Il 64,5% dei manager italiani ritiene che l’intelligenza artificiale abbia aumentato le aspettative di produttività dei propri team, mentre il 56,5% riferisce che il carico di lavoro è rimasto invariato oppure è cresciuto. Soltanto un terzo osserva una diminuzione delle attività da svolgere, a conferma di quanto sia ancora difficile tradurre i miglioramenti ottenuti attraverso l’automazione in una maggiore efficienza dell’intera organizzazione, soprattutto quando informazioni, applicazioni e processi rimangono separati.
Il divario tra potenziale tecnologico e risultati emerge dal Factorial Business Facts Index 2026, presentato il 9 ottobre a Milano durante il Factorial Summit. La ricerca, realizzata da Dynata nell’agosto 2026, ha coinvolto 3.760 dirigenti, senior manager e responsabili operativi di aziende con almeno 50 dipendenti in Italia, Spagna, Germania, Francia e Portogallo, approfondendo gli effetti dell’AI sull’organizzazione del lavoro, sulla gestione delle risorse e sui processi aziendali.
Ne emerge una trasformazione ancora incompleta, nella quale le imprese chiedono ai dipendenti di produrre di più grazie all’intelligenza artificiale, ma continuano a dedicare una parte significativa del tempo alla ricerca di informazioni, alla riconciliazione di dati discordanti e alla gestione di applicazioni che svolgono funzioni sovrapposte, riducendo così i benefici ottenibili dagli investimenti tecnologici.
L’AI aumenta la produttività attesa, mentre il carico di lavoro resta elevato
In Europa, sette manager su dieci dichiarano che l’introduzione dell’intelligenza artificiale ha aumentato le aspettative sui risultati dei dipendenti, una tendenza che interessa tutti i mercati analizzati, sebbene risulti particolarmente accentuata in Spagna e leggermente meno marcata in Italia.
L’aumento delle aspettative non coincide però con una diminuzione delle attività quotidiane, dal momento che quasi due terzi dei dirigenti europei riferiscono un carico di lavoro rimasto invariato oppure cresciuto dopo l’adozione dell’AI. In Italia la situazione appare moderatamente migliore, ma anche nel nostro Paese prevalgono i manager che non osservano una riduzione, suggerendo che l’automazione delle singole attività possa accompagnarsi a un incremento delle richieste rivolte ai dipendenti senza modificare necessariamente il funzionamento complessivo dell’organizzazione.
Secondo Nicola Laganà, Vicepresidente del marketing di Factorial, “L’AI può rendere più veloci molte attività individuali, ma la produttività è un risultato organizzativo, non individuale. Se l’AI resta uno strumento in più, scollegato dai sistemi, dai dati e dai processi in cui il lavoro avviene davvero, non semplifica la vita alle aziende: alza le aspettative senza ridurre il lavoro”.
La questione investe anche la distribuzione dei benefici economici derivanti dall’automazione, perché la maggioranza dei manager europei ritiene che i dipendenti capaci di produrre sensibilmente di più grazie all’AI dovrebbero ricevere una retribuzione maggiore, pur mostrando una preferenza per aumenti contenuti anziché proporzionati ai miglioramenti di produttività. In Italia questa posizione è particolarmente diffusa, mentre la Germania presenta una maggiore propensione a collegare direttamente gli incrementi salariali ai risultati ottenuti.
Anche le prospettive occupazionali rimangono incerte, con i dirigenti europei divisi in tre gruppi di dimensioni sostanzialmente equivalenti tra quanti prevedono, nei prossimi tre anni, una riduzione degli organici, una situazione stabile oppure una crescita. L’incertezza riflette una trasformazione che sta modificando le mansioni prima ancora della struttura occupazionale, poiché l’AI assume progressivamente attività amministrative e ripetitive e ai dipendenti vengono richieste maggiori capacità di supervisione, valutazione e gestione delle eccezioni.
La frammentazione tecnologica assorbe una parte consistente del lavoro manageriale
La disconnessione tra sistemi informativi rappresenta una delle principali fonti di inefficienza delle organizzazioni europee, tanto che quasi la metà dei manager intervistati dichiara di perdere tra il 20% e il 30% del proprio tempo lavorativo per recuperare informazioni disponibili in altri dipartimenti, verificare dati discordanti o ripetere operazioni già eseguite altrove.
Le difficoltà derivano spesso dalla stratificazione delle applicazioni introdotte nel tempo per rispondere alle esigenze delle singole funzioni aziendali, senza un corrispondente lavoro di integrazione che permetta alle informazioni di circolare tra i diversi sistemi. Ne consegue una frammentazione che richiede continui interventi manuali e che finisce per coinvolgere anche gli investimenti software: oltre quattro aziende italiane su dieci pagano almeno due applicazioni che svolgono sostanzialmente la stessa funzione, una situazione diffusa in misura analoga negli altri mercati europei.
Alla duplicazione della spesa si aggiunge il costo del continuo passaggio tra applicazioni, che secondo circa due terzi dei manager compromette la concentrazione sulle attività strategiche, sottraendo tempo alla pianificazione, all’analisi e alla gestione dei collaboratori. La preferenza espressa dalla maggioranza dei dirigenti europei, italiani compresi, per ambienti applicativi più centralizzati riflette quindi l’esigenza di ridurre il numero di strumenti e migliorare la condivisione delle informazioni, prima ancora di introdurre ulteriori funzionalità.
Il costo della disconnessione supera i 340 mila euro annui in un’azienda italiana di mille dipendenti
Utilizzando le risposte dei manager e i dati Eurostat sulle retribuzioni nei diversi Paesi, Factorial ha stimato il valore economico delle inefficienze informative, quantificando in 343.731 euro annui il tempo manageriale assorbito dalla disconnessione in un’azienda italiana di 1.000 dipendenti. Per un’impresa di 500 persone il costo stimato scende a circa 172 mila euro, mentre per un’organizzazione di 250 dipendenti si attesta intorno a 86 mila euro.
La media europea, riferita a un’azienda di mille dipendenti, si colloca intorno ai 383 mila euro, con valori superiori in Germania e Francia, dove incidono le differenze nei livelli retributivi e nella composizione degli organici manageriali. Il calcolo considera il valore del tempo di lavoro impiegato per gestire informazioni frammentate e attività ridondanti, al quale possono aggiungersi i costi delle licenze software sovrapposte e le conseguenze economiche degli errori operativi.
La mancanza di integrazione limita inoltre la capacità delle aziende di controllare la spesa tecnologica: meno di un terzo dei dirigenti europei conosce con precisione quanto viene destinato a software utilizzati raramente o mai, mentre la maggioranza dispone soltanto di stime approssimative.
Difficoltà analoghe interessano la gestione finanziaria, dove appena un manager europeo su quattro è in grado di verificare immediatamente se un dipartimento sta rispettando il proprio budget. Negli altri casi occorre richiedere informazioni ai colleghi oppure attendere la riconciliazione dei dati, con tempi che possono estendersi a diversi giorni e che riducono la tempestività delle decisioni.
In Italia la frammentazione dei sistemi provoca anche errori e affaticamento organizzativo
L’approfondimento dedicato al mercato italiano evidenzia conseguenze che vanno oltre il tempo lavorativo e i costi delle applicazioni, coinvolgendo direttamente l’affidabilità dei processi e le condizioni in cui operano i responsabili aziendali.
Il 33,1% dei manager italiani dichiara di aver commesso almeno un errore grave, con perdite economiche dirette o danni reputazionali, a causa di software che non comunicano correttamente tra loro. Per il 14,5% degli intervistati si è trattato di un episodio isolato, mentre il 18,6% riferisce errori ripetuti, segnalando la persistenza di problemi operativi che possono ripresentarsi quando le informazioni rimangono distribuite tra sistemi separati e vengono utilizzate senza adeguati meccanismi di verifica e aggiornamento.
Anche il benessere organizzativo risente della complessità informatica, poiché la necessità di ripetere controlli, trasferire manualmente informazioni e coordinare attività distribuite tra applicazioni differenti sottrae attenzione al lavoro a maggiore valore aggiunto. Tra i manager italiani chiamati a descrivere le conseguenze dell’utilizzo di molteplici strumenti disconnessi, la stanchezza è il sentimento più diffuso, indicato dal 35,3% degli intervistati, davanti all’indifferenza e alla frustrazione.
Il problema interessa anche organizzazioni con un patrimonio tecnologico articolato: circa un’azienda italiana su dieci utilizza almeno sette software diversi per la gestione delle persone, delle finanze e delle attività operative, con l’8,3% che ne impiega da sette a dieci e il 2,5% che supera questa soglia.
La stratificazione delle applicazioni può rendere più complessa anche l’introduzione dell’intelligenza artificiale, soprattutto quando gli agenti devono operare su dati distribuiti tra sistemi che utilizzano modelli informativi, autorizzazioni e procedure differenti, richiedendo un lavoro preliminare di integrazione per consentire l’esecuzione coerente dei processi.
L’AI è diffusa nelle aziende europee, ma l’integrazione nei processi rimane limitata
La diffusione dell’intelligenza artificiale presenta una distanza considerevole tra disponibilità degli strumenti e integrazione nelle attività aziendali, con meno di un’azienda europea su dieci che dichiara di aver integrato pienamente l’AI nella maggior parte dei processi e circa tre su dieci che la utilizzano regolarmente soltanto in determinate funzioni. La maggioranza delle organizzazioni si trova ancora in una fase di sperimentazione oppure impiega la tecnologia in attività occasionali e circoscritte.
L’Italia si colloca leggermente sopra la media europea per integrazione completa, ma condivide le difficoltà degli altri Paesi nel trasformare l’adozione tecnologica in una capacità operativa diffusa, come emerge dalla differenza tra l’accesso ai software gestionali e il loro utilizzo per attività a maggiore valore aggiunto.
Anche nelle aziende che dispongono di applicazioni dotate di funzionalità AI, infatti, soltanto una minoranza dei dipendenti le sfrutta sistematicamente per analizzare dati, pianificare attività, preparare report o supportare decisioni, mentre l’impiego quotidiano rimane spesso concentrato sulle operazioni più semplici.
Il divario tra disponibilità delle licenze e utilizzo effettivo emerge con particolare evidenza nei dipartimenti informatici italiani, dove soltanto il 19% degli intervistati dichiara di utilizzare la maggior parte delle licenze AI disponibili, mentre il 34,9% riferisce di sfruttarne circa la metà. La presenza di applicazioni separate dall’ambiente operativo abituale può contribuire a questa situazione, richiedendo ai dipendenti di trasferire informazioni, cambiare interfaccia e ricostruire manualmente il contesto necessario per ottenere risultati utili.
Gli agenti AI assumono compiti amministrativi, ma l’autonomia resta circoscritta
La progressiva introduzione degli agenti AI sta modificando il rapporto tra automazione e supervisione umana, sebbene nelle imprese europee prevalgano ancora modalità operative nelle quali le persone mantengono il controllo delle decisioni e l’intelligenza artificiale viene utilizzata per preparare documenti, sintetizzare informazioni, rispondere a domande oppure svolgere attività amministrative di routine sottoposte a verifica.
Soltanto il 6,9% delle aziende europee affida attualmente all’AI attività gestite autonomamente dall’inizio alla fine, una quota che, secondo le previsioni degli intervistati, potrebbe più che raddoppiare entro dodici mesi, accompagnando il progressivo passaggio dall’assistenza individuale all’esecuzione di processi più articolati.
In Italia l’adozione degli agenti rimane prudente, con il 14,3% delle aziende che ancora non li utilizza e appena il 4,9% dei dirigenti disposto ad attribuire loro livelli di autonomia e responsabilità paragonabili a quelli di una persona nella maggior parte dei reparti. Questa cautela convive tuttavia con una diffusione crescente dell’AI in numerose attività aziendali, soprattutto dove le applicazioni consentono di mantenere una supervisione umana sulle operazioni eseguite.
Nella gestione delle risorse umane, la collaborazione tra persone e intelligenza artificiale è già relativamente frequente nella formazione, nella gestione delle assenze, nelle valutazioni delle performance e nella preparazione delle buste paga, mentre nel recruiting l’Italia presenta una diffusione superiore alla media europea, con oltre un terzo delle aziende che utilizza l’AI a supporto delle attività di selezione. L’automazione dei processi di onboarding risulta invece meno sviluppata, anche se rientra tra le aree nelle quali è attesa una maggiore collaborazione tra persone e sistemi intelligenti.
Nell’area finanziaria, l’intelligenza artificiale viene impiegata soprattutto nella pianificazione dei budget, nel monitoraggio delle spese e nella preparazione dei report, attività per le quali le aziende prevedono un’ulteriore crescita dell’utilizzo nei prossimi dodici mesi. La possibilità di analizzare informazioni distribuite, individuare scostamenti e predisporre documenti di sintesi rende queste funzioni particolarmente adatte alla collaborazione tra operatori umani e agenti, a condizione che i sistemi dispongano di dati coerenti e aggiornati.
Integrazione e supervisione umana sono le condizioni principali per fidarsi degli agenti AI
La fiducia negli agenti AI dipende in misura rilevante dalla possibilità di integrarli nei processi aziendali mantenendo il controllo sulle operazioni eseguite, come emerge dalle risposte dei dirigenti europei, che indicano l’integrazione nei software già utilizzati e la supervisione umana delle decisioni più importanti come le due condizioni considerate maggiormente rilevanti, con percentuali pressoché equivalenti.
Seguono la conformità alle normative europee in materia di dati e intelligenza artificiale, la presenza di regole aziendali per delimitare le attività consentite e la tracciabilità delle operazioni eseguite dagli agenti, elementi che contribuiscono a definire le condizioni organizzative e tecnologiche necessarie per affidare ai sistemi autonomi responsabilità progressivamente maggiori.
L’integrazione permette agli agenti di accedere alle informazioni e ai processi necessari per svolgere un compito, mentre autorizzazioni, controlli e registrazione delle attività consentono di governarne il comportamento e verificare le operazioni compiute. Per le imprese diventa quindi essenziale inserire l’AI nei meccanismi di responsabilità già presenti nell’organizzazione, definendo quali attività possano essere delegate e quali decisioni richiedano invece l’intervento delle persone.
Factorial One integra l’AI nei dati e nei processi aziendali
Factorial collega le conclusioni della ricerca alla propria strategia di sviluppo di una piattaforma integrata per la gestione delle risorse umane, dell’amministrazione, delle finanze e delle attività operative, nella quale le funzionalità di intelligenza artificiale possono utilizzare le informazioni già disponibili nei sistemi aziendali.
La proposta comprende Factorial One, un agente AI progettato per operare sul contesto informativo e organizzativo presente nella piattaforma, attraverso tre modalità di interazione che comprendono l’interrogazione dei dati aziendali, la delega di attività e l’automazione dei processi ricorrenti.
Attraverso richieste in linguaggio naturale, l’utente può ottenere informazioni relative alla gestione delle persone e alle attività aziendali, mentre le capacità di delega comprendono la preparazione di offerte di lavoro, procedure interne, piani di onboarding, sondaggi e dashboard. Le funzioni di automazione riguardano invece l’esecuzione di attività periodiche, la generazione di report e la segnalazione delle situazioni che richiedono un intervento umano, con la possibilità di utilizzare informazioni aggiornate senza doverle trasferire manualmente tra applicazioni differenti.
Factorial indica tra le caratteristiche della soluzione l’utilizzo di autorizzazioni basate sui ruoli, la gestione dei dati nell’Unione europea e la crittografia, insieme alla conformità al GDPR, aspetti che assumono particolare rilevanza quando gli agenti operano su informazioni relative ai dipendenti e ai processi amministrativi.
“La sfida non è avere più AI, ma integrarla nel modo in cui le aziende lavorano. E, come azienda nata in Europa, conosciamo da vicino la realtà delle imprese europee. Per questo crediamo che non basti un’AI che conosca il mondo, ma che conosca anche la tua azienda”, afferma Nicola Laganà.
L’utilizzo di un ambiente applicativo condiviso può facilitare l’accesso degli agenti alle informazioni e ridurre le operazioni necessarie per trasferire dati tra strumenti differenti, mentre la qualità dei risultati dipende dall’affidabilità dei dati, dall’effettiva copertura dei processi e dalla capacità delle imprese di razionalizzare le applicazioni esistenti. La trasformazione descritta dal Business Facts Index riguarda quindi anche l’organizzazione del lavoro, la progettazione dei flussi operativi e la distribuzione delle responsabilità tra persone e sistemi automatizzati.
