Dematerializzazione, Adecco Italia fa scuola

La filiale italiana del gestore di risorse umane ha smaterializzato buste paga e fatture diventando centro di eccellenza mondiale.

Nata nel 1996 dalla fusione della svizzera Adia con la francese Ecco, Adecco è oggi società di spicco per i servizi nel settore delle risorse umane con una presenza in più di 60 paesi e un fatturato che nel 2007 ha superato i 21 miliardi di euro.

Per rispondere in maniera sempre più tempestiva alle esigenze del mercato, negli anni l'azienda ha diversificato i propri servizi, offrendo supporto alle aziende attraverso soluzioni create ad hoc, anche per una migliore gestione amministrativa delle risorse umane. In più, per soddisfare le necessità dei propri partner da un lato e dei propri candidati dall'altro, Adecco ha basato la propria strategia su 8 business lines: Office; Industrial; Sales Marketing & Events; Medical & Science; Finance & Legal; Engineering & Technical; Information Technology; Human Capital Solutions.

È presente in Italia dal 1997, dove fattura più di 1,3 miliardi di euro, cpm 2.200 dipendenti e circa 480 filiali.

L'organizzazione dei sistemi informativi di Adecco Italia è composta da circa quaranta persone. La struttura comprende anche funzioni con la responsabilità per la sicurezza dei dati e delle informazioni, in ottemperanza alle normative in materia di privacy e Sarbanes-Oxley.

Ogni paese, come ha sottolineato in una nota di Emc il Cio italiano Stefano Abbiati, ha la propria autonomia per la gestione dei sistemi informativi, con un coordinamento a livello mondiale per il controllo dei budget e la divulgazione delle best practice. L'Italia, peraltro è stata la prima ad affrontare e risolvere con successo il problema della dematerializzazione dei documenti cartacei relativi alle fatture, alle buste paga e ad altri documenti. Ora rappresenta il centro di eccellenza per Adecco per questo tipo di soluzioni, svolgendo anche un ruolo di guida per gli altri paesi.

Il progetto è nato con l'obiettivo di rendere maggiormente efficienti, più rapide e meno costose le procedure e le pratiche riguardanti i rapporti con i lavoratori e con le aziende clienti, sostituendo quanto più possibile la tradizionale stampa e spedizione delle fatture attive, delle buste paga e dei Cud, con equivalenti documenti digitali.
Sono oltre 120.000 le fatture che ogni anno vengono prodotte da Adecco Italia, alle quali si sommano le oltre 600.000 buste paga e circa 500.000 pagine di Cud.

Per ricercare la soluzione a più adatt Abbiati è partito dal Magic Quadrant di Gartner per l'Enterprise Content Management, prendendo in esame i fornitori che l'analista posiziona nel quadrante dei leader. Quindi è stata condotta un'analisi comparativa delle loro soluzioni software, anche con l'ausilio di demo, e sono state messe a confronto le capacità di supporto che i fornitori potevano garantire.

La valutazione del team It di Adecco, guidato da Francesca Carnevali, responsabile del Dipartimento Innovazione, ha scelto la proposta di Emc e il software Documentum.
L'implementazione della soluzione e la sua messa in esercizio è durata cinque mesi con il supporto attivo fornito dai Servizi Professionali di Emc.

Utilizzando il sistema Olè, ciascuna delle circa 480 filiali Adecco produce le fatture in formato pdf e i file Xml, che contengono le informazioni riguardanti il cliente e le modalità di gestione delle fatture: destinatari, indirizzi email, se sono trattabili online, o indirizzi generici se i documenti devono essere gestiti con il sistema tradizionale di invio tramite posta (che riguarda solo una minoranza delle aziende clienti) e altro ancora.

Durante la notte i file pdf e Xml vengono importati automaticamente tramite il software Documentum Archive Services for Reports di Emc e depositati nel repository di Documentum, l'archivio organizzato al quale accedono le filiali per i controlli e le verifiche sulle fatture e che rappresenta l'input per il processo di workflow automatico di invio delle fatture elettroniche ai clienti nelle modalità stabilite.

Questo approccio, come ha osservato Carnevali, ha consentito risparmi in fatto di costi e di risorse oltre a tempi più veloci per l'emissione delle fatture. Inoltre la tracciabilità degli invii tramite e-mail e la garanzia di consegna immediata dei documenti ai destinatari corretti, hanno decisamente migliorato la qualità del processo risolvendo i problemi di recapito delle fatture, con un effetto positivo sui tempi medi di pagamento.

Il secondo processo strutturato e automatizzato di sostituzione dei documenti cartacei con quelli elettronici, riguarda le buste paga dei lavoratori e i rispettivi Cud.
Dal sistema paghe vengono importati i cedolini nella forma di file di spool e archiviati nel repository di Documentum. Le buste paga prodotte in formato pdf sono, quindi, messe a disposizione delle filiali di competenza attraverso Documentum Webtop. Grazie a questo nuovo servizio offerto da Adecco, oltre 45 mila buste paghe/anno e diverse migliaia di Cud sono consegnati ai lavoratori via Web.

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