Le Pmi sono di fronte al bivio decisionale, che le porta a valutare se riconvertire il sistema esistente o acquistarne uno nuovo. È questa una scelta di peso che influirà sulla possibilità delle aziende di mantenersi al passo con l’evoluzione del mercato.
Le imprese che non si saranno preparate all’introduzione dell’euro, e che non saranno in grado di esprimere in euro i prezzi dei propri prodotti e servizi, non avranno certamente pensato all’impatto che la nuova moneta avrà sulla competitività. Alcuni dei loro concorrenti si troveranno probabilmente in una situazione simile, ma altri avranno riflettuto sulle conseguenze di questo cambiamento. Per rimanere competitiva, un’impresa deve assicurarsi che i prezzi dei suoi prodotti e servizi siano corretti. Se non ha adattato i sistemi informativi, l’azienda rischia di effettuare i calcoli nella moneta sbagliata e quindi di non riuscire ad aggiudicarsi un appalto o a sostenere la concorrenza.
L’euro dovrà, per esempio, essere utilizzato per calcolare i costi, i margini di profitto o il flusso di cassa, dato che i prezzi dovranno essere espressi nella moneta unica. Se un’impresa calcola i suoi prezzi in valuta nazionale e li presenta, per errore, come prezzi in euro, sembrerà praticare prezzi più elevati dei concorrenti in tutti i paesi eccetto l’Irlanda, dove invece i prezzi risulteranno inferiori a quelli della concorrenza. E ciò a tal punto che potranno aversi gravi effetti sul flusso di cassa e sulla redditività dell’impresa stessa. Infatti, l’euro vale più delle monete nazionali in tutti i paesi fuorché in Irlanda, dove il suo valore è più basso.
Inoltre, c’è il rischio che nell’impresa si crei una situazione finanziaria pericolosa. Un’azienda che opera con margini di guadagno ridotti e in un mercato altamente concorrenziale o che vende grandi quantità di prodotti a basso prezzo, se non effettua la conversione dei prezzi in euro con particolare cautela, rischia di vedere diminuire notevolmente i suoi utili. Può succedere anche che i prezzi praticati siano più alti di quelli della concorrenza o che, a causa di errori nel calcolo dei costi e dei margini di profitto ridotti, il flusso di cassa non raggiunga un livello sufficiente per finanziare le attività dell’impresa.
Il problema della dimensione
Secondo Ernst & Young il tempo necessario per gestire bene un progetto in euro non dipende solo dalle dimensioni dell’impresa, ma sopratutto dal livello di complessità del suo sistema informativo. Se la Pmi dispone di attività internazionali o se il suo sistema informativo è eterogeneo, per la conversione di questo alla nuova moneta saranno necessari in media 4-6 mesi nel caso di aziende dai cinquecento ai mille dipendenti. Un’impresa che ha dai dieci ai cento dipendenti potrà migrare in meno di due mesi. Oggi solo una percentuale compresa tra il 5 e il 10% delle Pmi è già passata all’euro. Per aiutare le imprese ritardatarie sono disponibili soluzioni di soccorso dedicate che consentono di mantenere le attività commerciali in attesa del passaggio del proprio sistema informativo all’euro.
Acquistare un nuovo software o riutilizzare quello esistente
Nel decidere se acquistare nuovi software o riutilizzare quelli esistenti, l’impresa deve in primo luogo considerare se tali software funzionano in una sola valuta o in più valute. Un’azienda dovrebbe poter riutilizzare il suo software senza aggiornamento, a condizione che si tratti di un prodotto monovaluta. Tuttavia, prima di prendere una decisione l’impresa dovrà consultare il suo fornitore, che potrà eventualmente offrirle un aggiornamento euro gratuito o a basso costo, secondo gli accordi esistenti tra le due parti.
Gli upgrade all’euro, poiché contengono una routine specifica, dovrebbero facilitare il processo di conversione. Il software deve però potere funzionare con i decimali e quindi tutte le informazioni d’entrata e d’uscita devono poter essere calcolate e visualizzate, anche su schermo, con due cifre decimali. Il simbolo e il codice Iso della valuta nazionale non devono fare parte integrante del sistema e non vi devono essere neppure riferimenti finanziari o altre informazioni che potrebbero comprometterne il funzionamento regolare in euro.
L’impresa deve poter copiare i file senza la necessità di alcuna informazione commerciale, poiché dovrà verificare questi dati per assicurarsi che, se necessario, siano correttamente convertiti in euro. L’azienda dovrà poi introdurre nel sistema i dati convertiti in euro. Il numero dei dipendenti di cui bisogna calcolare la retribuzione non deve essere eccessivo e deve essere utilizzato da un numero ridotto di terminali.
La riutilizzazione del software esistente non deve essere considerata una soluzione gratuita o poco costosa. Le imprese che procederanno in questo modo dovranno sostenere costi di gestione ed eventualmente di personale informatico. Inoltre, il loro software non sarà pienamente adeguato al nuovo clima economico, creato dall’introduzione dell’euro: maggiore concorrenza, maggiore pressione sui costi, ma anche nuove opportunità. È quindi auspicabile che le imprese considerino seriamente l’acquisto di una versione aggiornata del software di cui dispongono, se questo è possibile, o di nuovi programmi compatibili con l’euro.
I software di più di cinque anni e i computer incompatibili con Windows sono da considerare superati. A causa della loro assoluta mancanza d’elasticità sono inadatti come moderni sistemi di gestione. Tuttavia, ciò può non presentare problemi per le aziende molto piccole.
In assenza di queste condizioni, l’impresa dovrà procedere a un aggiornamento del suo software entro il 31 dicembre 2001.
I sistemi plurivaluta sono, per loro natura, molto più complessi dei sistemi monovaluta. Le imprese che li utilizzano dovranno quindi informarsi presso il loro fornitore sul modo migliore di integrare l’euro, a meno che il sistema bivaluta sia stato espressamente concepito per funzionare sia con la moneta nazionale che con l’euro. Le imprese non dovranno cercare di convertire questi software manualmente. La maggior parte dei fornitori di sistemi plurivaluta propone un aggiornamento euro comprendente le routine di conversione necessarie. Se questo tipo d’aggiornamento non è disponibile, l’impresa non potrà far altro che sostituire il software o ricorrere all’assistenza di uno specialista.
Gli utenti di sistemi plurivaluta devono tener presente che alcuni di questi si basano sulla valuta per identificare il paese in cui una transazione ha avuto luogo, cosa che può avere importanti conseguenze per quanto riguarda l’Iva e i dazi doganali. Dopo l’introduzione dell’euro, l’indicatore di valuta non potrà più definire il paese della zona euro in cui ha avuto luogo la transazione e saranno perciò necessari altri dispositivi d’identificazione.
L’aggiornamento di un sistema può essere realizzato a due livelli. La prima soluzione consiste nel conservare lo stesso software aggiungendovi un aggiornamento euro, se è disponibile sul mercato. La seconda consiste nell’acquistare un nuovo software dotato di nuove funzioni e di nuovi dispositivi operativi.
Il software aggiornato o eurocompatibile deve possedere le seguenti funzioni essenziali: deve poter funzionare con due cifre decimali; idealmente, deve permettere la visualizzazione, su schermo e su ogni altro supporto necessario, del simbolo dell’euro o del suo codice Iso (Eur); le routine di conversione devono rispettare rigorosamente le norme legali di conversione, cioè utilizzare sei cifre significative ed effettuare gli arrotondamenti logici; i software plurivaluta dovranno rispettare il principio della triangolazione.
Alcuni fornitori propongono versioni aggiornate dei loro software monovaluta. Questi aggiornamenti possono comprendere una funzione di conversione a fine anno, che creerà una nuova serie di file ma riutilizzerà i registri clienti e fornitori esistenti, l’inventario e i saldi del mastro generale e convertirà in euro i bilanci riportati. Se l’azienda è soddisfatta del software che usa e se questo risponde alle sue necessità presenti e future, può decidere di conservarlo procurandosi semplicemente la versione aggiornata. Prima, tuttavia, dovrà ancora verificare che l’aggiornamento euro sia compatibile con l’hardware esistente; in caso contrario, l’impresa dovrà stabilire se è necessaria una nuova apparecchiatura o un’estensione della memoria o dell’hard disk.
È possibile che le imprese considerino vantaggioso l’acquisto di un aggiornamento euro perché permette un risparmio di tempo rispetto alle conversioni manuali. Inoltre, la versione euro del software può comportare altri miglioramenti utili. In ogni caso, se l’impresa decide di acquistare un aggiornamento, dovrà fare i preparativi e le prove necessari e installare il software prima dell’esercizio che termina il 31 dicembre 2001, altrimenti correrà seri rischi. È indispensabile una programmazione anticipata.
