Il multifunzione alla base della sicurezza dei dati aziendali

Spesso i dispositivi per la stampa o l’invio di fax sono tra i primi responsabili della “fuga” di dati strategici. Ecco i consigli di Canon per evitare che ciò accada nelle piccole e medie imprese

Canon non ha dubbi: la criticità più
diffusa a cui sono sottoposte quotidianamente
le aziende è la “fuga” di
dati, dovuta alla copia e alla distribuzione
non autorizzata di documenti attraverso
la stampa e i fax. La sicurezza dei dati è
una delle priorità e i dispositivi multifunzione
(Mfd) possono ridurre il rischio di
fuga, sia accidentale sia intenzionale, di
informazioni. Vediamo come.

1 Le stampanti non sono più soltanto dispositivi
per stampare

I recenti multifunzione possono essere
considerati dei server in quanto svolgono
funzioni di rete come la gestione dell'email
e del fax, il trasferimento dei file, il
collegamento Web e, in alcuni casi, l'archiviazione.
Per questi motivi tutti i multifunzione
dovrebbero essere sottoposti
alle stesse procedure di controllo riservate
ai server aziendali di gestione del traffico
di posta elettronica e del Web.

2 L'importanza della password
Con la diffusione capillare dell'accesso
a Internet, i “furti” di password sono
diventati sempre più frequenti e relativamente
semplici da attuare. Per assicurarsi
che i Mfd non costituiscano un elemento
di rischio per la sicurezza dei dati
aziendali, occorre disattivare la password
standard verificando che ogni utente, per
avere accesso alle funzioni di stampa, ne
abbia una personale che risponda ai massimi
requisiti di sicurezza.

3 La fuga di informazioni da documenti
cartacei

Circa un quarto dei problemi di diffusione
di dati non autorizzata avviene attraverso
i documenti cartacei, soprattutto
quelli stampati che vengono dimenticati
nel raccoglitore dei fogli.
Per ridurre questo rischio si possono
usare funzioni che trattengono il documento
in una sorta di coda di stampa per
procedere nell'output soltanto al momento
dell'inserimento del Pin dell'utente,
che ne ha richiesto l'esecuzione.

4 Ridurre i rischi interni
Un altro dei rischi più diffusi per la
sicurezza dei dati proviene da fattori interni
all'azienda. Una minaccia di “furto”
di documenti da cui è difficile proteggersi
può essere l'accesso ai database da parte
di persone che hanno lavorato o lavorano
a stretto contatto con l'azienda, oppure
semplicemente dall'errore umano.
In questi casi è bene attivare le funzioni
di stampa sicura, che permettono di protegge
i documenti stampati da occhi indiscreti.
Ma anche che impediscono di memorizzare
dati nel dispositivo di stampa.

5 Attenzione ai prodotti da rottamare
Assolutamente da non trascurare
sono i dispositivi al termine del proprio
ciclo di vita. Quando un multifunzione
deve essere sostituito, occorre infatti assicurarsi
che, se presente, il relativo hard
disk non contenga informazioni riservate.

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