Andrea Valle, senior business development manager
In un contesto come l’attuale, che richiede maggiore attenzione al controllo dei costi, all’ottimizzazione dei flussi di lavoro e dei processi di document management, anche in termini di compliance, è più che mai fondamentale per le aziende modificare il proprio modo di approcciare il documento lungo il suo intero ciclo di vita. La dematerializzazione ha raggunto uno stadio ulteriore, recentemente identificato con il termine smaterializzazione: un tema di grande attualità soprattutto alla luce del piano di e-government 2012 che chiede a tutte le organizzazioni, a partire dalla Pa ma senza escludere il privato, di investire nella digitalizzazione.
Certamente, lo scenario di un ufficio senza carta richiede ancora tempo, anche per una questione di change management che comporta un graduale abbandono della tradizionale abitudine alla carta stampata sempre, per ogni necessità e in molteplici copie.
Adobe, la cui strategia ruota da sempre attorno al documento, consiglia alle aziende di accelerare il passaggio a un nuovo approccio alla produzione e gestione dei documenti, per aumentare la sicurezza, limitare l’impatto sull’ambiente, massimizzare quello sul business in termini di risparmi sui costi diretti (fino all’80%) e ridurre i consumi di energia, carta e tempo. In questa direzione, le imprese hanno a disposizione soluzioni innovative che, da un lato ottimizzano i flussi documentali, dall’altro i sistemi di stampa.
Un’efficace strategia di document management non consiste nella semplice digitalizzazione del cartaceo, rendendolo disponibile in elettronico per condivisione, modifica e archivio dei documenti a lungo termine, ma anche nella possibilità di eliminare le inefficienze dovute a un utilizzo non ottimale di file, formati, archivi e sistemi di stampa.
