Il progetto si prefigge di semplificare la comunicazione tra i vari enti pubblici e con i cittadini
Nel percorso per la dematerializzazione della documentazione amministrativa, la Provincia di Bologna è ente capofila del progetto Docarea, che si pone l’obiettivo di potenziare l’infrastruttura di rete telematica provinciale e implementare tecnologie e servizi in grado di favorire la comunicazione e lo svolgimento online dei processi amministrativi, sia lato operatore che per i cittadini. Il fine è quello di creare in ogni amministrazione le condizioni necessarie per la produzione dei documenti digitali, dalla formazione, alla sua protocollazione e classificazione, all’integrazione con sistemi di firma digitale e posta certificata, nonché alla sua conservazione nel tempo, da archivio di deposito ad archivio permanente.
Il progetto ha superato i vari assessment iniziali e si sta concludendo con l’adesione di 12 province, circa 200 comuni distribuiti tra varie regioni, la Regione Emilia-Romagna e il ministero per i Beni e le Attività Culturali, che sfrutteranno le reti telematiche esistenti, potenziate con nuovi servizi.
«Tutti gli enti che hanno aderito al progetto – sottolinea Rossella Bonora a capo del settore e-government, sistemi informativi e telematica della Provincia di Bologna – dispongono dell’infrastruttura necessaria e un buon 70% è tecnologicamente a regime. In termini di utilizzo effettivo della soluzione, invece, al momento nessuno ne sfrutta al 100% le potenzialità. La maggioranza si attesta intorno al 20-30%. Ci si scambia, però, documenti e si inizia a lavorare in digitale in modalità nativa».
Una soluzione in
comune
Per la gestione della produzione documentaria elettronica degli
enti è stato realizzato il modulo Edms (Electronic document management system),
con piattaforma Hummingbird Dm, che costituisce l’elemento unificante dal punto
di vista applicativo e organizzativo del progetto, essendo comune a tutti i
partecipanti e integrato agli applicativi verticali di protocollo informatico.
«Volevamo dotarci di una piattaforma standard, abbastanza flessibile da adattarsi a enti di dimensioni medio-piccole e in grado di garantire l’interoperabilità per costituire il network», aggiunge Bonora. In questo modo, oltre a ottimizzare la gestione e conservazione dei flussi, ridurre il tempo di evasione delle pratiche e aumentarne gli accessi online, abbassare i costi dei consumi e gli sprechi di materiale cartaceo, gli enti pubblici possono tracciare il ciclo di vita dei documenti, cooperare in modo applicativo, sviluppare procedimenti amministrativi interistituzionali e condividere risorse quali banche dati, repository documentali, strutture di front office, regole e schemi organizzativi.
«Dal punto di vista tecnologico – prosegue Bonora – abbiamo incontrato due ordini di problemi, risolti grazie alla collaborazione con il fornitore. Il primo ha riguardato la necessità di creare dei Web service che si collegano direttamente alle Api per far dialogare sistemi verticali di protocollo con l’Edms e semplificare il percorso di comunicazione. Il secondo è rappresentato dalla sincronizzazione tra la base Ldap e il sistema documentale. Le basi di autenticazione arrivano dai comuni e vengono centralizzate su una base unica a livello provinciale, articolata con una struttura gerarchica ad albero. La difficoltà riguardava la possibilità di travasare un input dinamico in una base statica».
