Il benchmarking può essere considerato uno strumento dignostico in seno a un programma di miglioramento dell’area It offerte
Lo scorso anno, un’azienda commissionò un’analisi dell’infrastruttura It semplicemente perché voleva confermare il buon andamento della società. Alcune aziende non prenderebbero mai in considerazione la possibilità di investire su un’iniziativa di questo tipo, ma per questo utente si trattava evidentemente di un fattore importante. Le analisi fatte sull’azienda confermarono che stava in effetti offrendo livelli di qualità ed efficienza molto elevate, ma riscontrarono anche la possibilità di un risparmio dell’8% in varie aree, e l’analisi si è ripagata solo nel giro di qualche mese.
Come un’automobile, anche un’azienda richiede manutenzione preventiva per operare al meglio. Il benchmarking può rivelarsi uno strumento prezioso, che identifica le esigenze da soddisfare per migliorare o mantenere lo stesso livello di prestazioni. Qualche settimana fa parlavo con un conoscente che aveva dubbi sull’utilità del benchmarking. E, anche se sono evidentemente di parte, sostenevo che il benchmarking offre soluzioni concrete in molte situazioni. Ho presto compreso che lo scetticismo del mio interlocutore dipendeva dalla natura dell’analisi.
La sua esperienza si basava su un’analisi di alto livello che aveva prodotto risultati molto vaghi, non aveva consentito di individuare in concreto quali erano le aree problematiche in termini di performance e tanto meno come operare per migliorarle.
In realtà, oltre a valutare le prestazioni e identificare i problemi, il benchmarking deve costituire un elemento critico di un programma di miglioramento e gestione delle prestazioni.
Gli elementi da considerare
Quindi, come punto di partenza, ecco alcuni degli elementi da prendere in considerazione la prossima volta che deciderete di avviare un’attività di benchmarking:
– Pensare bene agli obiettivi. Che cosa si cerca di ottenere? Si desidera posizionare l’azienda su una scala o individuare best practice e driver di miglioramento delle prestazioni, e poi utilizzare queste informazioni per guidare il cambiamento?
– Andare in profondità. Comprendere che il benchmarking di alto livello è utile per avere una vista generale di ciò che si sta facendo, ma spesso è a livello di sotto-processo (o anche più in basso) che si annidano le cause di problemi di prestazioni e le chiavi per definire azioni correttive.
– Disporre dei dati giusti. Non c’è bisogno di dirlo, disporre di dati coerenti, aggiornati, precisi e nella giusta quantità è fondamentale perché un’analisi abbia un senso.
Ricordare che la riduzione dei costi non è fine a se stessa. Mentre gli obiettivi di iniziative di benchmarking possono essere spesso legati ad aree da tagliare, a volte la causa principale di prestazioni scarse è proprio la mancanza di investimenti It (o in personale o processi). In sostanza, il benchmarking dovrebbe essere considerato uno strumento diagnostico in seno a un programma di miglioramento continuo che i dipartimenti Ict dovrebbero adottare al fine di riuscire a mantenere la loro adeguatezza rispetto alle esigenze di business dell’azienda. Analisi di alto livello possono rilevare solo situazioni macroscopicamente migliorabili. Se si vuole implementare un percorso di efficientamento continuo, solo una diagnostica capillare è in grado di scovare sacche di inefficienza altrimenti non visibili.
