Combinando il formato Pdf con la flessibilità delle specifiche Xml, la società punta al mercato enterprise con tre soluzioni per automatizzare il passaggio dalla carta al digitale, semplificando lo scambio di informazioni: Adobe Designer, Policy Server e la tecnologia barcode 2D.
15 marzo 2004
Passaggio obbligato nella razionalizzazione dei processi, la migrazione dalla carta al digitale rappresenta una delle ultime urgenze aziendali, soprattutto negli ambiti caratterizzati da flussi cartacei consistenti.
In tutti questi casi potersi avvantaggiare di strumenti elettronici in grado di automatizzare le procedure è, infatti, la via migliore per aumentare la competitività sul mercato e abbattere la voce costi, velocizzando il time-to-market.
Sono proprio questi i benefici che Adobe si prefigge di offrire attraverso nuove soluzioni documentali intelligenti, che fanno leva sul successo e sulla diffusione dell’ormai decennale formato Pdf. Perno centrale della strategia enterprise della società di San Josè è un’architettura di documenti intelligenti, capaci di automatizzare le procedure di business e snellire le transazioni, facilitando la condivisione delle informazioni all’interno e al di fuori dei firewall.
In pratica, si tratta di una serie di soluzioni sempre più ampie e articolate che vanno dalla creazione di e-form all’acquisizione dei dati fino alla revisione, all’approvazione e alla distribuzione dei documenti elettronici. Terreno su cui la società si confronta con realtà come Microsoft, presente con l’offerta InfoPath, e come Cardiff Software, che basa la propria offerta sullo standard Xforms, specifica basata su Xml e varata dal W3c.
“Ai primi di marzo abbiamo rilasciato la beta di Adobe Form Designer- ha sottolineato Jonathan Knowles, technology strategist Intelligent Documents di Adobe -, un tool grafico point & click e drag & drop per la creazione di form Xml. Per l’elaborazione del modulo, accessibile come file Pdf o Adobe Xml Data Package, si possono scegliere diverse opzioni. Si può costruire da zero, importare uno specifico schemi Xml oppure impostare l’e-form su alcuni campi del database aziendale, cui è direttamente collegato, come con qualsiasi altra applicazione di back end. Il software è in grado anche di creare connessioni drag & drop nel Web service data language in modo da garantire l’integrazione dei servizi Web all’interno dei form stessi”.
Pensato per snellire i processi cartacei dei settori finanziari, assicurativi, manifatturieri e della Pa, Adobe Form Designer sfrutta la combinazione del formato Pdf con la specifica Xml, in grado di conferire grande flessibilità al modulo elaborato e ai dati contenuti. Un file Xdp è, infatti, un file Xml che compatta un Pdf nel formato Xml con i dati del modello e del modulo.
Il secondo rilascio di Adobe, collegato alle nuove soluzioni intelligenti, riguarda i codici a barre. Si tratta di uno strumento che intende supportare le aziende nel passaggio dalla carta al digitale, automatizzando l’acquisizione di dati che dovrebbero essere, altrimenti, imputati manualmente con i conseguenti inevitabili errori.
“La soluzione è composta da tre componenti – ha continuato Knowles -. Il primo, un plug in integrato nel Reader, sincronizza la compilazione dei moduli con l’update delle informazioni all’interno del campo del codice a barre, che non contiene solo i dati, ma anche lo snapshot criptato dell’intero form. Il secondo componente è, invece, inserito in Acrobat 6 Professional e permette di inserire i codici a barre a due dimensioni nei moduli creati, mentre il terzo componente, il software di decodifica, offre la possibilità di acquisire i dati e trasferirli nei sistemi di back end”.
I prodotti, attualmente in beta, saranno disponibili nella seconda metà del 2004.
L’ultima soluzione documentale su cui Adobe sta lavorando è Policy Server, uno strumento pensato per l’amministrazione delle politiche di sicurezza documentale.
“Con questo nuovo software – ha precisato Knowles – è possibile specificare chi può accedere, stampare, inoltrare e modificare i file Pdf, revocando in qualunque momento i diritti accordati”.
Il Policy Server, compatibile con i tutti i principali sistemi operativi che supportano Adobe Reader Client e sarà disponibile dalla fine del 2004.
“Il software fornisce un nuovo livello di controllo sui documenti del’impresa – ha continuato Knowles – permettendo alle organizzazione di proteggere la proprietà intellettuale e supportandole nella conformità alle normative a garanzia delle informazioni aziendali e personali”.
Il software si integra con i sistemi esistenti di autenticazione, policy, content e document management d’impresa oltre che con directory user management come Ldap, ActiveDirectory e directory e-mail.
Il formato Adobe Pdf, le cui specifiche pubbliche sono disponibili sul mercato da oltre dieci anni, è lo standard “de facto” nella distribuzione e nello scambio di documenti e moduli.
“Gli enti governativi e le aziende di tutto il mondo – ha commentato Carlo Viale, marketing manager di Adobe Italia – usano il formato Pdf per snellire la gestione di documenti e ridurre la quantità di documenti cartacei. La Food and Drug Administration statunitense lo richiede come formato standard per la presentazione in forma elettronica delle domande di approvazione dei medicinali, mentre le corti federali lo usano per l’archiviazione elettronica dei casi. In Italia il formato Pdf è accettato dall’Autorità per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (Aipa) e dalle Camere di Commercio, che in seguito alla Legge 340 del 2000 obbligano le aziende all’invio telematico di tutta la documentazione inerente il Registro delle Imprese. Entro la fine di marzo sarà fatto anche un annuncio congiunto con Infocamere, mentre il ministero delle Attività Produttive permette già l’uso del formato Pdf dal 20 marzo 2003”.
Nel nostro Paese la Pubblica Amministrazione sembra essere particolarmente attiva nella promozione del formato Pdf. L’Inps, per esempio, è stata una delle prime realtà pubbliche a sperimentare le soluzioni Adobe per ottimizzare la gestione documentale. La politica di riduzione dei flussi cartacei attraverso l’ampliamento dei canali telematici ha portato l’Istituto a offrire servizi di distribuzione, compilazione e invio della modulistica istituzionale via Internet. In particolare, la tecnologia Pdf ha permesso all’Inps la modificabilità immediata della modulistica e l’abbattimento completo dei costi tipografici. Con l’intento di migliorare il servizio, ridurre l’interazione agli sportelli, i costi e i disagi per l’utenza, recentemento l’Istituto ha scelto di potenziare e differenziare ulteriormente i canali Internet e call center, avviando una fase di sperimentazione per consentire agli utenti di salvare e inviare i modelli in formato Pdf direttamente via Internet.
Attraverso l’uso di Adobe Document Server for Reader Extensions 5.0 è, infatti, possibile attribuire speciali diritti d’uso a documenti e moduli Pdf per la loro compilazione sia online sia offline con il solo Adobe Reader-
Sulla base del Portable Document Format sono stati, tra l’altro, sviluppati alcuni standard, tra cui la specifica Iso Pdf/X per la distribuzione di materiale pubblicitario destinato alla pubblicazione e Iso Pdf/E.
“La forza del Pdf – ha affermato Knowles – è la garanzia di un formato che fa conservare ai documenti un look & feel simile alla carta, oltre al fatto di essere pubblico e accessibile attraverso un client gratuito”.
Sul mercato dell’e-form sta però emergendo un nuovo standard, Xforms, varato dal W3c. Adobe ha parteciapto fin dall’inzio alla sua definizione e ha già pronta la speifica Xfa in grado di integrarsi con Xforms non appena sarà a un certo livello di diffusione sul mercato.
L’architettura dei documenti intelligenti di Adobe si basa su tre elementi fondanti, ossia il client universale, il documento intelligente e i servizi documentali. Il primo componente garantisce l’accesso ai documenti da qualsiasi tipo di dispositivo, dal desktop al notebook, dai Pda ai cellulari, fino ai chioschi informatici, attraverso la combinazione del software gratuito Adobe Reader e il browser Web.
Il secondo componente, il documento intelligente, conserva le caratteristiche dei documenti statici, come il look & feel della carta, aggiungendo funzioni di logica di business per una migliore integrazione con le applicazioni aziendali. Questi documenti sono strutturati su tre livelli funzionali. Il primo è il livello di presentazione, che permette la creazione di documenti di elevata qualità grafica e di contenuto.
Il secondo livello, cui appartengono gli elementi di sicurezza, è rappresentato dalla logica di business in grado di far incorporare calcoli e convalide al documento. Il terzo livello, infine, è costituito dal trasporto dei dati Xml per l’acquisizione dei dati e il loro trasferimento all’interno delle applicazioni aziendali.
L’ultimo componente dell’architettura Adobe è costituito dai servizi documentali, in grado di creare e integrare i documenti intelligenti con le applicazioni e i processi dell’azienda. Le loro funzioni principali sono quattro, ossia la collaborazione, per snellire i processi tra gli utenti e velocizzare i cicli di revisione; la creazione di documenti, per creare documenti personalizzati; la progettazione di moduli che contengono elementi di logica di business e si basano su Xml; infine, la gestione di processi, per semplificare le transazioni aziendali.
