’alternativa, poi perseguita dalla società, era quella di un sistema di e-mail archiving dedicato. Fu scelta la soluzione della società americana Zantaz, abbinata a un server Oracle, per indicizzare l’archivio, su piattaforma Unix. Come criterio, si decise di archiviare tutti i messaggi ricevuti e inviati da più di quattro mesi, utilizzando due sistemi di storage separati, uno per ogni sede, accessibili in maniera trasparente dagli utenti, ovunque essi siano. La richiesta di accesso alle mail archiviate avviene attraverso Outlook: non è quindi necessario, per gli utenti, modificare le proprie abitudini. Il sistema indirizza in automatico la richiesta verso l’archivio giusto, o attraverso la rete locale o quella geografica. Una volta archiviate, le mail vengono ricercate anche attraverso il contenuto degli allegati, mentre con Exchange la ricerca si limita al corpo del messaggio.
Secondo la società, il sistema di archiving ha anche ridotto i tempi di disaster recovery e ha diminuito il tempo perso dagli utenti per “fare pulizia” fra gli archivi.
