Tutorial su tre software freeware per indicizzare i dati registrati su disco (e ricercarli più velocemente)
Novembre 2005 Nonostante la continua crescita della dimensione degli
hard disk (HD) e il contemporaneo abbassamento del prezzo per GB, non è
sempre possibile pensare di poter mantenere tutti i file memorizzati solo nel
PC.
I motivi di questa affermazione sono diversi.
Uno è prettamente fisico (spazio): a un certo punto potremmo
esaurire i MB a disposizion, specie se installiamo numerosi programmi (magari
pesanti) e conserviamo nell’HD file multimediali audio e video (compressi o
meno).
Potremmo a questo punto acquistare un nuovo HD più capiente e trasferire
i dati, ma più spesso la decisione è di salvare in un supporto
esterno un certo numero di file eliminandoli poi dall’HD e recuperando
così lo spazio necessario.
Per garantire un buon funzionamento del PC, inoltre, non dobbiamo mai “riempire”
lo spazio disponibile fino al limite, dal momento che l’HD stesso viene
sovente usato come memoria virtuale di swap.
Il secondo motivo riguarda il recupero e salvataggio dei dati (comunemente
noto come backup): se anche avessimo GB a sufficienza, la rottura dell’hard
disk determinerebbe la perdita di tutti i dati.
Abbiamo quindi bisogno, ogni tanto, di salvarli in supporti di memoria esterni
come CD, DVD, chiavi USB, Zipdisk, schede di memoria, e via dicendo (si veda
il riquadro sulle memorie di massa).
I masterizzatori e i nuovi supporti, sempre più piccoli, capienti e
disponibili a basso prezzo, hanno reso molto facili queste operazioni di backup
una volta effettuate solo con i “fragili” floppy disk.
Il terzo motivo riguarda la sicurezza e la protezione dei file:
potremmo voler memorizzare i file in supporti esterni in modo che essi non siano
accessibili da parte di altri utenti del PC.
Qualunque sia la motivazione che ci spinge, dopo un po’ di tempo ci
troveremo facilmente “sommersi” da numerosi supporti in cui abbiamo
salvato i nostri dati.
Il problema adesso non è sicuramente l’ingombro fisico, quanto
piuttosto il fatto che rischiamo di non sapere più dove è stato
salvato quel file di cui abbiamo bisogno.
La soluzione è generalmente quella di prendere tutti i supporti in
cui ci sembra possa essere stato salvato il file, caricarli sul PC uno alla
volta e controllare, con l’ausilio della funzione Cerca di Esplora
Risorse se il file si trova dove speriamo. Un metodo scomodo, spesso frustrante
e comunque poco efficiente.
Per risolvere il problema vengono in aiuto software conosciuti come Disk Catalog,
ossia programmi che catalogano, o meglio indicizzano, i contenuti delle memorie
di massa permettendo poi di cercare velocemente un file. La risposta all’operazione
di ricerca sarà il titolo del supporto dove il file è memorizzato, con il percorso
del file stesso.
In caso di più file che rispettino le condizioni di ricerca, il software visualizzerà
tutti i possibili file tra i quali potremo cercare di individuare quello corretto.In
ogni caso, avremo comunque scremato enormemente il numero di memorie da controllare.
Nonostante il nome generico, retaggio del passato, i moderni disk catalog
indicizzano tutti i tipi di memoria di massa, comprese eventualmente le cartelle
del nostro PC o di un server collegato in rete e anche partizioni “virtuali”.
Inoltre questi programmi consentono spesso di compiere altre operazioni, come
estrarre un file di testo con l’indice di un supporto o creare playlist
di file MP3 pur senza caricare direttamente il CD.
Software di questo tipo possono essere usati non solo per indicizzare i dati
di backup o la collezione degli MP3 o dei DivX, ma anche, ad esempio, per catalogare
i CD/DVD di PC Open.
Con una ricerca mirata potremmo trovare a colpo sicuro quel preciso programma
e anche vedere l’evoluzione dei software nel tempo basandoci sulla data
di pubblicazione del CD della rivista.
Piccoli consigli per un efficace lavoro di catalogazione
Catalogare i contenuti delle memorie di massa per ricercare dei file può sembrare
un lavoro banale, magari solo un po’ lungo, ma è meglio prestare fin da subito
alcune attenzioni per non vanificare il tempo che ci stiamo dedicando.
A cosa servirebbe, infatti, sapere in quale disco si trova la cartella col
backup delle fatture se poi non riusciamo a trovare il disco in questione? I
consigli, semplici ma efficaci, sono i seguenti:
• Etichettare e identificare univocamente tutti i supporti oggetto
di catalogazione. Non è necessario che il supporto abbia un titolo “parlante”
visto che comunque conterrà migliaia di file: la cosa importante è che il nome
sia unico. Potremmo usare come titolo un nome, una semplice sequenza numerica
(001, 002, 003) oppure un codice più elaborato (F_001, M_001), o usare le date
in formato AAAAMMGG (20050601, 20050902).Il nome del supporto va scritto indelebilmente
sulla sua etichetta.
• Ordinare sempre i supporti. Riporre i supporti in un luogo
chiaramente identificato e ordinarli seguendo l’ordine alfabetico/cronologico
delle loro etichette. Dopo aver usato un supporto riporlo sempre al suo posto.
• Usare il programma di catalogazione in maniera corretta.
Dopo aver registrato i dati su un supporto, inserirlo nel drive e “indicizzarlo”
nel programma di catalogazione. Fondamentale è assegnare all’archivio appena
salvato lo stesso nome dell’etichetta del supporto.
• Fare il backup dei file “indice” del software. Certo, può
sembrare assurdo archiviare questi indici, però se non lo fate un eventuale
problema al PC potrebbe cancellare il vostro bel lavoro e imporvi di ricatalogare
tutto. Per evitarlo, ogni tanto va fatto il backup di questi indici, e il supporto
dove vengono memorizzati va tenuto ben distinto dagli altri.
