Le aziende stanno puntando sull’ automazione per erogare servizi a costi più bassi, e parallelamente raggiungere livelli di soddisfazione dei clienti superiori.
Il ritorno degli investimenti effettuati in automazione è ben documentato, sia a livello di vantaggi finanziari che di customer retention più elevata.
Ma non tutti gli sforzi tesi a implementare l’ automazione valgono allo stesso modo, e sono molte le aziende che non riescono a raggiungere gli obiettivi che si sono prefissati.
Integrare elementi di automazione in un’azienda richiede la definizione e pianificazione di una strategia. Con l’aiuto esperto di Cristian Meloni, Country Manager di Rubrik Italia, cerchiamo di evidenziare i rischi principali che si possono correre in questa fase.
Ricreare il workflow
Il primo errore che molte aziende compiono è quello di automatizzare i singoli passaggi di un workflow già esistente. Può sembrare una scorciatoia, visto che il workflow rappresenta una sorta di schema dei passaggi necessari per arrivare al risultato finale.
Ma i workflow creati a supporto di processi manuali spesso sono incentrati più sui task effettuati in precedenza che sul problema complessivo.
Si può pensare per esempio allo sviluppo di un processo per automatizzare la fatturazione sulla base dell’utilizzo del cloud. Il workflow esistente tipicamente avrà molti passaggi che prevedono una variazione manuale del risultato dello step precedente e una nuova formattazione, prima dell’invio alla persona seguente della catena.
Il processo crea un margine di errore importante, perché anche piccole modifiche interrompono di fatto l’intera catena. E questo conduce al secondo possibile errore.
Automatizzare task indipendenti
Limitazioni di budget e risorse rendono complessi i progetti di automazione più estesi, motivo per cui può essere consigliabile dividerli su più componenti minori. Ma molte aziende commettono l’errore di cominciare ad automatizzare i task indipendenti, con l’idea di creare solamente in seguito un quadro completo.
Automatizzare in questo modo porta a creare isole di codice o silos, la cui integrazione a posteriori richiede tipicamente un lavoro complesso e faticoso.
Tornando all’esempio precedente, gli sviluppatori dell’azienda avrebbero potuto realizzare un task di fatturazione, semplicemente introducendo un report pronto e producendo un file che venisse poi importato dal sistema di billing.
Si tratta di un’automazione che sicuramente riduce il tempo dedicato a questa specifica attività, da ore a minuti, ma non è detto che si riveli vincente nel suo complesso.
Se i team impegnati nelle fatturazioni fanno riferimento a dati esterni non trasferiti nel nuovo report automatizzato, il rischio di errori sulle fatture è molto alto. Ed è ancor più alto se team dipendenti tra loro automatizzano le loro attività in modo indipendente.
Applicare automazione alle policy esistenti
All’interno di un’azienda sono pochi i compiti più odiati del rivedere e riscrivere la documentazione che accompagna le policy esistenti. Le aziende fanno uso di queste policy come linee guida per l’automazione. Ma le policy interne sono tipicamente create partendo dai processi, e non dalle necessità di business.
Le policy di compliance in tema di protezione dei dati sono le principali responsabili di questo specifico errore, perché il trattamento dei dati è per sua natura un processo sensibile.
Queste policy sono spesso basate su azioni intraprese a seguito di un problema precedente, o sono state create con l’obiettivo specifico di superare un audit, cosa che di fatto le appesantisce di documentazione a corredo.
Il modo migliore per evitare questo possibile problema è quello di identificare gli obiettivi finali in termini di risultati, e non del modo in cui questi risultati vanno ottenuti.
Puntare sull’automazione è un modo efficace per migliorare la produttività di un’azienda e per abbassare i suoi costi complessivi di gestione.
Ma se l’automazione non viene programmata in modo lungimirante, può portare costi e difficoltà inattese. Per questo, è importante prendersi il tempo necessario per creare un workflow a prova di futuro, che sia del tutto in linea con le necessità di business.
