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Backup e sincronizzazione documenti in cloud, sei soluzioni

Non dovrebbe servire una situazione nuova come lo smart working per aiutare a capire l’importanza di un backup e l’utilità della sincronizzazione. Ogni occasione è utile però per completare un passo avanti in termini idi scurezza.

Possibilmente, prima di aver sperimentato di persona cosa possa significare perdere definitivamente dei file a causa di un problema con il PC, di un virus o di qualsiasi altro imprevisto.

Grazie al Web inoltre, è possibile spingersi più in là della semplice copia su un supporto fisico. Si può infatti mettere al sicuro i propri dati nel cloud sfruttando uno dei diversi servizi, spesso gratuiti nelle versioni di base, apprezzando anche i vantaggi della sincronizzazione, la possibilità di caricare informazioni indistintamente da PC, tablet, Mac o smartphone e recuperarli indistintamente da un altro dispositivo.

Praticamente tutti i principali fornitori di software servizi cloud offrono anche funzioni di backup e sincronizzazione remota. Tra i primi a essersi diffusi però, alcuni prodotti specializzati conservano ancora un numero importante di utenti affezionati.

Il Box per mettere i dati al sicuro e ritrovarli

Uno di questi è certamente Box. Sviluppando il principio di fondo in base al quale l’utente possa gestire in file in cloud attraverso quella che all’apparenza sembra una qualsiasi cartella sul desktop, ha iniziato a raccogliere facilmente consensi. Tra il mondo aziendale prima, e poi gradualmente sempre più anche tra gli utenti singoli.

Aspetto importante, anche dopo l’ultima riorganizzazione dell’offerta, Box ha voluto mantenere un’offerta di base gratuita per gli utenti singoli. Uno spazio di 10 GB, accessibile da più dispositivii, sufficiente se non si vogliono copiare più di tante immagini e pochi video, con un caricamento massimo del singolo file di 250 MB. Per 9 euro al mese si sale a 100 GB e dimensione massima di 5 GB.

Per il mondo profesisonale invece, si parla di una serie di fasce di prodotto organizzate per spazio disponibile, ma anche per numero di utenti e volume di traffico. Un’impostazione utile anche al professionista o a chi comunque richiede un certo livello di prestazioni.

Di conseguenza, backup e sincronizzazione vengono considerate funzioni quasi scontate, all’interno di un’area orientata alla condivisione e alla comunicazione, con gli strumenti necessari per lavorare in gruppo senza una riferimento fisico comune.

In questa direzione va a anche la recente integrazione di Zoom, a complemento dei tanti strumenti proprietari di chat, revisioni e riunioni virtuali.

Per l’offerta minima di 100 GB con un massimo di 10 utenti e il salvataggio di 25 versioni per file, il canone parte da 4,50 euro al mese, con sottoscrizione annuale.

Da soli o in team, Dropbox ha spazio per tutti

Per certi versi simile la strategia adottata da Dropbox, altro specialista dedicato esclusivamente all’attività di backup e sincronizzazione in cloud.

In questo caso, rimane un’offerta di base gratuita, inserita nel contesto di una distinzione netta tra utente singolo e azienda. Come sempre in situazioni del genere la strategia è aiutare il cliente a scoprire i benefici di un servizio con una modalità gratuita, augurandosi che apprezzi e nel tempo senta l’esigenza di spingersi oltre, accettando di buon grado di pagare un canone.

Dropbox Basic mette così a disposizione gratuita 2 GB di spazio. Anche in questo caso, per sfruttarli si tratta di scaricare un piccolo modulo sul proprio PC, selezionare la cartella all’interno della quale dovranno essere inseriti tutti i file da copiare e lasciare che il software faccia il proprio lavoro.

In genere queste operazioni sono eseguite in background, alleggerendo quindi l’impatto sulle prestazioni. In genere inoltre, un piccolo simbolo di spunta viene aggiunto ai file per indicare lo stato dell’aggiornamento.

Servisse andare oltre, per 9,99 euro al mese Dropbox Plus permette di portare lo spazio a 2 TB, presumibilmente risolvendo i problemi per qualche tempo se non si fa troppo uso di foto e soprattutto e video.

Quando invece entra in gioco la necessità di collaborare in un team, allora si può iniziare a guardare a Dropbox Professional da 16,58 euro al mese e funzioni più avanzate per la gestione remota dei documenti.

Per i piani Business dove gli strumenti di condivisione acquistano importanza, con maggiori spazio, numero di utenti, volumi di traffico dati e assistenza diretta, si parte invece da 19,99 euro mensili per utente

La guida Google Drive verso un ecosistema completo

Per i maggiori fornitori di servizi Web, backup e sincronizzazione in cloud sono solo una delle vie utili per portare il cliente verso un servizio più completo, da ripagare almeno in parte concedendo l’uso dei proprio dati personali.

Google al riguardo è uno degli esempi. Il vero scopo di Drive è infatti integrarlo all’interno di un account personale dove sviluppare buona parte della propria attività. Dal semplice canale YouTube, fino alla creazione e gestione di documenti, fogli elettronici e presentazioni.

Facile quindi giustificare anche l’offerta iniziale di 15 GB di spazio a uso gratuito. Attraverso app per desktop o dispositivi mobili, nei quali riversare tutto quanto si desidera mettere al sicuro da imprevisti.

Oltre al backup, questo permette naturalmente l’accesso da più piattaforme, lo scambio e la condivisione senza dover inviare personalmente pesante file attraverso la posta elettronica o altri servizi online.

Sono solo alcune delle numerose funzioni messe a disposizione da Google, secondo una filosofia non molto diversa da quelle proposte sui sistemi Android. Aspetto da non sottovalutare, molto spesso ottimizzate per Chrome, quindi con il rischio di incontrare difficoltà usando gli altri browser.

Al livello superiore, si passa a One. Più spazio innanzi tutto, a partire da19,99 euro all’anno per 100 GB, ma anche assistenza diretta e possibilità di gestire più accessi a uso familiare.

Dalle applicazioni al cloud, la via Microsoft passa per OneDrive

Sulla stessa lunghezza d’onda si colloca Microsoft con OneDrive, seguendo però il percorso inverso. Partendo cioè dalle applicazioni, Office ma non solo, per estendere la portata gradualmente al cloud e integrarla con altri servizi.

Primo tra tutti, appunto backup e sincronizzazione. I vantaggi di fondo restano invariati. Copia, sincronizzazione e accesso da più dispositivi all’ultimo file salvato fanno parte del pacchetto Basic con 5 GB di spazio, incluse condivisione, cronologia versioni fino a trenta giorni e collaborazione, ma solo per i documenti Office.

L’obiettivo finale anche per Microsoft è attrarre l’utente verso il proprio ecosistema, facendo leva sul potenziale di Office. Presente in un modo o nell’altro sulla maggior parte dei computer, proposto via cloud permette da una parte di avere un maggiore controllo sulle licenze a dall’atra di no doversi più preoccupare di verisoni, aggiornamenti e patch.

Il tutto, racchiuso in Microsoft 365 Personal per 69 euro all’anno, naturalmente influenzati fortemente dal peso di Office. La disponibilità di spazio sale però a 1 TB, con in più le funzioni di sicurezza dei file, sia personale con condivisioni a scadenza e ripristino di file sia contro attacchi.

Nell’universo Amazon c’è spazio per tutto

Anche se con qualche limite in più, nella carrellata rientra anche Amazon Drive. Il sistema nel complesso è meno lineare rispetto agli altri. Importante però sottolineare come sia difficile classificarlo tra le funzionalità strategiche per l’azienda, per le quali sono previsti piani specifici.

Più che altro, una sorta di servizio in più per invogliare a sottoscrivere Prime e a lungo termine un canale di accesso ai servizi più estesi, e professionali di AWS.

In ogni caso, anche con la semplice registrazione, chiunque abbia mai acquistato su Amazon può contare su 5 GB di spazio remoto per copiare i propri file. L’intenzione è rivolta soprattutto a foto e video, non a caso con una sezione dedicata Photos, ma restando in Drive niente impedisce di caricare anche documenti.

È uno spazio passivo fino a quando la sincronizzazione non viene attivata espressamente, anche per lasciare libertà di scelta su cosa tenere in cloud e come. D’altra parte, permette di attivare anche il salvataggio automatico, per scongiurare il rischio di ricordarsi quando ormai è troppo tardi

Già con l’iscrizione a Prime, la disponibilità cresce. Illimitata per foto, fino a 5 GB solo per i video. Per chi ha bisogno di spingersi ancora oltre, si può salire a 100 GB o addirittura i TB, aumentando in proporzione anche il costo, rispettivamente a 19.99 euro e 99,99 euro all’anno.

Per gli utenti Apple, iCloud e altro

In un’ottica di servizio a tutto campo per un proprio cliente, non può mancare la voce Apple. Spazio quindi a iCloud, soluzione naturalmente pensata su misura prima di tutto per i propri utenti e aiutarli nel mettere a sicuro tutto quanto creato e modificato su Mac, iPad o iPhone.

In pratica, un tassello in più del proprio ecosistema molto ben delimitato, anche solo per evitare di vedere intrusioni dei rivali nei propri sistemi. Al tempo stesso convincere dell’utilità di restare in casa Apple nel momento di comprare un nuovo dispositivo.

Anche per questo, sulla falsariga di Microsoft, non mancano Pages, Numbers, Keynote e Note, le applicazioni dedicate a documenti, presentazioni e fogli di calcolo. In un gruppo di lavoro, facendo in modo che tutti possano vedere le modifiche in tempo reale.

Senza naturalmente rinunciare a qualche particolarità. Dalla possibilità di accedere ai messaggi da qualsiasi altro dispositivo con account Apple, all’estensione del backup utile per passare per esempio a un nuovo iPhone trasferendo tutto il necessario.

Caso raro per servizi di questo livello, iCloud prevede l’autenticazione a due fattori. Analogamente all’home banking, utilizza infatti codici temporanei inviati sul dispositivo utente alla richiesta di accesso.

Il servizio di base prevede 5 GB a uso gratuito. Per andare oltre, bisogna partire dai 0,99 euro al mese per sfruttare 50 GB, fino a 9,99 euro al mese per 2 TB, condivisibili però con la famiglia.

 

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