Acquisizione e archiviazione PaperPort può acquisire direttamente tramite scanner i documenti da archiviare, che possono così essere utilizzati in forma digitale, riponendo gli originali in un posto sicuro. Supporta scanner TWAIN o WIA (praticamente tu …
Acquisizione e archiviazione
PaperPort può acquisire direttamente tramite scanner i documenti da archiviare,
che possono così essere utilizzati in forma digitale, riponendo gli originali
in un posto sicuro. Supporta scanner TWAIN o WIA (praticamente tutti quelli
sul mercato), ed anche fotocamere se dotate di driver TWAIN/WIA.
Inoltre è dotato di driver di stampa speciali, in grado di creare file
PDF e Word dall’interno di qualunque applicazione Windows.
È possibile convertire automaticamente in file PDF pagine complesse
“testo+grafica a colori”, ed anche creare file PDF assemblando più
documenti grafici e testuali in un unico documento.
Peccato che PaperPort crei solo PDF standard (testo più elementi grafici
riconosciuti), e non “image+searchable text”, ovvero testo indipendente
sovrapposto all’immagine della pagina originale.
Quest’ultimo è l’unico formato adatto all’archiviazione
professionale di documenti, in quanto mantiene esattamente la grafica originale
della pagina, evitando che elementi grafici non riconosciuti non siano riprodotti,
e gli sovrappone testo indipendente, editabile ed indicizzabile.
PaperPort può creare PDF di questo tipo solo se viene acquistato e
installato anche l’OCR OmniPage, che dispone però di questa funzionalità
anche senza PaperPort. Utile anche la cattura di pagine Web, spesso difficili
da salvare e stampare.
Documind a differenza di PaperPort non è dotato di una sezione di acquisizione
diretta tramite scanner dei documenti che vogliamo archiviare, dunque dovremo
prima acquisirli tramite il software del nostro scanner, un software grafico
o un OCR, salvarli, e poi importarli negli archivi di Documind.
Gestione documenti
Un punto di forza di PaperPort è certamente il Desktop sul quale vengono
visualizzati come miniature tutti i file indicizzati.
Questa scrivania virtuale può mostrare documenti testuali, PDF, immagini,
pagine HTML, e dalla versione 10 documenti di diverso tipo (ad esempio un file
di Word più un file PDF più un’immagine JPEG) possono essere
combinati in un unico “documento multipagina” facile da consultare,
lasciando comunque immutati i file originali.
Cliccando due volte sulle miniature se ne apre una visuale ingrandita.
Ai documenti possiamo anche aggiungere annotazioni, sulle quali in seguito
potremo eseguire ricerche.
La parte sinistra dello schermo è dedicata all’elenco delle cartelle
in cui organizzare i documenti.
Possiamo aggiungere qualunque cartella presente sul nostro PC, o utilizzare
le cartelle predefinite, purtroppo pensate per un pubblico anglosassone (ci
sono cartelle dedicate a tasse e pensioni statunitensi), ma potremo in ogni
caso crearne noi di nuove.
In basso invece sono presenti pulsanti per inviare i documenti alle applicazioni
installate nel nostro sistema (Word, Excel, Photoshop…).
Le miniature sono grandi e chiare, in un angolo è presente un’icona
che ci ricorda l’applicazione di riferimento, e l’apertura dei file
è rapida. In definitiva è un vero piacere sfogliare i contenuti
del proprio hard disk con l’interfaccia di PaperPort. Documind nasce come
motore di ricerca, dunque non ha una sezione di gestione documenti paragonabile
a quella di PaperPort.
Mostra in una finestra i risultati delle ricerche e può visualizzare
direttamente i file trovati senza dover aprire le applicazioni che li hanno
generati, ma non possiede una vista tipo Esplora Risorse, mentre PaperPort dispone
del suo “Desktop” sul quale sono visualizzati come miniature i file
delle cartelle indicizzate.
Dunque per la gestione dei file gli utenti di Documind dovranno utilizzare
il normale “Esplora Risorse” di Windows.
Inoltre Documind non ha funzioni di conversione e creazione PDF.
Caratteristiche tecniche di PaperPort
Nome: PaperPort Professional
10
Produttore: ScanSoft
Sito Internet: www.scansoft.it
Sistema Operativo: Windows 98SE/ME/2000 SP4/XP SP1
Configurazione minima: Processore Pentium o equivalente, 128
MB ram, 150 MB spazio disco
Prezzo: 79 euro (Standard Edition), 149 euro (Pro) IVA
inclusa
Caratteristiche tecniche di Documind
Nome: Documind 5.0 Professional
Produttore: ABBYY/Novadys
Sito Internet: www.novadys.com
Sistema Operativo: Windows 98SE/ME/NT4 SP6/2000 SP2/XP
Configurazione minima: Processore Pentium 200 MHz, 64 MB RAM,
140 MB spazio disco. Raccomandati Pentium II 400 MHz e 128 MB RAM
Prezzo: 144 euro versione base IVA inclusa
A confronto le caratteristiche dei due programmi
e le nostre valutazioni
Caratteristiche | Documind 5.0 Professional | Paperport 10 Professional |
Installazione | **** | *** |
Rapidità di indicizzazione | ***** | *** |
Rapidità di ricerca | ***** | **** |
Raffinatezza operatori di ricerca | ***** | *** |
Ricerca testo in immagini | **** | ***** |
ricerca testo in e-mail | ***** | nd |
Mantenimento struttura originale cartelle indicizzate | **** | * |
Acquisizione da scanner | nd | **** |
Conversione e creazione PDF | nd | **** |
Gestione file | * | ***** |
Facilità d’uso | **** | ***** |
Prezzo | *** | **** |