Formazione e supporto da parte del management, i pilastri per Maersk Line
Sensibile al document management, Maersk Line Italia, divisione container business del gruppo multinazionale danese Ap Moller-Maersk, ha sviluppato circa sette anni fa il primo progetto nell’ambito, in anticipo rispetto alla casa madre. «Nel frattempo, il ciclo di fatturazione è stato automatizzato con una soluzione proprietaria adottata a livello globale – spiega Marco Iardella, a capo dell’It aziendale – e, localmente, si è provveduto a interfacciare i sistemi. Ora, però, a livello internazionale si sta passando a una soluzione standard basata su Sap e OpenText LiveLink». La spinta in questa direzione è partita dalla riduzione delle spese di gestione e dallo snellimento delle procedure amministrative attraverso la razionalizzazione del workflow comprendente centri di servizi in offshore per le parti di processo a minor valore aggiunto. L’omogeneizzazione delle procedure adottate a livello globale rappresenta un altro aspetto per garantire alla direzione un miglior controllo.
«Quando decidemmo di precorrere i tempi e adottare una soluzione documentale – prosegue -, l’esigenza era di abilitare il business in rapida crescita e di non perdere opportunità per mancanza di infrastrutture. La politica aziendale è sempre stata, infatti, quella di ricercare qualità e innovazione anche tecnologicamente. Il passaggio al nuovo sistema significa abbandonare i server di document management locali e utilizzare servizi supportati nei data center globali, tendenzialmente demandati a grossi brand internazionali.
La scelta è stata dettata da un’analisi dei requisiti e da una verifica della capacità della soluzione. Anche la necessità di trovare un partner affidabile per quanto riguarda manutenzione e percorsi evolutivi ha avuto un peso nella decisione». L’applicativo fino a ora in uso in Italia copre aspetti generali di document e workflow management, mentre funzioni di content o information lifecycle management non si sono mai rese necessarie. «Non prevediamo, nel breve, di considerare aspetti analoghi nemmeno nel nuovo sistema basato su Sap, soprattutto per quanto riguarda ciclo attivo e passivo del business – dice ancora Iardella -. È possibile, tuttavia, che specifici reparti aziendali possano cercare di sfruttare al massimo tali potenzialità per migliorare la gestione dell’informazione. In questo caso, promuoveremo l’integrazione tra il sistema documentale, il portale aziendale e il Crm, ma non prima della seconda metà del 2010 quando il sistema sarà operativo e ben rodato».
Principalmente, la soluzione è impiegata per fatture emesse e ricevute. Il reparto operativo e finanziario (circa il 35% del personale) costituisce il maggiore utente, cui si sommano risorse umane e area commerciale. Con la nuova soluzione, la percentuale di dipendenti ammessi salirà del 25%, come in aumento è il budget riservato «perché è chiaro il beneficio che si ottiene nell’adottare una gestione documentale basata su sistemi informatici e quindi abilitata a processi innovativi, vantaggiosi sotto molteplici aspetti – commenta Iardella -. Resta, comunque, difficile far accettare delle soluzioni di questo tipo senza un adeguato supporto da parte del management. Servono, quindi, una giusta formazione e il supporto da parte di esperti per affrontare le iniziali difficoltà e gli inevitabili problemi delle prime versioni, per permettere l’implementazione del workflow corretto. Gli investimenti in soluzioni di questo tipo sono abbastanza consistenti, ma possono ripagarsi in poco tempo se ben sfruttati e considerati non solo dal punto di vista tecnologico, ma come cambiamento nei modelli organizzativi. Importante è, quindi, realizzare una campagna di comunicazione e di sostegno all’implementazione dei nuovi processi. Orientarsi a soluzioni standard supportate da aziende affidabili è un must; integrare il document management con Erp o Crm o altri sistemi aziendali è un ultriore fattore fondamentale».
Altro aspetto delicato, riguarda la figura del fornitore che per Iardella deve essere caratterizzato da «competenza, disponibilità e da una certa massa critica per fronteggiare la dimensione applicativa e sistemistica di una grande realtà. Una soluzione globale come quella adottata dal nostro gruppo, infatti, richiede flessibilità di processo e configurabilità per supportare aspetti legislativi, culturali e organizzativi».
