Portarsi l’ufficio dentro una chiavetta USB

Novembre 2009 Dire che, sempre più smaterializzato, l’ufficio
di un professionista tende ormai a coincidere con il suo PC connesso a Internet,
significa semplicemente constatare l’evidenza. I documenti e gli archivi
o nascono direttamente in formato elettronico o, se cartacei all’origine,
vengono scannerizzati per eliminare la carta.
La corrispondenza e i fax avvengono ormai quasi totalmente via e-mail o con
altri servizi online. Lo stesso calendario impegni e l’indirizzario clienti
sono ormai nel PC. Codici e guide per consultazione sono spesso disponibili
in formato elettronico e il lavoro in generale viene svolto direttamente su
PC. Quello che non risiede su PC spesso risiede “in the cloud”,
su qualche servizio Web ben più protetto da virus e guasti di quanto
non possa essere un server fra le mura del proprio studio.

Ma se è pacifico che il PC ormai quasi coincida con l’ufficio,
altrettanto ovvio è notare che il vero valore del PC come strumento di
lavoro non risiede tanto nel suo hardware quanto nei programmi, impostazioni
e soprattutto dati che contiene. In teoria qualunque PC, attrezzato con gli
stessi programmi e documenti, potrebbe essere usato per svolgere lo stesso lavoro.
E allora perché portare con sé il PC quando si è in viaggio?
Più per l’hardware o più per i dati che contiene?

Il punto è tutto qui. In realtà sarebbe sufficiente portarsi
dati e applicazioni, se si sapesse di poter facilmente trovare un PC collegato
a Internet; e questo, col passare del tempo, risulta sempre più facile.
Sale d’attesa, hall di alberghi, Internet point, Internet cafè,
perfino alcune librerie ben attrezzate: sono tutti esempi di luoghi nei quali
si può utilizzare, spesso addirittura gratis, un PC connesso in rete.

L’idea di portare con sé i dati di lavoro su un pendrive USB quindi
nasce spontanea, ma il problema diventano le applicazioni: se qualunque PC generico
è in grado di aprire un documento TXT, RTF o anche DOC (usando Write),
è già più problematico aprire un file Excel, per non parlare
di altri formati specialistici legati a CAD, grafica vettoriale, animazioni
Web o altro. In questi casi sarebbe necessario installare sul PC pubblico una
copia dei programmi utilizzati, cosa non realistica per motivi pratici e legali.

Alcuni programmi sono in grado di girare senza nemmeno installazione (in genere
si tratta di semplici utilità) ma nella maggior parte dei casi non è
così, e installare un programma significa alterare il Registry del PC,
può richiedere privilegi di amministratore (normalmente non concessi
agli utenti degli internet cafè) e soprattutto lascia tracce del proprio
lavoro: file temporanei, modelli, impostazioni e così via. Non tutte
le tracce sono rimosse da una disinstallazione, pertanto il rischio è
quello che l’utente successivo possa entrare inaspettatamente in possesso
di informazioni confidenziali: bozze di contratti, documentazione inviata da
clienti, messaggi di posta elettronica, materiale di progetto.

Evidentemente si tratta di un rischio che un professionista non può
correre, sia per il danno che ne deriva alla propria attività, sia per
ragioni legali (informazioni sensibili fornite dai propri clienti sotto impegno
di confidenzialità dovrebbero sempre essere custodite con le dovute accortezze
prescritte dalla legge).
L’idea è quindi quella di installare anche i programmi sulla chiavetta
USB, facendo inoltre in modo tale che la usino come unico file system di lavoro
su cui lasciare eventuali tracce.

Molte applicazioni di produttività d’ufficio che richiedono installazione
esistono nella cosiddetta versione “portable”, in pratica un’immagine
preinstallata in un ambiente virtuale atto a essere memorizzato su pendrive
semplicemente copiando alcuni file, oppure una versione adattata a funzionare
senza installazione vera e propria. Addirittura esistono interi ambienti operativi
virtuali, basati sul sistema operativo presente sul PC host ma confezionati
in versione portable. In tutti i casi l’applicazione o l’ambiente
funzionano normalmente come se fossero installati in modo tradizionale sul PC
e il loro uso lascia sì tracce, ma sul pen drive stesso.

È l’uovo di Colombo, che promette di conciliare portabilità
e privacy. Invece di portare con sé un netbook o laptop di 1-2 kg, con
annesso alimentatore e accessori e con la perenne preoccupazione della carica
della batteria, basta un pen drive da pochi grammi, magari attaccato al portachiavi
dell’auto visto che è così piccolo che il rischio, casomai,
è quello di smarrirlo! E anche rispetto a questo rischio esistono naturalmente
delle soluzioni (crittografiche), alcune delle quali sono a loro volta in grado
di essere distribuite e usate in forma “portable”.

Tornati in sede occorre naturalmente sincronizzare i dati modificati o creati
sull’ambiente da viaggio con i dati del proprio server; anche per questa
esigenza esistono soluzioni efficaci. Si possono usare programmi di sincronizzazione
diretta cartelle, come SyncToy, l’apposito PowerToy gratuito di Microsoft,
oppure si può adottare un approccio diverso, e decidere di tenere i dati
in una cartella condivisa e sincronizzata via Web (per esempio usando Windows
Live Sync o DropBox); oppure ancora si possono parcheggiare i dati su un servizio
di Web storage, magari con annessa suite di applicazioni Web e lavorare con
quelle. In quest’ultimo caso il pendrive non deve contenere altro che
il browser: tutte le applicazioni che servono, compreso l’antivirus, nonché
i dati su cui si lavora, risiedono su Web e sono strutturalmente al sicuro da
guasti e virus, risultando al tempo stesso accessibili in tempo reale dai collaboratori
rimasti in sede.

Gli applicativi portabili
Le applicazioni di cui viene resa disponibile una versione “portable”
(si veda ad esempio il sito http://portableapps.com/) sono sempre più
numerose, e come se ciò non bastasse si sta anche diffondendo la tendenza
di progettare fin dall’origine le applicazioni perché si prestino
all’esecuzione in modalità “portable”, senza richiedere
ulteriori adattamenti.

Di questo, ovviamente, beneficiano anche gli utenti “normali”,
per i quali la procedura di installazione si semplifica riducendosi a poco più
della copia di qualche file.
E se a risiedere sulla chiavetta non fossero solo i dati e alcune applicazioni
ma perfino l’intero sistema operativo? Virtuale, s’intende. Perfino
interi sistemi operativi, come alcuni Linux (Ubuntu o Knoppix, ad esempio) ma
anche lo stesso Windows, possono essere scaricati in versione “portable”
oppure essere resi tali seguendo dei procedimenti relativamente semplici.

La “terza via”: il caso di MojoPac
Come interessante via di mezzo fra le sole applicazioni “portable”
e un intero sistema operativo avviabile da memoria esterna USB, esistono infine
dei sistemi in grado di aprire una sessione di lavoro totalmente isolata sul
sistema operativo del PC collegato.

È quanto promette il software Mojopac, congegnato in modo tale da creare
l’illusione che il sistema operativo sia stato avviato da chiavetta, anche
se in realtà su quest’ultima non risiede una copia di Windows (che
fra l’altro richiederebbe regolare licenza): il trucco sta nello sfruttare
l’installazione Windows del PC a cui si collega il pendrive, ma virtualizzandola
e facendola lavorare come se fosse stata avviata dal dispositivo USB. Registry,
impostazioni, applicazioni, dati e file temporanei saranno tutti residenti sul
pendrive.

MojoPac di fatto permette di portare con sé su pendrive USB il proprio
desktop completo di applicazioni e documenti, e di utilizzarlo su un qualunque
PC con Windows XP, senza influenzare il PC a cui lo si collega né esserne
a sua volta influenzato. I dati creati o modificati restano sul pendrive. Naturalmente
si può utilizzare qualunque memoria di massa USB, non necessariamente
un pendrive: perfino un iPod può andare bene, purché si possa
presentare al computer come un qualsiasi USB Mass Storage Device senza driver
particolari. Anche se possono esservi restrizioni e difficoltà riguardo
a driver di periferica mancanti, impossibilità di accedere a stampanti
collegate all’host, “proteste” da parte di applicativi commerciali
che richiedono attivazione e non riconoscono la macchina su cui stanno girando,
o una intenzionale impossibilità di condividere i dati fra PC e ambiente
virtuale, il sistema raggiunge lo scopo di consentire una normale operatività
sui propri dati e documenti sfruttando un PC XP qualunque e liberandosi dell’incomodo
di portare con sé una macchina vera e propria, ma solo un piccolo dispositivo
di memoria USB.

Le differenze fra MojoPac e PortableApps.com
Ma quali sono le principali differenze a questo punto fra MojoPac e PortableApps?
MojoPac è gratuito solo per utilizzo non commerciale, PortableApps.com
è Open Source e rilasciato con licenza gratuita. Simile l’installazione,
mentre le differenze riemergono per quanto riguarda la modalità di lancio:
se MojoPac gestisce un desktop totalmente disaccoppiato e indipendente dalla
sessione host, PortableApps.com propone le proprie applicazioni come normali
finestre che appaiono sullo stesso desktop di tutte le altre.

Tale soluzione può risultare più o meno comoda rispetto a quella
a “desktop separati” in base a vari fattori oggettivi (facilità
di copia-incolla, numero di monitor disponibili, quantità di finestre
aperte) e alle preferenze personali. Il lancio avviene con una sorta di menu
Avvio, specifico della suite, richiamabile da una icona che si installa
nell’area di notifica della barra di stato del desktop di Windows. Come
altre applicazioni, Portable FireFox rifiuta di partire se sul sistema host
è già in esecuzione Firefox e richiede che quest’ultimo
venga prima chiuso.

L’installazione di entrambi i package è semplice e relativamente
veloce (il tempo dipende naturalmente dalla velocità del pendrive). MojoPac
richiede 32 MB per il sistema più lo spazio necessario per i documenti
e per le applicazioni che si deciderà di installare.

PortableApps.Com è disponibile in tre varianti base: sola piattaforma
(1MB di occupazione), Light con applicazioni di produttività ma senza
Open­Office (150 MB di occupazione) e Standard, compreso quest’ultimo
(355 MB una volta installato). Come si vede, anche un pendrive di modesta capacità
e di prezzo trascurabile, purché sufficientemente veloce, può
bastare per rendere trasportabile il proprio ambiente di lavoro e lasciare in
sede laptop, alimentatore e accessori.

Crittografia per la sicurezza dei dati su pendrive
Non c’è dubbio sul fatto che sia comodo portare con sé dati
e applicazioni su un semplice pendrive anziché sul laptop, ma se la chiavetta
viene smarrita o sottratta si pone un duplice problema rispetto ai dati che
contiene. Primo, e più ovvio, il lavoro fatto viene perso; secondo, più
sottilmente pericoloso, le informazioni cadono in mani non autorizzate. Se per
il primo problema la soluzione passa per un sistema di sincronizzazione continua
via Web oppure sul parcheggio dei dati “in the cloud”, oppure ancora
su un sistema di accesso remoto al server in sede, per il secondo rischio non
c’è che una soluzione: crittografare i dati. In questo modo essi
risulterebbero inutilizzabili per chiunque dovesse rinvenire o sottrarre il
pendrive e non conoscesse la password.

TrueCrypt, utilizzabile anche in modalità “portable”, è
un noto programma che consente di creare interi volumi totalmente criptati.
Senza la conoscenza della password non è possibile accedere al volume
e ai dati in esso contenuti: lo si potrà solo ammirare dall’esterno,
da dove apparirà come un unico grosso file contenente dati cifrati incomprensibili
per i non autorizzati. Montare il disco cifrato è un’operazione
semplicissima: non si deve far altro che aprire il file del volume e specificare
la password e l’unità disco su cui si vuole che il volume virtuale
venga montato.

Come sincronizzare i dati con SyncToy
Quando dei dati esistono due copie, per esempio quella di riferimento sul computer
in sede e quella di lavoro sul PC portatile, si pone invariabilmente il problema
di assicurarsi che il contenuto delle cartelle sia allineato (“sincronizzato”)
dopo una trasferta o comunque dopo una sessione di lavoro sul portatile.
Una pratica soluzione per provvedere a questa necessità è fornita
da Microsoft, che propone una piccola ma potente utility della famiglia Windows
PowerToys. Il suo nome è SyncToy, è giunto alla versione 2.0 e
si può prelevare gratuitamente dal sito Microsoft.

Il funzionamento di SyncToy si basa sul concetto di coppie di cartelle, identificate
come “sinistra” e “destra”. Se serve sincronizzare cartelle
multiple non appartenenti a un unico sottoalbero, è possibile creare
tutte le coppie che servono.
Le cartelle di una coppia possono essere locali sul PC su cui si lavora oppure
remote, identificate da un percorso di rete. Ovunque esse si trovino, comunque,
una volta definita la coppia si può stabilire il tipo di operazione di
sincronizzazione da effettuare. Le azioni supportate da SyncToy sono cinque
e differiscono in base ai criteri di copia o rimozione dei file nelle due direzioni.

La modalità Synchronize copia i file nuovi e i file modificati
in entrambe le direzioni. Se un file viene creato o alterato in una cartella,
esso verrà copiato anche nell’altra. Lo stesso avviene, inoltre,
se un file viene rinominato o eliminato in una cartella: tale fatto si ripercuoterà
anche nell’altra cartella della coppia. La modalità Echo
copia i file nuovi e i file modificati e ripercuote i cambi di nome e le cancellazioni
di file solamente da sinistra verso destra.

La modalità Subscribe copia file nuovi e modificati da destra
a sinistra, ma solo se il file in questione esiste già a sinistra. Invece
le modifiche effettuate a sinistra non vengono replicate a destra. Supponendo
che Sinistra=portatile e Destra=PC fisso,
questa modalità assume implicitamente che il PC fisso valga come riferimento
per i file nuovi. L’effetto poi è quello di assicurare che il portatile
abbia sempre una copia aggiornata dei file che contiene già, ma non di
altri. Ciò evita di popolare il portatile con informazioni non necessarie,
pur garantendo che quelle che si è scelto di portare con sé sul
laptop siano sempre allineate all’ultima versione. Eventuali modifiche
fatte sul portatile, invece, non saranno replicate in automatico sulla cartella
del PC in sede. Questo protegge la copia “master” da alterazioni
involontarie.

Contribute è una modalità in cui i file nuovi e modificati
vengono copiati da sinistra a destra, mentre le eventuali cancellazioni non
vengono replicate. Si va cioè solo in aggiunta e solo in una direzione.
Se a sinistra c’è il notebook e a destra il PC in sede, questa
modalità cade a pennello per chi lavora sul campo, che genera i propri
contenuti più in mobilità che in sede.

Combine, infine, si limita a copiare da una cartella all’altra
(in ambo le direzioni) i file che esistono in una cartella ma non nell’altra,
evitando di ripercuotere cancellazioni e cambiamenti di nome. Da notare che
le modalità Subscribe e Combine, presenti nelle versioni
di SyncToy fino alla 1.4, sono state rimosse nella versione 2.0. Tenerne conto
nella scelta della versione da scaricare se tali modalità sono ritenute
necessarie.

Dopo aver indicato la coppia di cartelle e aver scelto la modalità di
sincronizzazione, SyncToy richiede di identificare l’associazione con
un nome. Cartelle e nome dell’associazione non possono essere più
cambiati una volta specificati. Numerose le opzioni accessorie che è
possibile indicare: includere o escludere specifici tipi di file in base al
suffisso; escludere file di sola lettura, nascosti o di sistema; escludere determinate
sottocartelle.

Il confronto per rilevare differenze fra file si basa normalmente su nome,
dimensione e data, ma è possibile anche richiedere che si prenda in considerazione
anche il contenuto dei file per avere la sicurezza assoluta di un confronto
accurato (naturalmente, a spese delle prestazioni).

Le applicazioni Portable più note
Il tema delle applicazioni portabili è vastissimo. Qui ci limitiamo a
dare un’idea delle categorie principali in cui si ripartiscono le applicazioni
attualmente disponibili, e a citare qualcuna delle applicazioni Portable più
note (http://portableapps.com/).

• Software di produttività da ufficio: in primis, naturalmente,
il celeberrimo OpenOffice, ma anche un prodotto alternativo come AbiWord, sempre
compatibile con Word. Nonché visualizzatori PDF gratuiti come Foxit PDF
Reader, o l’editor di testo Notepad++, potenziato rispetto al normale
Blocco note.
• Mail, Organizer, Calendario: Thunderbird (oppure Quick Mailer), Lightning,
Quick Mailer
• Comunicazione e Instant Messaging: Gaim, Miranda, Trillian come client
IM multiprotocollo; e ovviamente non può mancare Skype, che nelle sue
ultime versioni può essere facilmente installato su pendrive.
• Audio/video: Audacity per l’editing audio, VLC come riproduttore
multimediale per quasi tutti i formati.
• Grafica e ritocco: GIMP o PhotoFiltre (per impieghi analoghi a quelli
del celebre PhotoShop), IrfanView (visualizzatore agile e pratico), XnView (visualizzatore
e convertitore multiformato)
• Web browser e strumenti Internet: ovviamente Firefox , ma anche Opera;
RSS readers come Sage; FTP client come Filezilla o FireFTP; o microTorrent (P2P
client per reti BitTorrent).
• Sicurezza: antivirus come ClamWin, password manager come KeePass, e
poi Omziff (software di crittografia per file), LockNote (protezione per piccoli
appunti), SmartSniff (analisi traffico di rete), Erase Portable (cancellazione
sicura dei file)
• Giochi: numerosi programmi per passatempi senza grafica eccessivamente
sofisticata come Sudoku, scacchi, Campo minato, Tetris e altro
• Utility varie: 7-Zip (compressione), Registry Tweaker (modifiche e impostazioni
speciali per il registry), vari tool di analisi di sistema, software di masterizzazione
(DeepBurner per esempio), software per il recupero di file e dischi danneggiati
(SoftPerfect File Recovery), catture video (Snippy)
• Strumenti di sviluppo Web: Nvu (per creare pagine Web), Server2Go (semplice
Web server senza configurazione), vari FTP server