Automatizzare la gestione del punto vendita per ridurre gli sprechi

«La flessibilità della soluzione Oracle E–Business Suite Special Edition consente l’impiego anche a un’azienda in fase di start-up, offrendo un ambiente preconfigurato e numerose best practice pronte per l’uso» Domenico Scida, amministratore delegato di Food & Drink

Azienda attiva nel settore della somministrazione di cibi e bevande, la
genovese Food & Drink sta espandendo il proprio business
con l'apertura di molteplici esercizi in ambito cittadino e regionale. Da qui
l'idea di tenere aperti gli esercizi 24 ore su 24 e
ampliare il più possibile l'offerta, dalla caffetteria alla
ristorazione veloce. A fronte di questa evoluzione, l'organizzazione aziendale
doveva crescere di pari passo per non perdere il controllo diretto sui nuovi
esercizi. «Il nostro primo problema - ha affermato l'imprenditore
Domenico Scida - era il controllo della gestione perché la proprietà non
poteva assicurare una presenza diretta in ogni esercizio. Sentivamo la necessità
di avere un controllo sulle scorte, sui consumi, sulle vendite e, di
conseguenza, sulla redditività
».


Quale soluzione a tale problema, Food & Drink ha deciso di
automatizzare il più possibile la gestione. In questo senso, ha
dotato i suoi esercizi del sistema RDPOS di ObjectWay per la
gestione del punto vendita, con il modulo specifico per il settore
Ristorazione e Somministrazione
, basato su tecnologia Oracle
database
.


Risolto il problema del singolo punto vendita, Food & Drink ha scelto
Oracle E-Business Suite Special Edition per supportare al
meglio i processi di business. L'azienda si è dotata di un'organizzazione
costituita da una centrale acquisti, un magazzino per lo stoccaggio della merce
e la sua distribuzione “just-in-time” ai punti vendita, tenendo sotto controllo
i fabbisogni e gli ordini in tempo reale. Ha inoltre sfruttato la produzione
artigianale basata su ogni punto vendita, per fornire determinati prodotti anche
ad altri punti vendita della catena.


Per ottenere il completo controllo della filiera, Food & Drink ha
utilizzato l'interfacciamento tra Oracle E-Business Suite Special
Edition e RDPOS
, basato su J2EE, Web
Services
, Oracle Application Server e Oracle
Open Interfaces
, che ha consentito uno scambio dati rapido e preciso
tra centro e periferia. Questo processo di creazione della struttura di catena è
stato ottenuto nel giro di circa dodici mesi, tre dei quali sono stati dedicati
all'avviamento e al test del sistema Oracle E-Business Suite.


Obiettivi del progetto
I risultati che si era
riproposto di raggiungere Food & Drink con la nuova struttura informatica
prevedevano una gestione centralizzata automatica delle richieste di
approvvigionamento
dei punti vendita, la riduzione
dell'incidenza del costo della materia prima
e la gestione
amministrativa semplificata
per i punti vendita. A questi si dovevano
poi aggiungere la possibilità di gestire l'incremento del numero di
punti vendita e dei volumi complessivi mantenendo fissi i costi
indiretti
, una migliore capacità strategica della
direzione
, che doveva essere sgravata dal controllo operativo, e un
utilizzo spinto del web per il Back Office della sede centrale
e dei punti vendita.


Una soluzione Oracle, ideale anche per una Pmi in fase di
start-up
Dopo aver valutato la possibilità di una realizzazione
custom e aver analizzato i semplici pacchetti gestionali per le piccole imprese,
Food & Drink si è rivolta alla Suite Oracle per la piccola e media impresa.


«Il nostro partner di consulenza ObjectWay ci ha convinto che la
flessibilità della soluzione Oracle E-Business Suite Special Edition ne
consentiva l'utilizzo anche a un'azienda in fase di start-up, offrendo un
ambiente preconfigurato e numerose best practice sulla gestione di flussi
informativi pronte per l'uso. Inoltre, il sistema ci permetterà di gestire alti
tassi di crescita, senza bisogno di sostenere in futuro nuovi
investimenti
», ha dichiarato Domenico Scida.


«Dal punto di vista tecnico e implementativo, hanno giocato un ruolo
importante il facile interfacciamento tra Oracle EBSSE e RDPOS, grazie
all'apertura garantita dalle Open Interfaces e all'efficienza di Oracle
Application Server per i Web Services che attivano gli interscambi dati
»,
ha precisato Stefano Ghisaura, responsabile IT &
Operations
di Food & Drink. L'implementazione di Oracle
Applications
è avvenuta secondo il set up standard, facendo uso del
clone preconfigurato della Special Edition e operando le verticalizzazioni nei
processi realizzate da ObjectWay per il settore Retail & Distribution.


Riduzione degli sprechi e risparmio sulla spesa in materie
prime

I punti vendita della società, formalmente differenti dalla
sede centrale, inseriscono in modo diretto in Oracle Order Management
gli ordini
per il proprio approvvigionamento (l'inserimento può
avvenire in qualsiasi momento della giornata). Viene così automatizzato e reso
estremamente rapido un processo altrimenti gestito in modo cartaceo e lento.


La sede centrale può aggregare gli acquisti destinati a più punti
vendita su Oracle Purchasing
, seguendo la stagionalità e le date di
scadenza dei gruppi di prodotti; dai fornitori per maggiori volumi è previsto un
incremento della scontistica di fine anno fino al 10% sui costi attuali.


Aggiungendo a tutto ciò la flessibilità nella gestione delle scorte
fornita da Oracle Inventory
, Food & Drink è ora in grado di seguire
in modo ottimizzato le opportunità promozionali offerte dai fornitori. A tal
fine, non deve acquistare indiscriminatamente stock maggiori di determinate
merci, ma le basta analizzare le previsioni di consumo dei punti vendita
registrate sullo storico e incrociare puntualmente i dati degli acquisti con i
risultati delle vendite per prodotti e categorie ottenuti facilmente da RDPOS.


Con l'adozione di RDPOS Oracle E-Business Suite Special Edition, avvenuta
nell'ottobre 2004, e la produzione di una sola tipologia di prodotti concentrata
su un unico punto vendita che rifornisce gli altri, l'incidenza degli
sprechi sul costo della materia prima dei singoli punti è scesa dal 7% al
2%
.


Redditività sempre sotto controllo
L'attività nel settore
della ristorazione e della somministrazione al dettaglio è caratterizzata da
un'elevata polverizzazione delle transazioni, rendendo difficili i calcoli
manuali sulla redditività delle linee di prodotto. E ciò è ancor più vero nel
caso della produzione artigianale.


Per esempio, i punti vendita Food & Drink somministrano annualmente circa
250.000 caffè e 40.000 pizze, a cui devono corrispondere quantitativi ben
precisi (in kg) di caffè, pomodori pelati e così via.
Grazie al tracciamento
dettagliato dei dati di tutte le transazioni di “scontrinato” e al loro
immediato riversamento sui consumi di punto vendita (realizzabile con RDPOS),
i dati estratti dal Database Oracle vengono incrociati immediatamente
con quelli forniti da Oracle E-Business Suite
. A questo punto,
l'imprenditore può analizzarli comodamente con semplici strumenti di
produttività individuale, misurando e controllando le performance di
redditività
.


Il software su RDPOS a supporto della produzione interna dei punti vendita,
unito alla precisione del flusso informativo su Oracle E-Business Suite, ha
inoltre permesso di predisporre la tracciabilità alimentare
completa
sino alla somministrazione finale, ponendo Food &
Drink all'avanguardia anche dal punto di vista dell'attenzione ai
clienti
.

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