Al via il protocollo informatico per le pubbliche amministrazioni

marzo 2004 Il 2004 è l’anno di entrata in vigore del “protocollo
informatico” per le amministrazioni. Per comprendere la portata
di questa innovazione, bisogna considerare come la pubblica amministrazione sia
davvero strategica per la diffusione dell’informatica nel mondo del lavoro
e della vita di tutti i giorni.

Oggigiorno, nei Paesi europei, allo Stato sono affidati molteplici compiti
che interessano moltissimi settori della vita individuale e sociale come il
lavoro, l’istruzione, lo sport solo per citare alcuni esempi di un fenomeno
quotidiano e universale.

Di conseguenza, le scelte tecniche delle Amministrazioni sono
destinate a pesare nell’assetto informatico complessivo del Paese, perché
spesso le soluzioni adottate a livello pubblico diventano poi degli standard
di fatto o di riferimento. Questo è tanto vero che i movimenti per il
software libero considerano già da tempo fondamentale che gli enti pubblici
adottino soluzioni open source.

Una storia iniziata nel 1997
Ma che cosa si intende di preciso per protocollo informatico? In realtà,
questa rivoluzione gestionale dell’operare delle amministrazioni, che
dovrebbe compiersi nel prossimo periodo, era iniziata già nel 1997.

Il protocollo, infatti, era stato previsto per la prima volta dall’art.
21 del DPR 513/97, il quale prevedeva che entro il 31 dicembre 1998
le pubbliche amministrazioni avrebbero dovuto provvedere alla gestione dei documenti
con procedura informatica al fine di consentire il reperimento immediato, la
disponibilità degli atti archiviati e l’accesso ai documenti amministrativi
per via telematica tra pubbliche amministrazioni e tra queste ed i soggetti
privati aventi diritto.
Sempre nel 1997, erano state varate le prime norme sul documento informatico.

Il termine originariamente previsto del 31 dicembre 1998, comunque, è
stato via via prorogato e l’intero sistema dovrebbe appunto entrare in
vigore nel 2004. Oggigiorno, il protocollo è confluito negli
articoli da 50 a 70 del DPR 445/2000, che poi è il testo unico
sulla documentazione amministrativa, da considerarsi l’attuale testo di
riferimento in materia.

A livello pratico, è molto importante la circolare AIPA 7 maggio 2001,
n° 28, che dice come deve essere confezionato un documento da inviare alle
amministrazioni che hanno adottato il nuovo sistema.

La via del digitale
Il protocollo informatico, dunque, non è altro che un sistema di memorizzazione
e trasmissione di tutti i documenti delle amministrazioni in formato digitale.
Il concetto, in sé banale, avrà importanti conseguenze sul modo
di vivere e lavorare di noi tutti.

Esso comporterà infatti, quando sarà realizzato pienamente,
in primo luogo la possibilità di trasmettere alle amministrazioni documenti
in formato digitale, cioè “documenti informatici”,
come ad esempio domande di concorso, istanze volte al rilascio di documenti,
autorizzazioni, certificati, licenze, concessioni e ciò – si noti – in
qualsiasi ambito di questo vasto “mare magnum” che è la Pubblica
Amministrazione (per cui ad esempio patenti, concessioni urbanistiche ed edilizie,
autorizzazioni, licenze per attività commerciali, rinnovi documenti e
così via).

In secondo luogo, l’utente potrà accedere molto più
facilmente ai documenti delle Amministrazioni, che saranno disponibili
in formato digitale e accessibili per via telematica, ovviamente previa autenticazione,
necessaria quando il documento non è accessibile a tutti e cioè
pubblico.

Ci saranno poi anche vantaggi interni per le Amministrazioni,
che tradizionalmente scontano un difetto di comunicazione tra loro e, addirittura,
tra stessi uffici di un medesimo ente, dal momento che sarà sufficiente
interrogare un server centrale di documenti per vedere in che stato si trova
una determinata pratica presso un certo organo o ufficio.

Infine, ci sarà una molta maggiore capacità dell’Amministrazione
di comunicare con gli utenti, tramite trasmissione alle caselle e-mail
degli stessi di documenti rilevanti: ad esempio un’azienda potrà
richiedere la trasmissione di tutti i bandi di appalto relativi ad un certo
contesto territoriale ed economico, un privato tutti i concorsi per un determinato
profilo professionale e così via.

Ovviamente, in tutti questi casi si avrà maggiore rapidità, efficienza,
trasparenza, con riduzione del carico di lavoro dei funzionari che, liberati
dallo “sportello”, potranno dedicarsi più intensamente alle
attività proprie dell’ufficio.

I passi
Evidentemente, il protocollo informatico potrà essere implementato solo
quando saranno stati adottati compiutamente anche il documento informatico
e la firma digitale, che sono i due strumenti fondamentali per realizzare
il sistema di gestione documentale previsto dal protocollo.

Sotto questo punto di vista, siamo certamente ad uno stato avanzato, dal momento
che la firma digitale è di fatto e di diritto già stata realizzata,
tanto che oggigiorno si può utilizzare tranquillamente, beneficiando
di tutte le disposizioni in materia.

Per il resto, è ovvio che il passaggio al nuovo sistema richiederà
uno sforzo organizzativo, gestionale ed umano enorme, vista l’importanza
del cambiamento e la netta differenza tra il vecchio e il nuovo regime.

L’esempio di Torino
Comunque, per tutti coloro che intendono inviare un documento ad una amministrazione
che, come ad esempio la Camera di commercio di Torino, ha già implementato
il protocollo informatico, le regole da seguire sono quelle dettate dalla già
vista circolare AIPA 7 maggio 2001, n° 28, cui vale comunque la pena dare
un’occhiata per rendersi conto di come funzionerà il nuovo sistema.

PER APPROFONDIMENTI
• www.interlex.it/pa/prot_norme.htm una raccolta di norme sul protocollo
informatico
• http://protocollo.gov.it/ il sito ufficiale del protocollo informatico

• www.cnipa.gov.it/ il sito del Centro nazionale per l’informatica
nella pubblica amministrazione (CNIPA, conosciuta precedentemente con il nome
di AIPA)
• www.to.camcom.it/ il sito della Camera di commercio di Torino, uno dei
primi enti ad avere già implementato il protocollo informatico