Da una ricerca Ricoh emerge che molte realtà europee la trascurano e ciò ha conseguenze dirette sulle performance aziendali.
Coleman Parkes Research ha realizzato per conto di Ricoh il Document Governance Index, esito di 311 interviste condotte fra luglio e agosto a decisori senior di medie e grandi aziende nei settori dei servizi finanziari, professionali, pubblici, Tlc e media di Belgio, Francia, Germania, Italia, Olanda, Spagna, Regno Unito e Irlanda. Tutti gli intervistati sono responsabili per la gestione documentale nelle rispettive organizzazioni.
Dallo studio emerge che, sebbene attualmente la spesa europea per la gestione dei documenti superi un totale stimato di 14 miliardi di euro l’anno, con aziende che arrivano a spendere fino al 5% del fatturato, solo poco più di un terzo delle imprese ha introdotto una strategia per la governance documentale.
Nonostante il 77% dei top manager riconosca che una migliore governance documentale si tradurrebbe in significativi risparmi di costi, il processo avviene in modo sporadico e non strutturato.
Solo il 38% degli intervistati analizza “talvolta” i costi, mentre il 17% non effettua alcun controllo.
I risultati dell’indagine, pertanto, suggeriscono come molte aziende stiano perdendo, l’opportunità di risparmiare, di incrementare la produttività del personale e ridurre l’impatto ambientale.
Dal rapporto emerge inoltre che la responsabilità per la governance documentale è frammentata e decentrata, senza una funzione specifica che se ne faccia carico in modo esplicito.
