Software e consigli per un corretto backup delle e-mail

Ottobre 2009 Quando si parla di backup della posta elettronica ci
si trova di fronte a un vero e proprio paradosso. Si tratta infatti di una delle
operazioni più importanti per la propria attività lavorativa e
per i contatti personali, ma paradossalmente è una delle meno agevoli
da eseguire. L’importanza di creare copie di sicurezza delle proprie e-mail
è oggi evidente a chiunque: la posta elettronica è ormai un mezzo
universalmente diffuso per comunicare sia in ambito personale che lavorativo,
e i messaggi e-mail contengono spesso informazioni importanti, talvolta insostituibili,
sia che si tratti delle congratulazioni per la nascita del proprio figlio ricevute
da un amico lontano, sia che il messaggio contenga istruzioni ricevute da un
cliente della propria attività professionale. Quando un guasto al disco
rigido, un blackout improvviso, un bug software o un attacco virale fanno perdere
di colpo tutte le proprie e-mail, si rischia di trovarsi da un momento all’altro
senza informazioni fondamentali per portare a termine un’importante commessa
per la propria azienda.

Tanto importante è la posta in gioco, che ci si attenderebbe dai produttori
dei software e-mail più diffusi una procedura semplice o addirittura
automatizzata per effettuare il backup delle proprie e-mail. Il buon senso suggerirebbe
ad ogni client e-mail di visualizzare in bella evidenza un pulsante che con
un solo clic effettui una copia di sicurezza della posta elettronica in esso
archiviata, oppure che ogni giorno venga eseguito un backup incrementale con
tutti i nuovi messaggi ricevuti e inviati. Invece la realtà è
totalmente opposta: i software e-mail più utilizzati sono privi sia di
funzioni automatiche di backup sia di semplici procedure manuali per salvaguardare
i propri messaggi. E c’è di peggio: i percorsi, i formati file
e le modalità di salvataggio dei messaggi sembrano studiati apposta per
rendere estremamente complicato anche il backup manuale delle proprie e-mail,
e per rendere invece estremamente semplice perdere tutti i propri messaggi anche
per una semplice distrazione.

Ma dove sono i messaggi?
Alcuni esempi possono chiarire meglio la situazione. Il client di posta elettronica
già presente con le varie versioni di Windows sino a XP compresa, ovvero
Outlook Express, memorizza i messaggi sotto forma di file DBX: un file DBX contiene
tutta la posta inviata, un altro tutta quella ricevuta, e così via. I
file si trovano in un percorso che è un vero ginepraio: C:\Documents
and Settings\NOME- UTENTE\Impostazioni locali\Dati applicazioni\Identities\IDVARIABILE\Microsoft\Outlook
Express. Dunque, chi pensasse di effettuare una copia di backup dei suoi
messaggi deve andare a trovare i file DBX seguendo questo percorso, ostacolato
sia dal fatto che le cartelle NOME-UTENTE e IDVARIABILE hanno un nome diverso
da sistema a sistema, sia dal problema non indifferente che le cartelle Impostazioni
locali e Dati applicazioni sono nascoste, dunque per poterle visualizzare è
necessario cambiare le impostazioni di Esplora Risorse.

La situazione non è migliorata con Windows Mail, il client che ha sostituito
Outlook Express in Windows Vista: in questo caso i file hanno formato EML, e
ogni messaggio corrisponde a un singolo file EML. Essi sono raccolti in cartelle
chiamate Inbox, Outbox ecc., le quali si trovano in C:\Utenti\NOMEUTENTE\AppData\Local\Microsoft\Windows
Mail\Local Folders. Dunque anche in questo caso non è per nulla
semplice trovare i propri messaggi, anche se rispetto ad Outlook Express c’è
il vantaggio che i messaggi sono salvati come singoli file EML invece che tutti
insieme nei file archivio DBX, il che rende possibile copiare o ripristinare
singoli messaggi invece delle intere cartelle della posta in arrivo o inviata.

Almeno in Microsoft Outlook, il client di posta incluso in Microsoft Office,
ci si attenderebbe una gestione più razionale considerando il target
business della suite Microsoft. Invece i messaggi sono memorizzati tutti insieme
in un singolo file PST, che contiene anche tutti gli appuntamenti del Calendario
e la rubrica contatti di Outlook. Il percorso del file è anche in questo
caso criptico: C:\Documents and Settings\NOMEUTENTE\Impostazioni locali\Dati
applicazioni\Microsoft\Outlook sotto Windows XP, e C:\Utenti\NOMEUTENTE\App-Data\Local\Microsoft\Outlook
se si usa Windows Vista.

Infine, si potrebbe pensare che i produttori del programma di posta non Microsoft
più diffuso, ovvero Mozilla Thunderbird, abbiano pensato di rendere più
semplice trovare i propri messaggi per eseguirne il backup. Invece Thunderbird
memorizza i messaggi di ciascuna cartella (posta in arrivo, posta inviata e
via dicendo) in due file: uno senza estensione (in realtà in formato
MBOX) che contiene i messaggi in formato testo) e uno con estensione MSF (che
contiene gli indici), e li pone in C:\Documents and Settings\NOMEUTENTE\Dati
applicazioni\Thunderbird\ Profiles\IDCASUALE.NOMEPRO- FILO\Mail\NOMEACCOUNT-
POSTA (C:\Utenti\NOMEUTEN-TE\AppData\Profiles\IDCASUA- LE.NOMEPROFILO\Mail\NOME-
ACCOUNTPOSTA in Vista).

E perché è molto facile perderli?
Da quanto visto sopra si evince con chiarezza come per l’utente anche
abbastanza esperto risulti decisamente complesso trovare i file che contengono
i propri messaggi ed effettuarne copie di backup.

A questa difficoltà si unisce anche un rischio notevole dovuto al fatto
che, come evidenziato sopra, tutti i principali software di posta elettronica
per default memorizzano i messaggi nella partizione di sistema. Se si considera
che una delle regole elementari per la sicurezza dei propri dati è memorizzarli
in una partizione diversa da quella di sistema, si capisce quale sia il rischio
che si corre. La partizione di sistema è infatti soggetta a continue
scritture, a installazioni e disinstallazioni di applicazioni, ospita ampie
cache di memoria, le librerie di Windows e i file di servizio delle applicazioni,
dunque è quella più facilmente soggetta a problemi e anche la
più facile preda di hacker e virus.

Inoltre, si corre un altro rischio notevole: molti utenti di fascia business
effettuano il cosiddetto imaging, ovvero salvano un’immagine di backup
dell’intera partizione di sistema tramite appositi software (ad esempio
Acronis True Image), così in caso di problemi come guasti, infezioni
virali o semplice rallentamento di Windows dovuto a installazione/disinstallazione
di software, possono sempre ripristinare l’immagine della partizione di
sistema ritornando a un sistema agile e perfettamente funzionante. Ripristinando
questa immagine si perdono però tutti i messaggi di posta memorizzati
dopo la creazione dell’immagine stessa, in quanto i contenuti della partizione
di sistema vengono interamente sovrascritti.

Per evitare questi problemi ci sono due possibilità: impostare il programma
di posta elettronica affinché memorizzi i messaggi su una partizione
diversa (cosa non semplice se si sono già memorizzati messaggi nella
locazione di default) oppure effettuare un backup di tutti i file relativi ai
messaggi, per poterli ricopiare nella partizione di sistema dopo averla ripristinata.

Anche se esula dall’argomento di questo articolo va ricordato infine
che, con l’esclusione di Outlook di Office, tutti i client di posta elettronica
memorizzano la rubrica dei contatti in file separati rispetto a quelli con la
posta, dunque occorre trovare e ricopiare anche i file della rubrica per non
trovarsi a poter ripristinare i messaggi ma ad aver perso tutta la propria rubrica
e-mail, magari contenente centinaia di indirizzi di posta elettronica utilizzati
per lavoro.

Le applicazioni che arrivano in soccorso
Visti i rischi e le complicazioni insite nel cercare di copiare manualmente
i propri messaggi di posta elettronica, la scelta migliore è eseguire
un backup tramite le procedure offerte dai software di posta elettronica o tramite
applicazioni di terze parti. Come accennato sopra, purtroppo le procedure di
backup presenti nei client e-mail non sono per nulla semplici. Ad esempio, la
procedura per esportare i propri messaggi in Outlook di Office implica molti
passaggi e non equivale a un backup totale di tutte le proprie impostazioni.

Fortunatamente, a differenza di quanto accadeva solo pochi anni fa, oggi sono
stati presentati diversi software di terze parti specializzati nel backup delle

e-mail. Questi software sono probabilmente la scelta migliore, in modo particolare
per l’utenza business, professionisti e piccoli imprenditori, per i quali
la perdita dei messaggi può comportare anche notevoli danni economici
e di immagine.

Ovviamente, per aumentare realmente la sicurezza dei propri messaggi è
necessario affidarsi a software solidi che garantiscano stabilità e affidabilità
in fase di backup e soprattutto di ripristino, valutando bene cosa offrono le
varie soluzioni. Tra di esse abbiamo selezionato alcune proposte interessanti,
che possono risolvere in modo semplice ed affidabile un problema altrimenti
di difficile soluzione. In conclusione va però ricordato che affinché
i software di backup e-mail siano realmente utili è comunque necessario
che l’utente li utilizzi con frequenza, per evitare di perdere i messaggi
recenti, e che le copie di backup dei messaggi siano salvate in locazioni sicure.
La scelta migliore in ambito professionale è salvare almeno due copie
di backup dei propri messaggi, in modo da avere tre copie in totale, e custodire
una delle copie in un luogo diverso da quello in cui si trovano le altre due,
oppure memorizzarla in uno spazio di storage online come quello offerto gratuitamente
da Windows Live SkyDrive.

Infine, presentiamo anche una soluzione di emergenza per tentare di recuperare
i messaggi di posta elettronica cancellati per errore e un software per estrarre
i dati da archivi PST di Outlook danneggiati. Ovviamente i software proposti,
come tutti i programmi di recupero dati, non fanno miracoli e le probabilità
di poter recuperare con successo i messaggi cancellati dipendono da vari fattori
tra cui spazio disco libero, frammentazione dei file, tempo trascorso dalla
cancellazione e intensità di utilizzo del PC nel periodo tra la cancellazione
e il tentativo di recupero. Come ultima, costosa spiaggia, nel caso si siano
persi messaggi fondamentali, resta comunque sempre la possibilità di
consegnare il disco rigido a un laboratorio dotato di camera bianca come quello
di Kroll OnTrack, dove si possono recuperare dati anche se cancellati e sovrascritti
più volte, a prezzi intorno ai 500 euro, non proibitivi per gli utenti
business.

Amic Email Backup
Un interessante e intuitivo software per il backup della posta elettronica è
Amic Email Backup (http://amictools.com/v-amic_email_backup.html), disponibile
in trial per 15 giorni, dopodiché il prezzo è di 29,62 euro. Giunto
alla versione 3.0, supporta ben 11 client di posta elettronica tra cui Outlook,
Outlook Express, Thunderbird ed Eudora. I messaggi di posta sono archiviati
da Amic in un file singolo compresso, che può essere protetto con password
e può facilmente essere copiato su DVD, dischi esterni, dischi di rete
o in uno spazio di storage online. Amic non può invece eseguire il backup
di cartelle di posta presenti su unità di rete, in quanto ha bisogno
delle informazioni contenute nel Registro di Sistema del computer su cui è
memorizzata la posta.

Altro lato positivo di Amic è l’interfaccia, che tiene fede al
nome e risulta estremamente amichevole e intuitiva, tra le pochissime in italiano,
basata su schede e con una schermata di benvenuto che tramite grandi pulsanti
offre l’accesso alle funzionalità di backup, ripristino e pianificazione.
È infatti possibile pianificare il backup affinché sia eseguito
in orari determinati dall’utente. Oltre ai messaggi di e-mail il software
può copiare anche i Preferiti del proprio browser. Inoltre può
salvare le rubriche contatti e le impostazioni degli account di posta, le regole,
le firme e le blacklist, e anche gli appuntamenti del Calendario di Outlook.
Infine Amic offre una possibilità particolarmente interessante per l’utenza
business: creare il backup su un computer e ripristinarlo su un altro (in cui
sia presente lo stesso software di posta), il che lo rende anche un pratico
tool di sincronizzazione.

Static Email Backup
Static Email Backup (www.staticbackup.com) si distingue tra i software di backup
delle e-mail per il supporto di tutti i client di posta più diffusi:
Outlook, Outlook Express, il suo erede Windows Mail, Windows Live Mail, Eudora
e anche Thunderbird.

Può essere scaricato in prova gratuita per 20 giorni, dopodiché
si dovranno pagare 49,95 dollari per la versione più potente, che supporta
tutti i software di posta, mentre se si desidera il backup di un client specifico
(ad esempio Outlook o Thunderbird) il prezzo scende a 24,95 dollari. È
poi disponibile una versione totalmente gratuita dedicata ad Outlook Express,
tramite Brothersoft (www.brothersoft.com/outlook-express-backup-free-36920.html).
Oltre ai messaggi e-mail, Static può copiare anche le impostazioni degli
account, il tutto sotto forma di file compresso con la possibilità di
criptare il file proteggendolo con password. Dall’interno del software
è possibile masterizzare il file di backup su CD/DVD o caricarlo via
FTP.

MailStore Home
MailStore Home (www.mail-store.com/en/) si stacca dai normali software di backup,
sia perché è gratuito sia in quanto non si occupa di salvare una
copia di backup dei file in cui i software di e-mail archiviano i messaggi,
ma importa e gestisce centralmente i messaggi da più account e software
di posta contemporaneamente.
Basta selezionare gli account da importare, e MailStore li archivia e offre
funzioni di ricerca molto più potenti e rapide di quelle di Outlook o
degli altri client e-mail. Inoltre consente di masterizzare il backup su CD/DVD
o esportarlo in EML. Supporta tutti gli account POP3 e IMAP e software come
Thunderbird, Outlook, Exchange Server e Windows Mail.

Ne abbiamo apprezzato la capacità, una volta impostato, di eseguire
l’archiviazione automaticamente in modo che l’utente sia protetto
senza perdite di tempo. In definitiva, offre la doppia utilità di creare
un backup e di offrire una gestione più efficiente dei propri account
di posta. La versione Home è totalmente gratuita ma limitata a 3 account
di posta contemporaneamente e priva dell’archiviazione automatica, mentre
quella Server è priva di limitazioni ma costa 295 euro.

BackRex Mail Backup
BackRex Mail Backup (www.backsettings.com/backup-mail.html) è disponibile
in versione limitata gratuita (ripristina parzialmente i messaggi in Outlook
Express, non ripristina da Eudora e IncrediMail, non ripristina le firme di
Outlook né i contatti di Windows, non offre la protezione con password)
oppure a pagamento a 49,95 dollari per tutti i client supportati (Outlook di
Office, Outlook Express, Windows Mail, Thunderbird, Eudora e altri), o a 29,95
per un solo software di posta elettronica. Si distingue per potenza e semplicità:
con pochi clic si effettua il backup, che si può criptare e conservare
al sicuro, e se si verifica un danno si possono ripristinare messaggi e impostazioni
in modo altrettanto rapido. Salva anche filtri, regole, blacklist e i Preferiti
dei principali browser. Offre agli amministratori una console a linea di comando
per poter eseguire backup e ripristino tramite script.

KLS Mail Backup
Va certamente segnalato KLS Mail Backup (www.kls-soft.com/klsmailbackup/), visto
che è totalmente gratuito per uso privato. Consente il backup delle cartelle
di posta e delle impostazioni, ha un’interfaccia molto ben realizzata
con struttura ad albero per selezionare esattamente cosa ripristinare, archivia
comprimendo in formato ZIP, realizza backup incrementali copiando solo i messaggi
modificati o nuovi dopo il backup precedente. Supporta Thunderbird e Outlook
Express, così come il suo erede Windows Mail, mentre non supporta Outlook
di Office.

Mozy
Infine, segnaliamo una soluzione per il backup automatico online delle proprie
e-mail: si tratta del noto servizio di backup Mozy (http://mozy.com). Esso consente
di evitare i due passaggi altrimenti necessari per il backup online (backup
dei messaggi e copia dei file di backup nel proprio spazio di storage online),
in quanto esegue automaticamente la copia online dei messaggi che si ricevono,
e questo in modo continuativo.

La versione Free di Mozy, che include 2 GB di spazio online gratuito, include
il backup automatico per Outlook, Outlook Express, Thunderbird e altri. Dopo
la registrazione online si scarica un software che lavorerà in background
sul proprio PC eseguendo il backup automatico, ovviamente non solo della posta
elettronica ma di qualsiasi file e cartella selezionato dall’utente. Supporta
sia la crittografia AES 256 bit che la Blowfish 448 bit. Mozy può dunque
essere considerato uno dei sistemi più comodi e meno dispendiosi in termini
di tempo per mettere al sicuro automaticamente i propri messaggi. Unico neo,
se si è impostato Outlook per memorizzare i messaggi in una posizione
diversa da quella di default, Mozy non effettuerà il backup dei messaggi
anche se impostato, e si dovrà selezionare manualmente la posizione del
file PST e degli altri file di Outlook.

Esportare le e-mail di Outlook
Outlook non offre purtroppo una procedura semplice e già integrata per
il backup dei propri messaggi di posta elettronica. Per aggiungere questa funzionalità
è necessario scaricare un plug-in gratuito dal sito Microsoft (Componente
aggiuntivo per Outlook 2007/2003/2002: Backup cartelle personali) che consente
di fare delle copie di backup del file PST.

Di default, il programma Microsoft offre solo una funzione di “esportazione”
delle cartelle di posta che può essere usata per memorizzarne una copia
su un disco rimovibile o su uno spazio di storage online. Di seguito illustriamo
i vari passaggi necessari con Outlook 2007: fare clic su File/Importa ed
esporta, selezionare Esporta in un file, clic su Avanti,
selezionare File delle cartelle personali (.pst), clic su Avanti,
selezionare le cartelle di cui si vuole eseguire l’esportazione, ad esempio
Posta in arrivo, Contatti (la rubrica) o Calendario
(gli appuntamenti), o meglio selezionare la voce Cartelle Personali in
alto e poi attivare la casella Includi sottocartelle, così verrà
eseguito un backup totale di e-mail, contatti della rubrica, appuntamenti del
Calendario, attività ecc. Fare clic su Avanti, fare
clic sul pulsante Sfoglia e selezionare una locazione sicura per il
backup (oppure eseguirlo su una cartella locale per poi masterizzarlo su DVD
o inviarlo nel proprio spazio di storage online), selezionare le opzioni desiderate
riguardo i duplicati, fare clic su Fine, digitare una password se si
desidera che il file di backup sia criptato e protetto da password, fare clic
su OK, digitare nuovamente la password e fare clic su OK.
Il backup verrà creato nella cartella indicata e lo si potrà copiare
su disco esterno, DVD o spazio online.

Recuperare e-mail cancellate e riparare archivi
PST di Outlook
Se non si è stati previdenti e ormai il danno è fatto, ovvero
non si dispone di un backup dei propri messaggi e si sono cancellati per errore
messaggi importanti, oppure Outlook non riesce più a caricare il file
che contiene i messaggi perché si è danneggiato, ci sono software
che possono tentare il recupero dei preziosi messaggi cancellati o di riparare
i file PST contenenti, oltre ai messaggi, anche gli appuntamenti del Calendario
e la rubrica di Outlook o i file DBX usati da Outlook Express per archiviare
la posta.

La soluzione per il recupero di e-mail cancellate è addirittura gratuita,
si chiama Mail-Cure (www.derescue.com/mailcure.htm)
ed è tra le poche soluzioni totalmente gratuite. Funziona con i messaggi
archiviati con Outlook Express o Foxmail, ovvero su file in formato DBX. Può
recuperare sia messaggi cancellati che estrarre messaggi da file DBX danneggiati.
I messaggi recuperati possono essere salvati individualmente in formato EML.
Nel caso i propri archivi DBX siano danneggiati, cancellati o si sia addirittura
formattato il disco rigido, Mail-Cure può eseguire una scansione del
disco rigido e ricercare file DBX non più visibili da Windows. Offre
un’utile anteprima dei messaggi recuperati e consente il salvataggio nei
formati TXT o EML, quest’ultimo importabile sia in Outlook Express che
in Windows Mail.

Nel caso si utilizzi la versione di Outlook inclusa in Microsoft Office viene
invece in soccorso Kernel for Outlook PST Repair (www.recovermails.com/pst-recovery.html).
Realizzato dalla società Nucleus, che produce anche software per riparare
archivi di posta di altri software di e-mail e per riparare file di Excel, Word,
Access, PowerPoint, database SQL ecc., è disponibile in prova gratuita
con la funzione di salvataggio disabilitata, mentre il prezzo è di 49
dollari. Supporta Outlook 97, 2000, 2002, 2003 e 2007, ripara file PST da 2
GB e recupera da file PST danneggiati sia i messaggi di posta con relativi allegati
che gli appuntamenti del Calendario, le Attività e la rubrica dei Contatti.
Inoltre può recuperare anche messaggi cancellati dall’utente. I
risultati del recupero possono essere salvati in formato PST o le singole mail
esportate in EML.

Nel caso il recupero con questi software non riuscisse, ricordiamo che è
possibile, se si sono persi messaggi fondamentali, consegnare il disco rigido
a un laboratorio dotato di camera bianca come quello di Kroll OnTrack, dove
si possono recuperare dati anche se cancellati e sovrascritti più volte
e anche da dischi fissi guasti.