Agenzia Spaziale Italiana fa dematerializzazione in cloud

L’Agenzia Spaziale Italiana e Microsoft hanno presentato Office Automation, un progetto a supporto della trasformazione digitale che fa leva sul cloud per sostenere la dematerializzazione dei processi e di conseguenza recuperare efficienza e migliorare la condivisione e l’accesso alle informazioni.

Office Automation ha già consentito ad Asi di ottimizzare la gestione dei progetti spaziali e aerospaziali e di ridurre del 30% il tempo di lavoro medio di ogni istruttoria, con un importante vantaggio in termini di dispiegamento delle risorse: è già stato possibile risparmiare 12.000 ore uomo su base annua, per un valore di circa 700mila euro e di conseguenza ridurre i costi e dedicare le risorse ad attività a maggior valore aggiunto nel campo dell’osservazione della Terra e dell’Universo, del volo umano, delle telecomunicazioni, del trasporto spaziale, delle tecnologie e delle infrastrutture satellitari.

Il risultato è frutto della collaborazione strategica tra pubblico e privato, che nell’ultimo anno ha visto Agenzia Spaziale Italiana cooperare con Microsoft per introdurre nuovi strumenti di lavoro al passo con i tempi e per ripensare i propri modelli nel segno di questa innovazione tecnologica.

Digitalizzare i processi interni

È stato quindi sviluppato un portale per la digitalizzazione dei processi interni in linea con le esigenze di efficientamento dei servizi e in grado di garantire al contempo trasparenza e sicurezza.

Asi si occupa di un migliaio di progetti all’anno, che in passato venivano gestiti in modalità cartacea, con dispendio di energie per stamparli, firmarli, amministrarli e condividerli e senza poter beneficiare di un monitoraggio in tempo reale sullo stato di avanzamento dei lavori.

Con il portale realizzato da Asi in sinergia con Microsoft ora tutto viene gestito attraverso strumenti digitali alla portata di chiunque ovunque e in qualunque momento grazie al cloud, senza la necessità di installare software ad hoc sui dispositivi utilizzati.

I 250 dipendenti di Asi possono accedere a informazioni chiave via web, e-mail e documenti online e condividere contenuti utili in modo più rapido, ottimizzando così la gestione dei flussi di comunicazione e la reportistica sui progetti.

Al lavoro su Azure con Office 365

Office Automation fa leva sulla piattaforma tecnologica di Microsoft. L’intera infrastruttura è ospitata sul cloud Azure con vantaggi in termini di flessibilità rispetto ai picchi di utilizzo e scalabilità rispetto ai nuovi progetto di ASI, continuità operativa consentendo ai dipendenti ASI di accedere 24 ore su 24 ma anche assicurando integrità dei dati e disaster recovery, e infine sicurezza in linea con gli standard europei.

Il portale integra gli strumenti di comunicazione e collaborazione della piattaforma per la produttività cloud Office 365, che consentono ai dipendenti di ASI di consultare e modificare documenti ovunque e in qualunque momento attraverso qualsiasi device, di condividere informazioni in modo più immediato sfruttando anche le applicazioni di messaggistica e audio-videoconferenza di Skype for Business e di accedere a un archivio digitale sempre aggiornato grazie a OneDrive for Business.

I dipendenti di ASI possono anche utilizzare gli strumenti di analisi di PowerBI per elaborare dati spaziali e aerospaziali, ottenere confronti e visualizzare metriche in modo grafico, in modo da monitorare con più efficacia lo stato dell’arte dei progetti sui cui stanno collaborando. Il portale include anche una sezione per le FAQ e richieste dei dipendenti, gestita in modo automatizzato attraverso Azure Bot Framework.

Infine la gestione dei processi di ASI avviene con System Center Service Manager, che offre una piattaforma integrata per l'automazione e l'adattamento delle procedure per la gestione dei servizi IT.

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