Archiviazione documentale digitale per agenzie assicurative

Easy Folder

Il patrimonio di business di broker ed agenzie assicurative è costituito dalle pratiche relative ai contratti sottoscritti dai loro clienti, ma le attività di conservazione vengono ancora effettuate producendo carta.

Ta Easy Folder per Broker ed Agenzie Assicurative è una soluzione per gestione e archiviazione dei documenti alternativa ai software di gestione documentale: si installa nel sistema multifunzione dove viene stampata la pratica originale firmata dal cliente e da lì in poi la vita del plico diventa digitale e viene automatizzata

Cosa accade nelle agenzie assicurative

Un’agenzia o un broker per creare l’archivio clienti completo di tutte le clausole sottoscritte, solitamente scansiona e salva in rete i documenti cartacei in formato elettronico.

Questo processo produce un volume di carta notevole e comporta una serie passaggi: prima la scansione in rete, poi bisogna trovare il numero con cui il documento scannerizzato è stato salvato, quindi va rinominato il file; infine, il nuovo file va spostato nella cartella di rete prescelta.

Diverse sono le criticità di gestione delle pratiche:

  • Si creano pile di documenti da memorizzare
  • I documenti sono siain formato cartaceo, sia digitale
  • La storia del cliente in caso di contratti con diverse compagnie assicurative è difficile da ricostruire
  • Per trovare un documento bisogna conoscere le varie le modalità di archiviazione adottate
  • La ricerca di documenti per contenuto nonè consentita dall’archiviazione per scansione

Un documento di un cliente nasce generalmente dopo aver stampato il documento dall’applicazione in cloud della compagnia di assicurazione, quando il cliente sottoscrive il documento che diventa l’originale da archiviare.  

Da questo momento interviene TA Easy Folder. I documenti vengono raccolti e messi nello scanner. Sul pannello di controllo compaiono dei pulsanti che servono per guidare la classificazione nel server di rete.

La logica di memorizzazione si imposta all’atto dell’installazione del servizio secondo le indicazioni del titolare e non dipenderà dalle decisioni autonome dei singoli operatori.

Per esempio, le agenzie multi brand catalogano preferibilmente per compagnia, ramo e cliente. Si possono anche impostare procedure di archiviazione per facilitare la memorizzazione dei documenti della clientela di origine straniera.

Si possono memorizzare documenti cartacei sulla multifunzione e quelli in formato digitale da posta o altra fonte direttamente sui pc, usando le medesime procedure operative.

Le copie scannerizzate verranno automaticamente salvate sul disco del server in pdf secondo categorie predefinite e quindi potranno essere ritrovate facilmente per contenuti del testo.

Ta Easy Folder per broker ed agenzie assicurative è fornito dal Gruppo Tadi di Cordenons (PN), distributore italiano dei prodotti per ufficio a marchio Triumph Adler.

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